Referat af møde i Kultur- og Idrætsudvalget

Mødet afholdes i Køge Svømmeland, Ølbycenter 104 i mødelokalet på 1. sal kl. 15.30.

Pkt. 154 og 155 behandles efter pkt. 142.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til

         Kultur- og Idrætsudvalget     

• at hovedprojektet for Køge Idrætspark Stadion tages til efterretning med udgangspunkt i den idrætsfaglige vurdering,

         Teknik- og Ejendomsudvalget     

• at hovedprojektet for Køge Idrætspark Stadion tages til efterretning med udgangspunkt i den byggetekniske vurdering.

På møde den 13.juni 2018 i Teknik- og Ejendomsudvalget og 04.juni 2018 i Kultur- og Idrætsudvalget blev det besluttet at videreføre Køge Stadion i fase 2.

Det vedhæftede hovedprojekt er udarbejdet udfra grundlaget for fase 2. Projektet er i forhold til udbudsmaterialet tilpasset, så det kan holdes indenfor den økonomiske ramme, der blev bevilget til projektet.

Der er bl.a. blevet reduceret i antallet af servicebokse, så toiletterne på stadion nu kun er placeret under tribunen på østsiden af stadion. Der er ligeledes løbende blevet foretaget tilpasninger i indretningen af stadion bl.a. som følge af brugernes ønsker.

De udfordringer, som projektet mødte bl.a. med slaggeforurening fra den tidligere løbebane på stadion og fra forurening i jorden på dele af den hidtidige fodboldbane, er blevet håndteret, så den forurenede jord fra boldbanen er blevet bortkørt, og materialer fra løbebanen er blevet indbygget under den fremtidige belægning. Herefter kortlægges arealerne, hvor slaggematerialerne indbygges som forurenede. Den økonomiske udfordring som følge af den forurenede jord er blevet holdt indenfor rammen af Køge Idrætspark - Stadion projektet.

Teknik- og Miljøforvaltningen har gennem totalrådgiveren afholdt udbud på kunstgræstæppet. Udbuddet blev afholdt som et udbud med få kvalificerede bydende og med en række højt sat minimumskrav til kvaliteten af underlag, kunstgræstæppe og infill. Kvalitets kravene var beskrevet som krav til både banens brug og miljøforhold. Vinderen af udbuddet blev fundet ved laveste pris. Efterfølgende indestår leverandøren for at kunstgræsbanen lever op til FIFA's krav til en kunstgræsbane, der kan anvendes til internationale fodboldkampe på professionelt niveau.

Stadion lever op til kravene i 1. division, og der er taget højde for at stadion kan udbygges, så det kan leve op til kravene i Superligaen.

Den videre proces:

• November 2018 - hovedprojekt forelægges Kultur- og Idrætsudvalget,  Teknik- og Ejendomsudvalget,
• December 2018 - Kunstgræsbane og lysanlæg færdiggøres
• Januar 2019 - Tribuneanlæg m.v. færdiggøres.

Teknik- og Miljøforvaltningen præsenterer projektet.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at

1. orientering om allerede bevilgede midler til flerårige ansøgninger tages til efterretning,
2. forslag om tildeling af flerårig støtte fra Kulturpuljen 2019, 2020 og 2021 godkendes,
3. forslag om tildeling af tilskud til ansøgninger over 50.000 kr. godkendes,
4. orientering om tildeling af tilskud til ansøgninger under 50.000 kr. tages til efterretning.

Ifølge retningslinjerne for Kulturpuljen skal Kultur- og Idrætsudvalget hvert år efter ansøgningsfristen vurdere flerårige ansøgninger samt ansøgninger over 50.000 kr. Ansøgninger under 50.000 kr. kan indsendes løbende hele året og behandles administrativt indtil restpuljen er opbrugt.

Formålet med Kulturpuljen er at:

• Yde tilskud til kulturelle aktiviteter, projekter, arrangementer og begivenheder inden for musik, teater, kunst, litteratur, film og folkeoplysning samt kulturarv
• Yde tilskud til faste kulturaktører eller faste arrangementer i Køge Kommune.
• Understøtte Køge Kommunes kulturstrategi.

Retningslinjerne er vedhæftet som bilag.

Bevillingerne er fordelt ud fra kriterier i retningslinjerne og med særligt fokus på at:

• Sikre, at aktiviteten/projektet/driften kan gennemføres
• Flest mulige aktører får del i Kulturpuljens midler
• Flest mulige borgere får glæde af aktiviteterne.

Ansøgninger og bevillinger 2019:

Nedenstående skema viser en sammenfatning af ansøgte midler og forslag til bevillinger:

Den samlede pulje i 2019 er på 1.745.044 kr.

Allerede bevilgede 3-årige aktiviteter:

Kultur- og Idrætsudvalget har i forbindelse med uddelingen for 2018 uddelt 3 årige bevillinger, hvilket indebærer, at 1.149.686 kr. er disponeret jf. tabel 1 i vedlagte bevillingsoversigt. Disse bevillinger blev givet under forudsætning af at kulturpuljens beløb ikke blev reduceret fra 2018 til 2019, hvilket ikke skete.

Indkomne flerårige ansøgninger og ansøgninger over 50.000 kr.:

Der er indkommet ansøgninger på i alt 877.800 kr. i 2019 for ansøgninger på over 50.000 kr. Af disse projekter er et 3 årigt og et 2 årigt. Se tabel 2 i vedlagte bevillingsoversigt.

Forvaltningen anbefaler, at udvalget bevilger i alt 96.560 kr. til de flerårige projekter i 2019 og 2020 samt 18.000 kr. i 2021. Bevillingerne i 2020 og 2021 er under forudsætning af at puljen ikke reduceres i forhold til 2019.

Endvidere anbefales, at der bevilges i alt 253.000 kr. til et årige ansøgninger på over 50.000 kr., hvoraf 2 bevillinger anbefales givet som underskudsgaranti. 

2 ansøgninger (nr. 6 og 7) anbefales afslået med henvisning til at de ikke lever op til retningslinjerne for puljen. Ansøgning nr. 9 i tabel 2 anbefales afslået med den begrundelse, at der ikke er midler i puljen til dette projekt. Samlet set anbefales således bevilget 349.560 kr. til ansøgningerne i tabel 2.

Ansøgninger under 50.000 kr.:

Der er jf. tabel 3 indkommet ansøgninger for i alt 215.632 kr. vedr. ansøgninger på under 50.000 kr. Forvaltningen har bevilget i alt 167.232 kr. til disse ansøgninger.

Ansøgning nr. 16 er afvist med begrundelse i, at arrangementet forventes finansieret inden for eget driftsbudget.

Herefter resterer i alt 78.566 kr. i puljen. I 2018 var der 170.333 kr. i restpuljen.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget

1. drøfter formål for Kultur- og Idrætsudvalgets studietur 2019
2. beslutter datoer for studieturen.

Alle fagudvalg i Køge Kommune har inden for valgperioden mulighed for at foretage en udenlandsk studietur med henblik på at hente viden og inspiration fra andre byer og kommuner.

Kultur- og Idrætsudvalgets studietur er planlagt til at finde sted i 2019. Med henblik på den videre planlægning anbefales det, at Kultur- og Idrætsudvalget har en drøftelse af relevante temaer for studieturen.

Studieturens formål blev tidligere drøftet på Kultur- og Idrætsudvalgets møde den 4. juni 2018, og udgangen var, at der skulle arbejdes videre med et kulturhus-tema. I forlængelse heraf foreslås det, at der fokuseres på en kombination af kultur og idræt, enten i samme hus eller tæt på hinanden samt kunst i det offentlige rum.

Der foreslås følgende datoer for Kultur- og Idrætsudvalgets studietur:

• onsdag den 27. marts til lørdag den 30. marts
• onsdag den 24. april til lørdag den 27. april
• tirsdag den 22. oktober til fredag den 25. oktober
• onsdag den 30. oktober til lørdag den 2. november.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget:

1. Drøfter klage fra Køge Søspejd,
2. godkender at foreningen henvises til at indsende fornyet ansøgning om tilskud til pavillon m.v., når myndighedskrav kendes.

Kultur- og Idrætsafdelingen har den 4. oktober 2018 modtaget klage fra Køge Søspejd på afgørelse af ansøgning til udviklingspuljens 2. runde 2018. Fristen for at klage over afgørelser på ansøgninger til udviklingspuljen er 4 uger, og klagen er modtaget indenfor fristen. Foreningen har modtaget afslag på ansøgning om tilskud til renovering af en pavillon og containere med midlertidig placering på Køge Marina.

Afslag på ansøgning til udviklingspuljen er begrundet med, at renovering af pavillonen ikke er hensigtsmæssig ud fra pavillonens nuværende stand, samt at placeringen på marinaen er midlertidig.

I klagen er indsendt ny ansøgning om tilskud til foreningens udgifter til renovering. Foreningen søgte oprindeligt om i alt 174.413 kr., svarende til 75 % af nedenstående poster:

• Flytning af pavillon og containere 4.500 kr. 
• Tag over pavillon 75.000 kr.
• Hegn - 18 m - højde 160 cm 30.600 kr.
• Ny varmepumpe 30.600 kr.
• Ny hoveddør 23.985 kr.
• Ekstra containere 2 stk. a 29.375 kr. I alt 58.750 kr.
• Lukning af hul i facade 13.500 kr.
• Montering af plade eternit på facade som lukning til terræn 15.750 kr.

I ny ansøgning ansøges om:

Primært i alt 58.575 kr.:

• Flytning af pavillon og eksisterende containere (2 stk.) 9.075 kr.
• Lukning af hul i facade 13.500 kr.
• El-tilførsel, bimåler og gravearbejde 20.000 kr.
• To containere, brugte 16.000 kr.

Sekundært i alt 39.300 kr.:

• Delvis tag over containerne 20.000 kr.
• Maling til pavillon og containere 4.000 kr.
• Delvis hegn mellem containere og pavillon 15.300 kr.

Såfremt Køge Søspejds ansøgning ikke imødekommes, anmoder foreningen om, at der stilles andre egnede lokaler på Marinaen til rådighed.

Foreningen har den 30. maj 2018 via Kultur- og Idrætsafdelingen pr. mail og pr. telefon fået vejledning og henvisning til myndighedsbehandling. Foreningen har ikke indsendt ansøgning til Teknik- og Miljøforvaltningen om tilladelse til den allerede opstillede pavillonen og containerne.

Flytning af foreningslokale er sket på foreningens eget initiativ.

Udviklingspuljen kan i henhold til retningslinjerne for puljen give tilskud til mindre bygningsforbedringer og renovering af egne lokaler. Bevilling fra udviklingspuljen til større renoveringer til egne lokaler kan danne præcedens i forhold til fremtidige lignende ansøgninger.

Foreningen har 23 medlemmer.

Forvaltningen anbefaler, at foreningen indsender ny ansøgning, når den har kendskab til nødvendige krav, for at pavillonen lovliggøres og opfylder myndighedskrav (BR18).

Ad 1. Afslag på ansøgning fastholdes.
Ad 2. Placering af foreninger indgår i Marinaudvalgets arbejde, hvorfor Kultur- og Idrætsudvalget ønsker at afvente dette arbejde, før en ansøgning behandles igen.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget at:

1. Køge Svømmeklub kan benytte Køge Svømmeland til Køge Open den 8.-10. november 2019 mod betaling på 7.000 kr. for ekstra rengøring og vandprøvetagning,
2. Køge Svømmeklub tilbydes tiden kl. 16-20 i Køge Svømmeland den 26. maj 2019,
3. Køge Svømmeland ikke stilles til rådighed for svømmeklubben den 22-23. juni 2019.

Køge Svømmeklub har den 22. oktober 2018 ansøgt om tilladelse til at afholde stævner i Køge Svømmeland i 2019.

Køge Svømmeklub søger om afholdelse af 3 stævner i Køge Svømmeland med baggrund i, at disse er for store til at kunne rummes i Herfølge Svømmehal. Herfølge Svømmehal er godkendt til at kunne rumme  max. 150 personer incl. deltagere, dommere, trænere, forældre/tilskuere.

Køge Svømmeklub søger om lån af Køge Svømmeland på følgende tidspunkter i 2019:

Forvaltningen bemærker, at Køge Svømmeland i forbindelse med ovennævnte stævner forventes at have følgende direkte indtægtstab som følge af, at Køge Svømmeland skal lukkes for publikum og stilles til rådighed for svømmeklubben:

• 26. maj - 11.000 kr.
• 22.-23. juni - 32.000 kr.
• 6.-8. november - 72.000 kr.

Herudover vil Køge Svømmeland have et indirekte indtægtstab ved at lukke flere gange i løbet af året. Hvis borgerne er usikre på, om Køge Svømmeland er åben vil man være tilbøjelig til at søge andre steder hen. Den kommende åbning af nyt stort Roskilde Bad vil aktualisere dette yderligere. Det er således afgørende for Køge Svømmeland at have en fortsat og stabil åbningstid, som publikum kender.

Køge Open er et stævne, hvor deltagerne betaler deltagergebyr.

I henhold til de af Kultur- og Idrætsudvalget godkendte retningslinjer for lån og leje af lokaler kan foreningerne låne kommunale lokaler til enkeltstående arrangementer med entré under forudsætning af, at overskuddet anvendes til at støtte foreningens formål og aktiviteter, som skal være til gavn for almenvellet.

Køge Svømmeklub har i en længere årrække afholdt Køge Open i Køge Svømmeland, mod at KSK Facility ApS betalte 7.000 kr. for ekstra rengøring og vandprøvetagning. Det anbefales derfor, at svømmeklubben kan afholde Køge Open i ovennævnte weekend mod fortsat betaling for ekstra rengøring og vandprøvetagning.

Børnestævnet den 26. maj 2019 anbefales flyttet fra kl. 13-17 til kl. 16-20, (uden for den offentlige åbningstid).

Forvaltningen anbefaler, at Køge Svømmeland som følge af behovet for fortsat og stabil åbningstid ikke stilles til rådighed for de stævnet den 22.-23. juni 2019.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget:

1. Drøfter og indstiller den 4. økonomiske redegørelse 2018 til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse.
2. Godkender, at der gives en udgiftsneutral omplacering fra aktivitetsområdet Folkeoplysning og Fritidsaktiviteter til aktivitetsområdet Kultur mv. på 0,145 mio. kr.

Der forventes et samlet forbrug på 102,2 mio. kr. svarende til mindreudgifter på i alt 0,9 mio. kr., som forventes overført til 2019.

Nedenfor er aktivitetsområderne for Kultur- og Idrætsudvalget beskrevet.

Fritidsfaciliteter

Der forventes et samlet forbrug på 19,9 mio. kr. svarende til netto mindreudgifter på 0,5 mio. kr., som forventes overført til 2019.

Overførslerne er sammensat af mindreudgifter på 0,45 mio. kr. vedrørende udvikling af Køge Marina, mindreudgifter på 0,16 mio. kr. vedrørende Køge Idrætspark samt merudgifter på 0,1 mio. kr. vedrørende Køge Marina.

Biblioteksområdet

Der forventes et samlet forbrug på 27,8 mio. kr. svarende til budgettet.

Kultur mv.

Der forventes et samlet forbrug på 28,9 mio. kr. svarende til netto mindreudgifter på 0,155 mio. kr. Heraf vedrører merudgifter på 0,145 mio. kr. en uventet regning knyttet til de arkæologiske undersøgelser ved kulturhusgrunden i 2015 og mindreudgifter på 0,3 mio. kr. vedrørende Køge Musikskole, som forventes overført til 2019.

Folkeoplysning og fritidsaktiviteter

Der forventes et samlet forbrug på 25,6 mio. kr. svarende til mindreudgifter på 0,26 mio. kr. Mindreudgifterne vedrører primært mellemkommunal refusion. Heraf anbefales 0,145 mio. kr. omplaceret til aktivitetsområdet Kultur mv. for at finansiere den uventede merudgift til arkæologiske undersøgelser. Den resterende mindreudgift på 0,115 mio. kr. anbefales overført til 2019 mhp. finansiering af drift af Bjæverskov medborgerhus.

Anlæg

Kultur- og Idrætsudvalget har et samlet anlægsbudget på 6,9 mio. kr., hvoraf 0,3 mio. kr. anbefales tilført kassen vedrørende Kapacitetspuljen breddeidræt og 2,6 mio. kr. forventes overført til 2019.

I lighed med øvrige udvalg orienteres Kultur- og Idrætsudvalget en gang i kvartalet om udviklingen i sygefravær på de institutioner, der hører under udvalgets ressortområde.

Sygefraværsrapporten for de kommunale kulturinstitutioner i Køge Kommune pr. 30.06.18 viser et gennemsnitligt sygefravær på 2,5 %. Ligeledes vises sygefraværsprocenten for de foregående 12 måneder, som er på 3,4 %. Der er dermed tale om et fald på 0,9 procentpoint fra sygefraværet i 1. kvartal 2018. 

De selvejende institutioner og haller er ikke indeholdt i denne rapport, men de har manuelt
indberettet deres sygefravær frem til 30.06.18. Forvaltningen har herefter udarbejdet
en sygefraværsoversigt for de selvejende institutioner og haller, som svarer til tabel 1 i rapporten for kommunens kulturinstitutioner. Beregningerne herfra viser et gennemsnitligt sygefravær på 5,1% for de seneste 12 måneder. Der er tale om en stigning på 1,3 procentpoint i forhold til 2. kvartal 2017. Beregningerne er foretaget som et vægtet gennemsnit.

Det samlede sygefravær for hele Køge Kommune ved udgangen af 2. kvartal 2018 er 5,1 %.

Forvaltningen har fortsat fokus på sygefraværet.

Formanden afholdt sammen med Kultur- Idrætsudvalget dialogmøde den 30. oktober 2018.
Formanden deltog den 30. oktober 2018 i Marinaudvalgsmøde.

Formanden orienterede om:

• Møde i Kulturmetropolen den 26. oktober 2018.
• Møde med Køgefonden den 31. oktober 2018.
• Møde med Connect Køge den 1. november 2018.