Styringsdialog 2022 med Boligselskabet Tinggården Herfølge

Styringsdialog den 13. oktober 2022, kl. 13.00-14.00

Deltagere fra boligselskabet/afdelingen:
Selskabsbestyrelsesformand, Helle Rindbæk Larsen, Tinggården 
Teamchef, Helle Hjorting Damberg, DAB

Deltagere fra Køge Kommune:
Teamleder, Jeanette Kousted Holst, Kultur- og Økonomiforvaltningen
Specialkonsulent, Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen 
Virksomhedsambassadør og byggesagsbehandler, Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen
Juridisk konsulent, Maria Høst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Sekretær, Maria Nedergaard L. Hansen, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Afbud:
Regnskabsmedarbejder, Nicole Frost, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Sted:
Mødelokale 3, Det gl. Rådhus, Torvet 1, 4600 Køge.

Referent
Maria Høst

Dagsorden

Boligselskabet har fremsendt punkt a til dagsordenen

1. Velkomst og præsentation
2. Status fra boligorganisationen
3. Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)
4. Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)
5. Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)
   1. Fleksibel udlejning 
6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020 - 2021
7. Aftaler for 2023
8. Evt. 

Ad pkt. 1) Velkomst og præsentation

Køge Kommune bød velkommen til årets styringsdialogmøde, og efterfølgende præsenterede mødedeltagerne kort sig selv.

Ad pkt. 2) Status fra boligorganisationen

Afdelingens formand orienterer om, at der er to nye bestyrelser, herunder en afdelings- og en selskabsbestyrelse samt en ny leder i samdriften. Det oplyses endvidere, at afdelingsbestyrelsen i samarbejde med samdriften arbejder på et udspil til skralderum og de håber snart at finde en løsning. 

Formanden orienterer om, at fællesrummet ”Hullet” har fået lagt nyt tag og at der ikke var skimmelsvamp, som frygtet. Der har dog ikke været økonomi til at få repareret elevatoren. Herudover er der fjernet træer i nærheden af fælleshuset. Der kan afholdes koncerter i huset igen. 

Formanden oplyser, at der er bygget en ny legeplads til de mindre børn, som var billigere end beregnet.

Formanden fortæller, at der har været en opsplitning i afdelingen mellem den gamle og den nye bestyrelse, hvorfor der er fokus på det sociale. Der blev afholdt sommerfest tidligere på året og i oktober afholdes der Halloweenfest for børnene.

Formanden orienterer om behovet for udskiftning af tag på Tinggården I og II, hvor der er fundet asbest. Eksperter har oplyst, at taget i Tinggården II er i så dårlig stand og at det kun kan holde én vinter mere. Det er ikke muligt at få tilskud for Landsbyggefonden og vil kræve en huslejestigning. Der udtrykkes bekymring for fraflytning og det sociale samt for afdelingens økonomi. 

Ad pkt. 3) Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)

DAB oplyser at afdelingen kan holde til et 0-budget. Formanden supplerer og fortæller, at afdelingen har en fin økonomi, udover tagene. 

DAB orienterer om, at der er effektiviseret meget og afdelingen er forud og godt på vej til at nå effektiviseringsmålene. 

Økonomisk Afdeling er enig i, at afdelingen har en fornuftig økonomi og spørger til, hvordan afdelingen forholder sig til energikrisen og de stigende priser i forhold til det kommende budget. 

Formanden fortæller, at de har pillefyr og oliefyr, som alternativ. De har aftale på træpiller til variabel pris, men med forsyningssikkerhed. Det oplyses at varmebidraget er sat op med 60 %.

Økonomisk Afdeling spørger om de har drøftet risikoen for, at nogle beboere slukker for varmen og den dertilhørende risiko for skimmelsvamp. 

Formanden oplyser, at det er ikke noget som de har drøftet, men medgiver at det ville være en god idé. De vil sørge for at sende noget ud til beboerne herom. Udover det er beboerne opmærksomme på elpriserne og er gode til at dele med hinanden, hvornår strømmen er billigst. Herudover er fælleshusene opvarmet til 19 grader. Prisen for brug af vaskeriet betales i fællesskab og her er der en fast pris på el året ud.

Ad pkt. 4) Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)

Vedrørende udskiftning af tagene på Tinggården I og II oplyser DAB, at rådgivere er i gang med at se på projektet, hvorefter DAB vil tale med afdelingen om, hvordan det kan finansieres. Man havde håbet at udskiftningen kunne ske uden fuld overdækning, men det har ikke været muligt at få tilbud uden overdækning, idet der heller ikke er undertag. Overdækningen medfører en betydelig merudgift. Der er ikke midler nok på vedligeholdelseskontoen og der er først frie likvide midler i 2027. Det overvejes derfor hvad der skal gøres nu og her og hvad der kan vente til 2027, men det er ikke muligt at komme uden om en huslejestigning.

Formanden oplyser endvidere, at ejendommenes vinduer er rådne og også kræver udskiftning når tagene udskiftes samt udtrykker sin bekymring over den uundgåelige huslejestigning. 

Ekstern granskning drøftes og vigtigheden af, at lave disse vedligeholdelsesplaner. 

DAB oplyser, at de er i gang med disse 30-årige vedligeholdelsesplaner. Herudover er der fokus på at få klarlagt projektet og komme ud afdelingens bestyrelserne og fortælle om samt skabe forståelse for, hvad det vil sige at bo i alment boligbyggeri og hvad baghistorien for den nuværende situation er, men også vigtigheden af at se fremad og se på hvad der skal gøres nu og i fremtiden. Herudover bemærker DAB, at indtrykket er at afdelingen er meget selvstyrende og det ønsker de at understøtte bedst muligt. 

Teknik- og Miljøforvaltningen spørger om de har overvejet en ”Skimmelsvamp – sænk temperaturen” – kampagne for at undgå skimmelsvamp. 

DAB supplerer med information om vigtigheden af udluftning for et sundt indeklima.

Formanden fortæller, at beboerne ved indflytning modtager en informationsfolder som indeholder gode råd, herunder at man ikke skal tørre tøj indendørs grundet risikoen for fugt og skimmelsvamp og udluftning for godt indeklima. Det bemærkes, at det i denne situation kunne være en god idé at sende den ud til beboerne igen. 

DAB bemærker endvidere, at det kunne være en god idé også at nævne det på et afdelingsmøde. 

Vedrørende udskiftning af tagene nævner formanden, at de fortsat vil forsøge at finde virksomheder, som vil afgive et tilbud uden at skulle overdække. Næstformanden i deres selskabsbestyrelse vil i den forbindelse kontakte virksomheder han kender. 

DAB gør opmærksom på, at det ikke må virksomheder, som han har en økonomisk eller personlig forbindelse med. 

Teknik- og Miljøforvaltningen orienterer om forhold på affaldsområdet. I 2023 skal der ske sortering og håndtering af farligt affald. I 2024 vil der være krav om sortering af mælkekartoner fra øvrigt affald samt sortering af tekstilaffald. Køge Kommunes Miljø og Affald vil kontakte boligorganisationerne. 

Der orienteres endvidere om ny sorteringsapp ”Perfect Waste”, som fortæller, hvordan affaldet skal sorteres.

Ad pkt. 5) Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)

Velfærdsforvaltningen oplyser, at der ikke er nogle helhedsplansaktiviteter og har ikke yderligere at bemærke. 

Ad pkt. a) Fleksibel udlejning

Formanden ønsker en drøftelse af, om Tinggården i samarbejde med Køge Kommune kan vedtage kriterier for anvisningen til stuelejligheder samt deres venteliste. Der er ønske om, at 1) stuelejlighederne fortrinsvist gives til ældre borgere på den interne venteliste, 2) de store boliger fortrinsvist gives til familier med hjemmeboende børn og 3) Tinggårdens beboeres børn kan skrive sig op på den interne liste.

DAB efterspørger en indgang til kommunen, som deres udlejningschef kan tale med om disse forhold og bemærker overfor formanden, at det er en proces som skal køre for sig selv. Der er ønske om en udlejningsaftale, der ikke alene kører på lovens tekst. 

Velfærdsforvaltningen oplyser, at der er en aftale i proces om afholdelse af møde vedrørende udlejning med DAB og afdeling Køge Almennyttige Boligselskab. Det tilbydes at dette møde forlænges og at de tre punkter, som formanden har fremlagt, ligeledes drøftes på dette møde. 

Formanden fortæller at der er fokus på, at de har mange ældre beboere i afdelingen og ønsker at lave en workshop for at se på hvad der kan gøres for at fremtidssikre Tinggården. Eksempelvis er det ikke muligt at tilbyde stuelejligheder til alle, hvorfor tiltag som badeværelse på førstesalen mod selvfinansiering, som ved nye køkkener, kan være en mulighed. 

Ad pkt. 6) Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021

Referenten indleder med at tale om de stigende priser og deres potentielle påvirkning på beboerne, det oplyses, at en stor andel af klager til Beboerklagenævnet på landsplan i 2020 og 2021 vedrørte forbrugsregnskaber. Generelt set er der ikke langt fra utilfredshed til klage, hvorfor der er fokus på at klæde beboerne på med information.

Det drøftes hvad afdeling Tinggården vil gøre for at udbrede information og derigennem forsøge at undgå klager af denne karakter. 

Formanden fortæller, at de gratis vaskerier blev drøftet under punktet ”Effektiv drift” på deres fyraftensmøde mellem afdelingsbestyrelsen, samdriften og DAB. For nuværende er vaskeriudgiften en fælles udgift, men det kan være nødvendigt at forholde sig til om det kan fortsætte. Det også er muligt at vaske hjemme i Tinggården II, hvorfor det undersøges hvor meget det bliver brugt. Herudover har samdriften skiftet pærer rundt i afdelingen og tidsrummet for udendørsbelysningen er justeret. 

DAB bemærker afslutningsvist, at der bliver handlet hver gang de modtager informations om prisstigninger. Udfordringen er når det sker uden varsel, men generelt er der fokus på, at forholde sig til stigningerne så snart de kommer. 

Ad pkt. 7) Aftaler for 2023

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen sørger for, at mødet med DAB og afdeling Køge Almennyttige Boligselskab vedrørende udlejningsaftalen forlænges, så der også er mulighed for at drøfte Tinggårdens punkter. 

Ad pkt. 8) Evt.

Referenten oplyser, at de fremadrettede ønsker at afholde fællesmøder for boligorganisationer i Køge Kommune.