Arrangørguiden

Guiden er senest ajourført i august 2023.

Indledning

Når du vil holde et arrangement i Køge

Det skal være nemt at holde arrangementer på Køge Kommunes arealer.
Denne guide giver dig et overblik: Alt fra tidsplan og hvilke tilladelser du skal søge, hvornår - til muligheder for at søge tilskud, hjælp til markedsføring og information om mulige steder at holde arrangementer.

Du får nogle anbefalinger til tidsplaner og henvisninger til ansøgningsskemaer.
Guiden beskriver de mest almindelige arrangementsformer i Køge Kommune. Det er en god idé at orientere dig i guiden inden du går i gang med at søge tilladelser mv.

Der er mange informationer i denne guide, og det er ikke sikkert, at du skal bruge det hele. Brug derfor guiden som et opslagsværk, hvis du er i tvivl om, hvordan du håndterer arrangementet.

Har du yderligere spørgsmål er du altid velkommen til at kontakte Køge Kommune.

Vi ønsker dig et godt arrangement.

Fra idé til plan

Her er hjælp til at gøre dit arrangement mere konkret.

Disse spørgsmål kan hjælpe dig videre fra idé til plan:

• Hvad er formålet med dit arrangement?
• Hvem er målgruppen og hvor mange forventer du kommer?
• Hvor og hvornår skal arrangementet holdes?
• Hvilke myndigheder skal ansøges/informeres?
• Hvad koster det og hvem skal betale? Skal du søge puljer og/eller sponsorer?
• Hvordan vil du reklamere for dit arrangement?

Arrangøren er ansvarlig for sikkerheden.

Lav et budget så du får overblik over forventede udgifter og indtægter. Så kan du se, om du mangler penge og hvordan du evt. kan skaffe flere.

Husk at opdatere din tidsplan og dit budget og give relevante parter besked, hvis der sker ændringer i arrangementet undervejs.

Udendørsarealer

Længere nede på siden under overskriften "Torve, strande, grønne områder mm." er listet op de steder Køge Kommune udlåner/udlejer, samt en kort beskrivelse af hvornår og hvordan du skal søge om at holde dit arrangement der.

Som hovedregel skal der betales depositum og dagleje, når du lejer et af kommunens arealer.

Arealerne kan lejes gratis efter prioriteringen nedenfor:

1. Aktiviteter for børn og unge under 25 år,
2. Folkeoplysende aktiviteter, såsom debatarrangementer og kulturelle arrangementer (godkendte foreninger under folkeoplysningsloven),
3. Alment velgørende foreninger (godkendte efter ligningslovens §8A),
4. Øvrige aktiviteter - herunder private formål og aktiviteter af kommerciel karakter.

Hvis formålet er privat eller kommercielt kan arealet udlejes til de priser, som er beskrevet i Køge Kommunes takstblad.

Hvis dit arrangement strækker sig over flere dage, er første dag til fuld dagsleje og de efterfølgende sammenhængende dage, som omhandler samme arrangement er til halv pris.

Se mere på: www.koege.dk (INTERNT LINK skriv parker i søgefeltet).

Torve, strande, grønne områder mm.

Du er velkommen til at kontakte Vej, Park og Byrum, hvis du vil vide mere om de forskellige områder (se også oversigtskortene nederst på siden):

Oversigtskort

På oversigtskortet kan du se de grønne arealer der kan lånes:

Køge Kyst område

Du er velkommen til at kontakte Køge Kyst, hvis du vil vide mere om deres områder. Se mere på www.koegekyst.dk.

Ansøgning - Tilladelser

Når du skal holde et arrangement, er det vigtigt at du har de formelle rammer for arrangementet på plads.

Under dette punkt kan du få overblik over:

• De mest almindelige former for tilladelser et arrangement kræver,
• Hvilke tilladelser du skal have fra henholdsvis Politiet og fra Køge Kommune,
• Anbefalinger til hvor lang tid i forvejen du skal gå i gang med at indhente tilladelser.

Vi har valgt at beskrive de mest almindelige typer af tilladelser i guiden. Hvis du ikke kan finde svar på dine spørgsmål til dit kommende arrangement i denne guide, så er du altid velkommen til at kontakte Vej, Park og Byrum og få hjælp til dine spørgsmål.

Skal du holde et udendørsarrangement på torve, parker, strande m.v. skal du altid indhente tilladelse fra Køge Kommune. Du skal også undersøge om du skal indhente tilladelse fra Midt- og Vestsjællands Politi. Nedenfor kan du læse om hvilke krav der gælder for tilladelser henholdsvis fra Køge Kommune og fra Midt- og Vestsjællands Politi.

Tilladelser fra Køge Kommune

Du skal altid have en tilladelse fra Køge Kommune til at holde et arrangement på et kommunalt udendørs område.

Sådan søger du:
Send en digital ansøgning om tilladelse til Køge Kommune via Virk.dk.

Tilladelser fra Midt- og Vestsjællands Politi

Du skal udover Køge Kommunes tilladelse, have tilladelse fra politiet til nogle former for arrangementer. Her er de typiske arrangementer og oplysninger om hvordan du søger:

• Motionsløb, udendørs musik m.v: Send en mail til Midt- og Vestsjællands Politi på mvsj-beredskabsplan@politi.dk. Skriv kort i mailen: Hvad du vil holde, hvor du vil holde arrangementet og hvornår.
• Cykelløb.
• Store udendørs arrangementer på offentlig grund.
• Du skal anmelde en demonstration til politiet min. 24 timer før start.

Sådan søger du:
Send en digital ansøgning om tilladelse til politiet via deres hjemmeside.

Deadlines for ansøgninger

Vær opmærksom på, at hvis ovenstående frister ikke overholdes, kan det medføre en afvisning af arrangementet.

Ved større arrangementer (fysiske omfang af arrangementet eller stort deltagerantal) skal du forvente en længere sagsbehandlingstid, og vi anbefaler, at du så tidligt som muligt kontakter Vej, Park og Byrum og/eller Politiet.

Afspærringer og trafikomlægninger

Udrykningskøretøjer skal kunne komme til overalt, og borgere skal så vidt muligt kunne færdes frit.

Du skal have en tilladelse fra Køge Kommune, til at afspærre veje eller omlægge trafikken.

Hvornår skal du søge

Søg i så god tid som muligt, meget gerne 2 måneder før arrangementets afholdelse.

Op til ferieperioder anbefales 3 måneder i forvejen.

Skilteplan

Der skal være tid til at du får udarbejdet en skilteplan, som Midt- og Vestsjællands Politi skal godkende. Skilteplan skal sendes til Vej, Park og Byrum, som kontakter Politiet herom.

Skilteplanen skal bruges til at skabe overblik for alle, hvor evt. veje spærres og skiltningen på vejene ændres.

Telte, scener og andre konstruktioner

I bygningsreglementet kan du læse om, hvilke konstruktioner som kræver certificering eller byggetilladelse. Se skema 1 og skema 2.

Scener over 1 m eller scener med overdækning

Hvis der opstilles en scene som er over 1 m i højden og ikke er certificeret, kræver det en byggetilladelse. Hvis der er overdækning over scenen som heller ikke er certificeret kræver denne også byggetilladelse.

Som arrangør skal du ligeledes være opmærksom på om dit transportable telt, scene, tribune, tårn eller lignende stående konstruktion kræver byggetilladelse.

Telte over 50 m² eller beregnet til flere end 150 personer

Hvis et telt med offentlig adgang er over 50 m² kræves byggetilladelse eller certificering. Hvis et telt til privat brug anvendes af over 150 personer kræves byggetilladelse eller certificering.

Sådan søger du:
Send en ansøgning om byggetilladelse via www.bygogmiljoe.dk. 

Certificerede telte der kræver anmeldelse

Hvis der opsættes et certificeret telt til over 150 personer, skal dette meddeles til Køge Kommune, uanset om det er til privat eller offentlig brug.

Sådan anmelder du:
Send en anmeldelse til plan@koege.dk, hvis teltet er certificeret.

Der skal vedlægges følgende: situationsplan, pladsfordelingsplan, certificeringsnr. og evakueringsinstruks.

I anmeldelsen skal angives tidspunkt på, hvornår konstruktionen kan besigtiges i forbindelse med brandsyn.

Når du har anmeldt det, giver Køge Kommune besked til Beredskabet, som kan/skal forestå brandsyn.

Festival- og salgsområder

I henhold til BR 2015 – 1.3.6.2: Festival- og salgsområder med et samlet areal på over 1.000 m² skal have en godkendelse af Køge Kommune og skal placeres, indrettes og bruges i overensstemmelse med BR 2015 kapitel 5.7.

Sådan søger du:
Send en ansøgning om godkendelse til plan@koege.dk.

Transportable konstruktioner

Skema 1

Konstruktioner, der ikke må opstilles uden forudgående byggetilladelser eller certificering i henhold til bekendtgørelse om certificeringsordning for transportable telte og konstruktioner.

Skemaet omfatter også modulopbyggede konstruktioner, hvis udformning og størrelse medfører, at konstruktionen overstiger de i skemaet anførte grænser.

Transportable konstruktioner, der anvendes af mere end 150 personer, skal dog anmeldes til kommunalbestyrelsen, uanset om konstruktionen er certificeret, og der er derfor ikke krav om byggetilladelse.

Skema 2

Praktiske ting

Her i afsnittet kan du få hjælp til at huske de mest almindelige praktiske ting og anbefalinger, du skal tænke på, når du skal holde et arrangement.

Du kan bruge listen til at tjekke om du har forholdt dig til de forskellige praktiske ting ved dit arrangement. Har du f.eks. tænkt på strøm eller affaldshåndtering, støj, alkohol, parkering osv.

Vær samtidig opmærksom på, at forskellige arrangementer kræver forskellige ting, og alt til dit arrangement er ikke nødvendigvis oplistet her.

Musik

Hvis du vil bruge musik og spille den offentligt, skal du betale afgifter til KODA og Gramex, som bl.a. repræsenterer danske og internationale ophavsrettigheder. Det gælder f.eks. ved opvisninger og kampe/stævner, hvor publikum har adgang.

Afgiften afregnes efter, hvordan musikken spilles, og hvor mange der lytter.

Alkohol

Hvis du skal sælge alkohol ved dit offentlige arrangement, kræver det en lejlighedstilladelse.

Sådan søger du:
Udfyld elektronisk blanket via politiets hjemmeside.

Parkering og kørsel på områderne

Der må ikke parkeres privatbiler, udstyrsbiler o.lign. på torve, pladser og grønne områder uden særlig tilladelse.

Almindelige torve, pladser, parkeringspladser og grønne områder kan i nogle tilfælde reserveres til udstyrsbiler mm., men kun efter aftale med Vej, Park og Byrum. Kørsel med tunge køretøjer, må ligeledes kun finde sted på grønne områder efter nærmere aftale med Vej, Park og Byrum. Det kræves at evt. skader på grønne områder retableres på arrangørens regning.

Ansøgning om parkering skal fremsendes sammen med arrangementsansøgningen.

Løst udstyr og inventar

Toiletter

Du skal som minimum opsætte 1 toilet pr. 100 gæster. Prisen for leje af toiletter aftales med udlejningsfirma.

Affaldscontainere

Ved behov for affaldscontainere kontakt Vej, Park og Byrum for vejledning.
Du skal regne med at der er udgifter forbundet med leje af affaldscontainere, uanset om der lejes hos kommunen eller hos et privat firma.

Afspærringsmateriel og skilte

Ved behov for afspærringsmateriel og skilte kontakt Vej, Park og Byrum for vejledning.
Du skal regne med at der er udgifter forbundet med leje af afspærringsmateriel og skilte, uanset om der lejes hos kommunen eller hos et privat firma. 

Opstilling og nedtagning af udstyr

Opstilling og nedtagning af udstyr (f.eks. hegn, containere, toiletter, og andre ting der leveres af tredjepart), skal foregå indenfor det aftalte tidsrum. Afspærringer skal tages ned, straks det ikke længere er nødvendigt.

Hvis du ønsker ekstra tid til formålet, skal du kontakte Vej, Park og Byrum for nærmere aftale.

Strøm og vand

Der er mulighed for adgang til strøm og vand på nogle af områderne. Se skema under "Torve, strande, grønne områder mm."

El

For etablering af strøm, kontaktes den pågældende el-forsyningsleverandør (Andel).

Arrangøren betaler selv for etablering og forbrug.

Vand

For tilslutning af vand, skal henvendelse rettes til det vandværk, hvis forsyningsområde pladsen hører under. Arrangøren afregner selv med vandværket. 

Støj, affald og naboorientering

Der er mange, der gerne vil holde arrangementer i Køge og langt de fleste arrangementer afvikles, så de får en positiv omtale. Enkelte gange kommer der dårlig omtale og naboklager. Det er ærgerligt, hvis det er med til at begrænse fremtidige arrangementer.

Hvis du som arrangør tager højde for især nabogener som støj, trafikafspærringer og affald, så er det vores erfaring, at den risiko er lille.

Støj

Som arrangør bør du tilrettelægge dit arrangement, så det mindsker støjgener hos naboerne. Der vil i selve tilladelsen fra Køge Kommune, blive angivet et støjkrav, der skal overholdes.

Her er et par gode råd, så du forebygger eventuelle gener for de omkringboende:

• Placer dit lydanlæg/højtalere, så de vender bort fra nærmeste beboelse. Eller anvend støjisolerende materialer f.eks. støjskærme, gardiner eller lignende,
• Hvis dit arrangement foregår sen aften/nat, så overvej om de mest støjende aktiviteter kan finde sted tidligt på aftenen.

Affald

Det er altid arrangørens ansvar at holde pladser og ruter fri for affald under og efter arrangementet. Den nemmeste løsning er at holde affaldsmængden nede og sørge for, at gæsterne kan komme af med deres affald. Så sørg for at der er rigelig med skraldespande. Oprydning efter arrangementet skal ske hurtigst muligt.

Naboorientering

Det er et krav fra Køge Kommune, at naboerne bliver orienteret om arrangementet (eksempelvis om vejen bliver spærret, bliver der spillet musik og lignende).

Det er vores erfaring, at det kan forebygge mange klager, at orientere om især arrangementer som kræver afspærring eller som skaber uventet støj. Køge Kommune kan kræve annoncering i lokalaviser og evt. husomdelte informationsbreve.

Omkostningerne hertil dækker du som arrangør.

Kontakt

Har du spørgsmål om støj og affald er du velkommen til at kontakte Miljøafdelingen.

Salg af madvarer

Er du en forening eller en privatperson, som skal sælge fødevarer til dit arrangement, skal du undersøge om fødevareaktiviteten holder sig indenfor bagatelgrænsen (lejlighedsvise arrangementer). Hvis din fødevareaktivitet holder sig indenfor bagatelgrænsen, skal du ikke registreres hos Fødevarestyrelsen.

Kontakt Fødevarestyrelsen vedrørende håndtering af madvarer ved et arrangement.

Tilskud

Når du skal holde et arrangement, kan der være økonomisk hjælp at hente i form af tilskud.
På www.koege.dk kan du få et overblik over de puljer, du kan søge af Køge Kommune til arrangementer. (Skriv puljer i søgefeltet). (INTERNT LINK)

Kontaktadresser

--ooOoo--