Referat af møde i Kultur- og Idrætsudvalget

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget:

1. tager orientering om status med fokusplan for events til efterretning
2. drøfter oplæg til fremtidige events

Kultur- og Idrætsudvalget har tidligere drøftet kommunens ambitioner og strategier på eventområdet, som temadrøftelse den 3. maj 2021 og på den baggrund godkendt Fokusplan for events på Kultur-, Idræts- og Fritidsområdet den 7. juni 2021 (Fokusplan er vedhæftet). Planen udgør rettesnor for kommunens arbejde og ambitioner med events, som blandt andet indebærer:

• Videreudvikling af både eksisterende og nye lokale events.
• Minimum tre regionale kultur-, idræt- eller fritidsevents hvert år.
• Minimum et stort internationalt eller nationalt idræts- eller kulturevent hvert anden år.  

Orientering om status på Fokusplan for events

Status vedrørende gennemførte events i 2021

1. Kyndelmisse 'Hjemmefra og Udenfor' – begrænset grundet covid-19 restriktioner.
2. Spot On Dyndet – kulturrute omkring Dyndet for at sætte fokus på lokalområdets værdi.
3. Sommersjov - 45 aktiviteter af 32 aktører og med deltagelse af 1786 børn.
4. Kids Tour 2021 – cykelløb for børn i alderen 3 – 10 år, afholdt omkring Søndre Havn med 205 deltagere og ca. 1100 voksne gæster på eventpladsen.
5. Hero Run 2021 – forhindringsløb for børnefamilier omkring Søndre Havn med deltagelse af 1800 elever og 1100 børn og forældre.
6. Julehelteløb – Børneulykkefondens familieløb, hvor deltagere blev forvandlet til julehelte.

Efterårssjov 2020, Nytårskoncert 2021 og Skt. Hans blev aflyst begrundet covid-19 situationen.

Orientering om events og relaterede aktiviteter i 2022

I 2022 gennemføres følgende events:

1. Kyndelmisse Lysfest – afholdt med Kyndelmisse bevilling og midler fra overført eventbevilling.
2. Køge Kommunes Forårskoncert – udskudt nytårskoncert, afholdes med midler fra Turismekontoen.
3. Kids Tour 2022 – i samarbejde med bl.a. Køge Nord Sports Center, Køge BMX og Ølsemagle Motion. Tilskud bevilget af Økonomiudvalget med midler fra Turismekontoen.
4. Skt. Hans – afvikles på Køge Marina med fast event bevilling.
5. Sommersjov – afvikles under skolernes sommerferie med fast event bevilling.
6. Hero Run 2022 – afvikles i september på Køge Marina med midler fra overført event bevilling.
7. Udvikling af digitale eventguide for foreninger og andre aktører

Eventguide for foreninger og andre aktører
Udvikling af digital eventguide med det formål, at opkvalificere foreningernes arbejde med events samt at gøre det nemmere for aktører, at afvikle events i Køge Kommune. Eventguiden vil indeholde:

• Oversigt over indendørs og udendørs steder, som kan anvendes til afvikling af events
• Overblik over tilladelsesansøgningsprocesser og myndighedsbehandling af tilladelser
• Kontaktinformationer til relevant myndigheder
• Praktisk information om afvikling af events i Køge Kommune
• Tips til markedsføring af events
• Oversigt over tilbagevendende events i Køge Kommune

Oplæg til fremtidig regionale og nationale events

Med henblik på indfrielse af de nationale ambitioner for 2023 - 2026 i forbindelse med Fokusplan for events, foreslås følgende temaer til drøftelse i Kultur- og Idrætsudvalget.  

• Køge Vandidrætstræf – tilbagevendende event med stævner, breddeaktiviteter og mesterskaber
• Aprilfestival – verdens største turnerende festival med teater for børn og unge
• Amatørmusikfestival – Sjællands største årligt amatørmusikfestival med musik i hele kommunen
• Køge Motionsløbs Dag - tilbagevendende trail-, orienterings- og forhindringsløb for børnefamilier, udøvede og på elite-niveau.

Eventmanager Gavin Clarke deltager på mødet og præsentere oplæg til fremtidige lokale, regionale og nationale events for 2023 - 2026.

Lokale events i 2022 finansieres af Kulturpuljen, Turismekontoen samt forventet overførsel fra 2021 til 2022.

Der er ikke afsat midler til 2023 til en eventpulje. Gennemførelse af disse, herunder regionale og nationale events, beror derfor på budgetforhandlingerne for 2023-26.

Ad 1: Taget til efterretning.

Ad 2: Drøftet.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til, at Kultur- og Idrætsudvalget tager til efterretning, at udvalgsformanden i forlængelse af mail til Kultur- og Idrætsudvalgets medlemmer den 15. marts 2022, har truffet en formandsbeslutning om, at fritidspasordningen udvides, så den kan rumme de ukrainske flygtningebørn.

Formålet med ordningen er, at fritidspas uddeles til børn og unge mellem 0-18 år, som er bosiddende i Køge Kommune og som af økonomiske, sociale eller sundhedsmæssige årsager ikke har mulighed for at melde sig ind i en forening.

På grund af krigen i Ukraine, er Køge Kommune i gang med at planlægge og klargøre modtagelse af familier fra det krigsramte område. Kommunen ønsker at hjælpe børn og unge med hurtigt at indgå i forskellige fællesskaber, herunder foreningslivet. 

Formanden for Kultur- og Idrætsudvalget har efter skriftlig tilkendegivelse med opbakning fra alle udvalgsmedlemmer truffet en formandsbeslutning om, at fritidspasordningen udvides, så den omfatter de ukrainske flygtningebørn.

Et fritidspas koster i gennemsnit 1000 kr. for et ½ år. Forudsat, at antallet af ukrainske børn er begrænset til et mindre antal fx. 20 børn, så kan udgiften afholdes inden for Kultur- og Idrætsudvalgets nuværende budget.

Kultur- og Idrætsudvalget har den 13. august 2018 besluttet, at foreninger som modtager mere
end 300.000 kr. i samlet tilskud fra Køge Kommune skal indsende et regnskab, som er revideret
af en registreret eller statsautoriseret revisor.

Formanden har på baggrund af henvendelse fra foreninger ønsket en drøftelse om grænsen bør
hæves.

Der er i kommunen 3 folkeoplysende foreninger og 1 aftenskole, som årligt modtager mellem
300.000 kr. og 500.000 kr., mens der 2 folkeoplysende foreninger og 2 aftenskoler, som årligt
modtager mere end 500.000 kr. i tilskud.

Grænsen på 300.000 kr. har været gældende gennem en årrække, og forvaltningen har ikke
konstateret svig med midlerne.

Forvaltningen bemærker, at det vil være en fordel for foreningerne, at grænsen hæves, således at midlerne til revision kan anvendes til medlemsaktiviteter i stedet for revision.

Forvaltningen bemærker, at på den anden side vil der være større risiko for svig, ved et løft af grænsen for tilskud inden der skal ekstern revision på foreningernes regnskab, da der er et større beløb at foretage svig for.

Hvis udvalget beslutter at hæve grænsen for ekstern revision vil den være gældende for
regnskaber for 2022 og frem.

Drøftet, og grænsen øges fra 300 t.kr. til 500 t.kr. 

Køge Byråd godkendte senest delegationsplanerne for Økonomiudvalget samt alle stående udvalg den 26. juni 2018. Med en ny byrådsperiode skal det nye Byråd i Køge godkende delegationsplanerne med de ændringer, der er foretaget siden 2018.

Formålet med delegationsplaner
Byrådet kan som det øverste organ i kommunen behandle og træffe beslutning i alle kommunens sager. Undtaget er alene nogle særlige områder, hvor det i loven er bestemt, at et udvalg har kompetencen.

Når der i en lov står, at ”kommunalbestyrelsen” træffer afgørelse – det står i talrige love – betyder det normalt ikke, at Byrådet nødvendigvis selv skal i aktion. Dette kan af gode grunde ikke lade sig gøre i praksis, da der dagligt træffes et stort antal beslutninger inden for mange forskellige områder, og derfor kan Byrådet, medmindre andet er bestemt i loven, uddelegere beslutningskompetencen.

Byrådet kan delegere til både udvalg og forvaltning; men Byrådet har som det øverste organ fortsat ansvaret for, at opgaverne bliver løst, ligesom det har også ansvaret for afgørelsernes rigtighed. Når Byrådet delegerer kompetence, må det derfor sørge for de nødvendige retningslinjer.

Det er derfor nødvendigt at have en såkaldt delegationsplan i kommunen, hvoraf det fremgår, hvornår forvaltningen alene kan træffe beslutning i sager, og hvornår henholdsvis fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd skal være med til at træffe beslutningen. Delegationsplanerne er altså oversigter over, hvorledes lovgivningens krav til Byrådets opgaveløsning i praksis kan udføres.

Køge Kommunes delegationsplaner
Delegationsplanerne skal behandles i de enkelte fagudvalg, Økonomiudvalg og Køge Byråd. Når de er endeligt godkendt af Køge Byråd, vil delegationsplanerne blive offentliggjort. Der vil altid senere kunne blive behandlet nye sager om ændringer i delegationsplanerne, hvis forvaltning, fagudvalg eller Køge Byråd finder behov for det.

Delegationsplanerne er struktureret efter lovområder. Inden for de enkelte lovområder er der kun henvist til kapitler og paragraffer, hvis det er nødvendigt.

Sagen til det enkelte fagudvalg er opbygget sådan, at delegationsplanen er vedlagt som bilag. Af bilaget fremgår nye tilføjelser markeret med farven blå. Det kan fx være en ny lovgivning, eller forslag om ændret kompetencefordeling mellem udvalg og forvaltning. Ændringer eller sletning i delegationsplanen er markeret med rødt. Fx hvis en lov er ophævet eller skal flyttes til et andet sted i delegationsplanen. Der vedlægges bilag, som giver en generel indføring i formålet med delegering og de overordnede rammer for delegationsplaner, herunder definition af delegation, afgræsninger og typer af delegering. 

Tidligere politiske godkendte ændringer i delegationer fra 2018-2021 oplistes nedenfor:

Vedrørende Kultur- og Idrætsudvalget 

• Den 24. september 2019 godkendte Byrådet, at der blev delegeret yderligeret kompetence til Køge Svømmeland i tilfælde, hvor der kan ske udlejning som følge af ledig kapacitet. 

Ændringerne herover er altså allerede besluttet af Køge Byråd, men de er dog endnu ikke blevet indskrevet i delegationsplanen, og der er derfor blot tale om en orientering til det nye Køge Byråd om ændringerne.  

Ændringer i delegationer fra 2018-2021

• Kultur- og Idrætsafdelingen har sendt konkrete ønsker til ændringer
  • I forhold til delegationer på folkeoplysningslovens område var der behov for en præcisering af, at foreningerne ikke betragtes som udførerenhed, hvorfor de ikke bør have indstillingsret. 
  • De resterende ændringer skyldes primært, at forslaget om delegation passer bedre ind i forvaltningens hverdag og arbejdsgange, og at der enkelte steder var behov for præciseringer.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at udvalget godkender Kultur- og Idrætsrådets forslag til repræsentant og suppleant fra foreningslivet, samt de to repræsentanter fra arbejdsmarkedets parter til bestyrelsen for Køge Ungdomsskole/Tapperiet.

Ungdomsskolebestyrelsen består af ni medlemmer.

I henhold til § 3, stk. 1 i Vedtægt for styrelsen af Køge Kommunes ungdomsskolevirksomhed vælges:

• repræsentanter fra Kultur- og Idrætsudvalget samt deres stedfortrædere af byrådet
• repræsentanter fra DA og LO samt deres stedfortrædere af Kultur- og Idrætsudvalget efter forslag fra de stedlige organisationer,
• repræsentant og stedfortræder fra det frivillige foreningsliv efter forslag fra Kultur- og Idrætsrådet.

På Byrådets konstitueringsmøde den 1. december 2021, blev Kultur- og Idrætsudvalgets to repræsentanter, samt deres stedfortrædere udpeget.

Som repræsentanter fra DA og LO er indstillet:

• Søren Evald Jensen (DA)
• Nicolai Andersen (LO)

Kultur- og Idrætsrådet har på mødet den 28. marts 2022 foreslået Ernst Lykke Nielsen som repræsentant, og Dorthe Mølvig som suppleant.

Forvaltningen anbefaler, at Kultur- og Idrætsudvalget godkender repræsentanter fra DA og LO samt Kultur- og Idrætsrådets forslag til repræsentant og suppleant.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget:

1. godkender rammerne for udvalgets dialogmøder 
2. godkender møderækken for 2022.

Kultur- og Idrætsudvalget tog den 16. august 2021 initiativ til en revision af folkeoplysningspolitikken.  Udvalget ønsker brugerinddragelse på det folkeoplysende område, "der i højere grad tilgodeser en bredere dialogbaseret tilgang på området, hvor udvalget i højere grad kommer i direkte dialog med foreninger og øvrige interessenter."

Byrådet besluttede derfor på mødet den 26. oktober 2021, som en del af folkeoplysningspolitikken, at Kultur- og Idrætsudvalget udover brugerinddragelsen gennem Kultur- og Idrætsrådet fremover afholder to årlige dialogmøder for kommunens foreninger, selvorganiserede grupper og borgere.

Forvaltningen anbefaler følgende rammer for udvalgets dialogmøder:

• Målgruppen for møderne er alle foreninger, selvorganiserede grupper og borgere hjemmehørende i Køge Kommune.
• Møderne afholdes 2 gange årligt, forår og efterår
• Dialogmøderne temasættes med relevante emner for foreninger og øvrige interessenter
• Temaer for årets dialogmøder fremlægges til godkendelse i Kultur - og Idrætsudvalget i første kvartal.

Forvaltningen foreslår følgende temaer og møderække for 2022

• Første dialogmøde afholdes mandag den 13. juni kl. 19 - 21. Tema: "Bevæg dig for livet".
• Andet dialogmøde afholdes i forbindelse med høringsperioden for budget 2023-26 og afholdes den 5. september kl. 19-21. Tema: Events samt dialog om budget 2023-26.

Ad 1-2: Godkendt.

I det følgende præsenteres opgørelsen over konsulentforbruget på driftsområdet.

Køge Kommune har i en årrække haft fokus på niveauet for anvendelse af eksterne konsulenter i den kommunale opgaveløsning med henblik på at sikre, at de kommunale velfærdsydelser løses i den rette kombination af pris og kvalitet. Anvendelse af konsulenter sker således efter en nøje vurdering. Dog er der en kontinuerlig overvejelse af, om anvendelsen af eksterne konsulenter sker efter hensigten, og om den økonomiske optimering af aftalerne er optimal for kommunen.

Opgørelsen af konsulentforbruget på Kultur- og Idrætsudvalgets område fremgår af tabellerne i bilag 1. Opgørelsen sammenligner de to seneste regnskabsår, dvs. 2020 og 2021.

I bilaget vises det samlede konsulentforbrug i den første tabel, mens de to øvrige tabeller viser en oversigt over de leverandører, hvor Køge Kommune har købt konsulentydelser for mere end 25.000 kr. for hhv. 2020 og 2021. Leverandørlisten er desuden suppleret af bemærkninger til, hvorfor forvaltningen har brugt den pågældende konsulent, herunder om der er tale om obligatoriske, eksterne konsulentydelser (hvor anden ekstern myndighed eller lignende har besluttet, hvem der skal løse opgaven).

Hver enkelt konsulentopgave, med en økonomisk værdi på min. 25.000 kr., er i
udvalgsoversigterne desuden kategoriseret inden for en af nedenstående 8 kategorier:

• It-konsulenter.
• Rekruttering, intern uddannelse og HR.
• Økonomi og effektivisering.
• Organisationsanalyser.
• Medie og journalist.
• Mentor.
• Bygge- og anlægsrådgivning.
• Advokater og revisorer.

Det skal bemærkes, at opgørelsen af konsulenter er baseret på Regeringen og KL's afgrænsning af konsulentudgifter for både 2020 og 2021, som omfatter en manuel gennemgang af de leverandører, der udtrækkes fra KMD's indkøbsanalysesystem ud fra de kriterier, som er aftalt mellem Regeringen og KL.

I lighed med øvrige udvalg orienteres Kultur- og Idrætsudvalget én gang i kvartalet om udviklingen i sygefravær på de institutioner, der hører under udvalgets ressortområde.

Sygefraværet for de kommunale institutioner samlet set 4,0%. Sygefraværet for de enkelte institutioner er vedhæftet som bilag.

De selvejende institutioner og haller er ikke indeholdt i ovennævnte opgørelse, men de har manuelt indberettet deres sygefravær. Forvaltningen har herefter udarbejdet en sygefraværsoversigt for de selvejende institutioner og haller (vedhæftet som bilag). Sygefraværet viser et gennemsnit på 6,7% for 4. kvartal 2021. Det er ikke muligt at sammenligne med de foregående 12 måneder, da der ikke er indhentet sygefraværsstatistik i 2020.

Det samlede sygefravær for hele Køge Kommune er ved udgangen af 4. kvartal 2021 på 6,3 %.

Forvaltningen har fortsat fokus på sygefraværet.

• Rope Skipping inviterer Kultur- og Idrætsudvalget til at besøge foreningen.
• Ansøgninger til ildsjælepris.
• Besøg på Campus vedrørende lokaler.
• Status, Den Maritime Halvø. 
• Orientering fra Kultur- og Idrætsrådets første møde. Kultur- og Idrætsudvalget inviterer Kultur- og Idrætsrådet med til det kommende udvalgsmøde den 2. maj 2022.

• Museum SydØstDanmark inviterer Kultur- og Idrætsudvalget til møde på Holmegård.
• Ansøgninger til forsamlingshuspulje.