Styringsdialog 2022 med Køge Lejerforenings Boligselskab

Styringsdialog den 7. november 2022, kl. 11.00-12.00

Deltagere fra boligselskabet/afdelingen:
Chefkonsulent, Boligkontoret Danmark, Gitte Tvilling Sørensen
Formand for Køge Lejerforenings Boligselskab, Poul Skræddergaard

Deltagere fra Køge Kommune:
Teamleder, Jeanette Kousted Holst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Regnskabsmedarbejder, Ann Henriksen, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Specialkonsulent, Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen 
Virksomhedsambassadør og byggesagsbehandler, Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen
Juridisk konsulent, Maria Høst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 

Afbud:
Regnskabsmedarbejder, Nicole Frost, Kultur- og Økonomiforvaltningen
Sekretær, Maria Nedergaard L. Hansen, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Sted:
Mødelokale 2, Det gl. Rådhus, Torvet 1, 4600 Køge.

Referent
Maria Høst

Dagsorden

1. Velkomst og præsentation
2. Status fra boligorganisationen
3. Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)
4. Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)
5. Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)
6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020 - 2021
7. Aftaler for 2023
8. Evt. 

Ad pkt. 1) Velkomst og præsentation

Køge Kommune bød velkommen til årets styringsdialogmøde, og efterfølgende præsenterede mødedeltagerne kort sig selv.

Ad pkt. 2) Status fra boligorganisationen

Formand Poul Skræddergaard fortæller, at de sjældent har fraflytninger. Alt fungerer og møder bliver afholdt. 

Ad pkt. 3) Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)

Økonomisk Afdeling har gennemgået regnskabet og spørger om lejerforeningen ikke har en sådan størrelse at de kan få funktionsadskillelse på deres foreningskonto.

Formand Poul Skræddergaard fortæller, at deres foreningskonto bliver brugt til småudgifter i det daglige og penge fra salg af vaskekort til vaskerierne går ind på den konto. Overskudslikviditeten bliver løbende ført over på kontoen i Boligkontoret Danmark, så der ikke står store beløb.

Økonomisk Afdeling spørger om det er en konto, som kan ses af Boligkontoret Danmark. Hertil svarer chefkonsulent Gitte Tvilling Sørensen, nej. 

Økonomisk Afdeling spørger om der også håndteres kontanter. Det oplyser Poul Skræddergaard, at der ikke gør. 

Økonomisk Afdeling spørger om de har talt med revisor omkring funktionsadskillelse, således at der ikke kun er én der har adgang til kontoen. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling Sørensen oplyser, at de i Boligkontoret Danmark har talt om, at der er to der har adgang. 

Poul Skræddergaard medgiver at det var en mulighed, men bemærker, at der ikke er mange bevægelser eller penge på kontoen, det er ikke muligt at lave overtræk på den og risikoen er generelt lav. 

Økonomisk Afdelings bekymring er, at Boligkontoret Danmark ikke kan se aktiviteterne på kontoen. 

Poul Skræddergaard oplyser, at der bliver afleveret en kassekladde til Boligkontoret Danmark med kontoudskrifter fra banken og MobilePay én gang i kvartalet. Boligkontoret kan således følge bevægelserne på den måde.

Økonomisk Afdeling bemærker, at de forstår revisor kommentar, da det der er ved funktionsadskillelse er, at man helst skal kunne se hvad der sker og at der ikke kun er én person der kan se det. Det kan vurderes op imod risikoen, herunder, at det er småbeløb der fremgår af kontoen og Boligkontoret Danmark skal også vurdere det op imod deres sårbarhed i forhold til, hvis der kommer en sag ud af det. Da der indgår regnskaber med kontoudtog, så anbefales det, at de gennemgås. Det er således fortsat kun én person der har adgang, men der udføres en ekstra kontrol. Det er en dialog der kan tages med revisor.

Chefkonsulent Gitte Tvilling Sørensen oplyser, at det er en god idé med et ekstra blik og det vil hun tage med videre.
Økonomisk Afdeling spørger om de har talt om målsætninger med revisor, hvortil Poul Skræddergaard oplyser, at de er i gang og snart forventes at være færdige. 

Økonomisk Afdeling spørger om der er målsætninger i forhold til renovering og vedligeholdelsesplaner.

Gitte Tvilling Sørensen fortæller at der er målsætninger i forhold til henlæggelser og nybyggeri. Hovedkontoret har mange standardmålsætninger, hvoraf man skal igennem nogle af dem, men også kigger på om det er relevant for boligorganisationen. 

Poul Skræddergaard fortæller, at de med små reparationer kan få en restlevetid på deres tag på 25 år. Driftschefens planer er, at der er fokus på mange henlæggelser, så at huslejeniveauet kan dække eventuelle låneudgifter, når der en gang skal nyt tag på ejendommen.

Økonomisk Afdeling spørger ind til huslejestigning. Poul Skræddergaard fortæller, at de holder sig under 5 % og der er lagt ind til vedligeholdelse. Den eksterne granskning bemærkes også.

Økonomisk Afdeling spørger ind til budgetlægning og de generelt stigende priser. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling fortæller, at der i forbindelse med budgetlægningen kigges på priser bagudrettet, men også her og nu, hvad der er brugt på de forskellige konti og om der er skal tages højde for, at noget skal periodiseres. Det bidrager til en pejlesnor for, hvad vej budgettet skal gå. 

Ad pkt. 4) Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)

Poul Skræddergaard oplyser, at han har været i kontakt med Teknik- og Miljøforvaltningen omkring renoveringen af Bjerggade, som skal laves om til stillevej med cykelsti mv. 

Poul Skræddergaard fortæller endvidere, at der er indgået kontrakt med VEKS om at overgå til fjernvarme. 

Teknik- og Miljøforvaltningen orienterer om forhold på affaldsområdet. I 2023 skal der ske sortering og håndtering af farligt affald. I 2024 vil der være krav om sortering af mælkekartoner fra øvrigt affald samt sortering af tekstilaffald. Køge Kommunes Miljø og Affald vil kontakte boligorganisationerne. 
 
Der orienteres endvidere om ny sorteringsapp ”Perfect Waste”, som fortæller, hvordan affaldet skal sorteres. DAB vil sende information om den ud til afdelingsbestyrelserne. 

Teknik- og Miljøforvaltningen spørger om de har informeret beboerne omkring godt indeklima og risikoen for skimmelsvamp eller lavet andre tiltag. 

Poul Skræddergaard fortæller, at der bliver talt med beboerne. Der er blevet foretaget nogle fugtmålinger hos beboere og der er sat termostater i tørrerum. Der er en risiko for, at nogle vil slukke for varmen, grundet frygten for varmeregningen. 

Økonomisk Afdeling spørger om de har sat deres a conto-beløb op? Poul Skræddergaard oplyser, at Boligkontoret Danmark har sat a conto-beløbene op og der er mulighed for at få sat dem yderligere op. Det har flere beboere benyttet sig af.

Økonomisk Afdeling spørger om boligselskabet kunne finde på at holde øje med, om der beboelsesmål der ikke bruger noget varme. 

Poul Skræddergaard oplyser, at der er sat nye målere på radiatorer, som kan fjernaflæses på Brunatas hjemmeside.

Det bemærkes fra Økonomisk Afdeling, at hvis der er skimmelsvamp, så ligger udgiften ved boligselskabet. 

Poul Skræddergaard bemærker, at det kunne overvejes om der skulle holdes øje med, om der ikke er tændt for varmen nogle steder.

Boligselskabet opfordres til at sikre sig, at det juridisk er tilladeligt. 

Poul Skræddergaard spørger hvad status er på Køge Dige. Der har tidligere været informationsmøder, men der har længe været stille. 

Teknik- og Miljøforvaltningen tilbyder at følge op herpå og vende tilbage med en status. 

Ad pkt. 5) Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)

Poul Skræddergaard oplyser, at deres beboerdemokrati fungerer godt. De har ikke en afdelingsbestyrelse, men en organisationsbestyrelse med ligelig fordeling. Det er nemt at afholde møderne og der er stor tilslutning. 

Velfærdsforvaltningen bemærker, at de tidligere har haft udfordringer med parkeringshuset og oplyser at der er fokus på såkaldte hot spots, hvor kommunen, politiet og SSP samarbejder. Der har løbende været opmærksomhed omkring parkeringshuset og lavet en indsats. 

Poul Skræddergaard føler, at der er kommet styr på det. 

Ad pkt. 6) Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021

Referenten indleder med at tale om de stigende priser og deres potentielle påvirkning på beboerne, det oplyses, at en stor andel af klager til Beboerklagenævnet på landsplan i 2020 og 2021 vedrørte forbrugsregnskaber. Generelt set er der ikke langt fra utilfredshed til klage, hvorfor der er fokus på at klæde beboerne på med information for at møde en større forståelighed.

Poul Skræddergaard bemærker, at de kunne lave et ekstra hyrdebrev fra formanden for god ordens skyld, hvor det bliver repeteret for beboerne. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling supplerer og fortæller, at hvis man er tilmeldt boligkontorets nyhedsbrev, så har de tidligere udsendt nyhedsbrev omkring 10 gode råd.

Velfærdsforvaltningen og Økonomisk Afdeling oplyser, at også BL har lavet en god pjece. 

Ad pkt. 7) Aftaler for 2023

Brian Morten, Teknik- og Miljøforvaltningen følger op på status vedrørende Køge Dige og vender tilbage til Poul Skræddergaard på mail poul.skr@ddergaard.dk. 

Ad pkt. 8) Evt.

Køge Kommune oplyser, at de fremadrettede ønsker at afholde fællesmøder for boligorganisationer i Køge Kommune. 
 
Boligorganisationen udviser interesse og bliver oplyst om, at de er velkomne til at foreslår emner.