Regler/vejledninger for brug af Aktivitetshuset

Køge Kommune, Velfærdsforvaltningen og de fire største/faste brugere af Aktivitetshuset har i fællesskab udarbejdet ”Regler/vejledninger for brug af Aktivitetshuset”.

Godkendt december 2025.

Generelt

Huset hører under Velfærdsforvaltningen i Køge Kommune (i det følgende benævnt VF).

Aktivitetshuset er for foreninger, der tilbyder frivillige sociale aktiviteter og fællesskaber (primært) for folk, der bor i Køge Kommune

For at bruge Aktivitetshusets lokaler skal du booke, hvilket lokale der skal bruges og i hvilket tidsrum.

Det er ikke muligt at booke lokaler til private aktiviteter eller arrangementer.

Kontaktinformation på Køge Kommune

Vedr. udlån af lokaler

Hvis man som forening er godkendt og oprettet til at booke i Aktivitetshusets kalender, kan man selv booke, og man må også gerne hjælpe andre med at booke.

Hvis man ikke er godkendt eller oprettet til at booke, kan man sende en mail til vf@koege.dk og skrive ”booking af lokale i Aktivitetshuset” i emnefeltet, og beskrive i mailen: hvilken forening, aktivitet, antal deltagere, ønskede tidsrum.

Vedr. generelle spørgsmål eller andet

Hvis man oplever problemer med drift, rengøring, mangler eller lignende, kan det noteres i notesbogen, som ligger i mellemgangen ved kældertrappen ml. indgangsområdet og køkkenet. Den bliver løbende tjekket af det tekniske driftspersonale, som løbende kommer i Aktivitetshuset.

Øvrige henvendelser skal ske til Velfærdsforvaltningen på vf@koege.dk. Beskriv i mailen, hvad det drejer sig om, og så vil henvendelsen blive håndteret i Velfærdsforvaltningen.

Ved akut behov

Kun ved akut behov kan Køge Kommunes Ejendomsafdeling kontaktes på tlf. 3053 6533

Alle andre henvendelser skal ske enten ved at skrive i bogen nævnt ovenfor eller mailen nævnt ovenfor.

Aktivitetsråd

Ældre- og Sundhedsudvalget besluttede den 13. september 2023 at understøtte etableringen af et råd for Aktivitetshuset bestående af repræsentanter fra foreningerne i Aktivitetshuset. Herudover blev det besluttet at afsætte et årligt beløb på op til Kr. 25.000 af frivilligpuljemidlerne, som rådet kunne anvende til fornyelse, forbedring og benyttelse af lokalerne.

Der er etableret et Aktivitetsråd (i det efterfølgende benævnt AR) med repræsentanter fra de foreninger, der er de primære brugere af Aktivitetshuset.

AR består pt. af repræsentanter fra

• Aktivisterne
• Borup Efterløn og Pensionistforening
• Ældre Sagen Skovbo
• Borup Herreklub

AR er bindeled mellem VF og brugerne af Aktivitetshuset og brugerne internt.

AR har kontakt til VF i forbindelse med tildelte midler fra kommunen se nedenstående pkt.

AR er aktiv i forhold til reparation/vedligehold af borde, stole m.v. se nedenstående pkt.

AR er aktiv i forhold til booking af lokaler se nedenstående pkt.

AR holder normalt to møder om året i marts og sept. Ekstraordinære møder holdes, hvis det skønnes nødvendig af et af AR´s medlemmer.

AR kan altid tage emner op når de skønnes at være til gavn for brugerne af huset.

AR vælger på hvert møde en forening der er ansvarlig for indkaldelse til næste møde samt en ansvarlig for referat fra møderne.

Referat sendes til deltagerne og VF samt slås op på tavle i Aktivitetshuset.

Kontaktpersoner i AR

Aktivisterne

Tom Andersen
tlf. 2290 9632
mail: Aktivisterne.Borup2022@gmail.com

Winni Andersen
tlf. 2532 6751
mail: infowito@gmail.com

Borup Efterløn og Pensionistforening

Lis Nina Hansen
tlf. 4063 0782
mail: kalis@mollevangborup.dk

Ældre Sagen Skovbo

Jan Munk
tlf. 2991 2600
mail: fm.skovbo@aeldresagen.dk

Irene Mikkelsen
tlf. 5122 4312
mail: mikkelsenirene1950@gmail.com

Arne Levinsen
tlf. 4272 30 26
mail: ks.skovbo.267@aeldresagen.dk

Borup Herreklub

Erich Torrild
mail: Borup@Koegeherreklubber.dk

Booking af lokaler

Booking af lokaler skal ske i Google kalender.

Tilladelse til booking i kalenderen udstedes af/administreres af VF.

Har man ingen tilladelse kontaktes VF for booking. Se under Kontaktinformation på Køge Kommune.

Der kan højest bookes for et år frem. Ønskes der faste booking datoer herudover skal det godkendes af Aktivitetshusets AR.

Ved booking skal altid anføres kontaktperson og tlf. nummer.

Har man ikke brug for et booket lokale skal booking straks slettes, så der er mulighed for at andre kan bruge pågældende lokale.

Der må under ingen omstændigheder bookes lokale på tider der i forvejen er booket.

AR gennemgår på mødet i marts kalenderen for evt. oprydning, korrigering af uhensigtsmæssigheder.

Følgende lokaler kan bookes enkelt eller samlet:

• Store Sal
• Køkken
• Billard
• Oasen
• Pejsestuen
• Møderum 1
• Møderum 2

Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for at det maximale antal personer i lokalerne ikke overstiges, samt at flugtveje til enhver tid er tilgængelige.

Brug af køkken

Køkkenet må anvendes til lejlighedsvis madlavning og er ellers udelukkende godkendt som te/kaffe- og anretterkøkken.

Fælles

• Service, bestik, fade, glas, termokander m.v.
• Opvaskemaskine
• Vaskemaskine
• Tørretumbler
• Køleskabe
• Fryseskabe
• Kaffemaskiner

Individuel

Følgende foreninger har aflåste skabe til opbevaring af kaffe, øl, vin, vand o.l.:

• Aktivisterne
• Borup Efterløn og Pensionistforening
• Gå i gang
• Herreklubben
• Ældre Sagen

Rengøring og affald og nedlukning efter lån af lokale(r)

Det er den forening, der låner lokale/lokaler, der har det fulde ansvar for, at lokale og evt. køkken afleveres rent og ryddeligt. Tingene skal være på plads, bestik der er brugt skal aftørres før det lægges væk, og opvaskemaskinen skal være tømt og porcelæn sat på plads, hvor det er taget. Affaldsposer skal sorteres og tømmes og smides ud udenfor i affaldscontaineren for enden af Aktivitetshuset ud mod Møllevej.

Det lokale, der bliver brugt, skal afleveres i samme stand, som det er modtaget. Borde skal aftørres efter brug og er det nødvendigt skal der fejes. Lyset i lokalet skal slukkes, og evt. åbne døre og vinduer skal lukkes.

Den overordnede rengøring af huset og udvendige drift og vedligeholdelse varetages af Køge Kommune. Teknik- og Miljøforvaltningen varetager opgaver med rengøring via ekstern udbyder og øvrig drift og vedligehold via Ejendomsafdelingen eller ekstern leverandør.

Det er således kommunens opgave at sørge for den overordnede rengøring i Aktivitetshuset, tømning af udendørs affaldscontainere, drift og vedligehold af Aktivitetshuset udvendigt og de udenomsarealer, der hører til Aktivitetshuset.

Køge Kommune har også opgaven med at levere toiletpapir, papirhåndklæder, håndsæbe og poser til affaldsbeholdere (køkken og toiletter). Herunder sæbe og afspændingsmiddel til opvaskemaskinen.

Foreningerne (det aftales i AR), sørger for indkøb og påfyldning af salt til opvaskemaskinen.

Rengøring i forbindelse med lån af lokale (brugerrengøring)

De enkelte brugere af lokalerne forlader altid lokalerne i mindst samme rengjorte stand som de blev modtaget.

Det vil sige:

• Bordene tørres af, og efterlades med bordopstilling på langs af rummet. Se opslag på køkkendør
• Gulv fejes
• Køkkengulv tørres
• Komfur rengøres, hvis brugt
• Affaldsbeholdere køkken tømmes
• Affaldsbeholdere lokalerne tømmes
• Opvaskemaskine tømmes og rengøres
• Vaskemaskine (bruger medbringer selv sæbe m.v.)
• Tørretumbler tømmes

Sæbe, salt, afspændingsmiddel til opvaskemaskine, samt håndklæderuller og toiletpapir findes i rengøringsrummet. Nøgle til rengøringsrummet findes i nøgleskabet i lille kontor i køkkenet.

Reparation og vedligehold af bygningen/lokalerne

Køge Kommunes Ejendomsafdeling forestår reparation / vedligehold af bygningerne/lokalerne.

AR kan indstille forslag til VF/Ejendomsafdelingen med ekstraordinære ønsker om reparationer/vedligehold.

Kommunikation med Ejendomsafdelingen om mindre mangler/reparationer (sæbe udskiftning af pærer o.l.) sker ved at skrive i meddelelsesbogen der befinder sig i lille mødelokale ved trappen til kælderen.

Reparation / vedligehold / nyt inventar

AR indstiller årligt til VF ønsker om forbrug af midler stillet til rådighed af kommunen jf. bevilling til Aktivitetshuset. Pt. er den årlige bevilling på op til kr. 25.000. Det aftales nærmere med VF fra år til år eller løbende ved behov.

Daglige små reparationer af borde, stole o.l. foretages i snedkerværkstedet.

Projektor i Store sal og Forstærkeranlæg/mikrofon Store sal/Billard Lokalet

Udstyret er indkøbt af medlemmer af AR, ligesom udgifter til servicering af udstyret går på skift mellem AR medlemmerne.

Projektoren i store sal må kun aktiveres via fjernbetjening. Har man ikke adgang til fjernbetjeningen kan projektoren ikke bruges.

HDMI kabel findes i skabet under forstærkeranlægget. Hvis der skal lyd på fra PC eller CD afspiller skal audio stikkene sættes til (lydkilde Aux)

Forstærkeranlægget tændes og reguleres jf. vejledning der ligger i skabet under anlægget. Når forstærkeranlægget er tændt fungerer teleslyngeanlægget samtidig.

To håndholdte mikrofoner samt et head set findes i aflåst boks under forstærkeranlægget. I samme boks findes fjernbetjeningen til projektoren

Ønskes adgang til fjernbetjening og mikrofoner i den aflåste boks så kontakt en af nedenstående for at få kode til boksen:

• Tom Andersen tlf. 2290 9632
• Jan Munk tlf. 2991 2600
• Arne Levinsen tlf. 4272 3026

Bemærk der gives ikke teknisk bistand, hvorfor brug af anlægget forudsætter at man ud fra vejledningen kan betjene anlægget.

Vil du være sikker så medbring altid ekstra batterier til mikrofonerne (aa batterier) samt til projektor fjernbetjeningen (CR2032).

Anlægget skal altid efterlades i samme stand (dvs. slukket) og samme sted (dvs. i aflåst boks) som da man startede brugen af det.

Motionsrum

Motionsrummet må kun benyttes, hvis man er medlem af Aktivisterne.

Ønskes medlemskab så kontakt Tom på tlf. 2290 9632.

Blomsterkumme foran Aktivitetshuset

Blomsterne skiftes årligt.

Udgiften skifter mellem ARs medlemmer.

Juletræ indkøb og pyntning, levende lys

Juletræ indkøbes og pyntes ultimo november

Opgaven og udgiften skifter mellem ARs medlemmer.

Det er ikke tilladt at anvende levende lys i lokalerne.

Ændringer til nærværende regler/vejledninger

Foreninger/brugere af Aktivitetshuset der måtte ønske ændringer af nærværende regler/vejledninger kan fremsende disse til et af ARs medlemmer, der er forpligtet til at tage det med på førstkommende møde i AR.

ARs beslutning om ændring af nærværende regler/vejledninger skal sendes til kommentering i VF før de implementeres.