Referat af møde i Kultur- og Idrætsudvalget

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at udvalget

1. drøfter og godkender musikplan i form af de fem strategiske målsætninger
2. tager orientering om den videre proces til efterretning.

Kultur- og Idrætsudvalget besluttede den 4. november 2019, at udvalget som opfølgning på de afholdte workshops om musikstrategi skal drøfte udkast til musikstrategi og den videre proces frem mod en endelig musikstrategi.

Den overordnede ramme for udviklingen af en musikstrategi er Køge Kommunes kulturstrategi (KIKK). Kulturstrategien rummer blandt andet fem strategiske mål, der favner alle kulturområder, ligesom KIKK rummer en områdebeskrivelse for musikområdet. Således er det muligt at skabe en plan for musikområdet, der kobler sig til kulturstrategien KIKK, som den overordnede strategi.

I 2016 arbejdede man på musikområdet med områdebeskrivelsen, der indgår i KIKK, ligesom kulturstrategien gav anledning til, at interessenterne på musikområdet definerede en række arbejdsspørgsmål med afsæt i deres ambitioner for området. I september 2018 blev der afholdt et dialogmøde mellem musikområdets interessenter, som blev drøftet af en arbejdsgruppe bestående repræsentanter fra Tapperiet, Køge Musikskole og Køgebibliotekerne.

Arbejdsgruppen har senest i december 2019 afholdt et fællesmøde med inviterede aktører fra nogle af Køge Kommunes musikfællesskaber, -foreninger og -udbydere.

På denne baggrund har arbejdsgruppen udarbejdet et forslag til en musikplan bestående af 5 målsætninger, som spejler sig i KIKK's fem strategiske mål:

1. Kultur er samskabende.
2. Kultur er tilgængelig.
3. Kultur er fokuseret.
4. Kultur er synlig.
5. Kultur er vedkommende.

Forslag til musikplan vedlægges.

Den videre proces
Fremadrettet forankres arbejdet med musikplanen hos en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Tapperiet, Køge Musikskole og KøgeBbibliotekerne, der skal udvikle indsatsområder og initiativer med afsæt i de fem målsætninger.

For at sikre en bred inddragelse af kommunens musikaktører afholder arbejdsgruppen et årligt stormøde på musikområdet med relevante temaer, hvor en bred kreds af interessenter inviteres. Herudover inddrages relevante interessenter ad hoc i udformning af konkrete initiativer.

Kultur- og Idrætsudvalget orienteres en gang årligt om arbejdet med musikplanens 5 målsætninger og de dertil knyttede indsatsområder og initiativer.

Leder af Tapperiet Susanne Madsen og musikskoleleder Thomas Winther deltager under punktet og præsenterer musikplanens 5 målsætninger.

Ad 1. Drøftet og godkendt.

Ad 2. Taget til efterretning.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at udvalget

1. godkender etablering og sammensætning af bestyrelse for Teaterbygningen
2. udpeger 2 repræsentanter fra Kultur- og Idrætsudvalget og 2 personlige suppleanter
3. anmoder Teknik- og Ejendomsudvalget om udpegning af 1 repræsentant og 1 personlig suppleant
4. godkender vedtægter for bestyrelsen
5. tager orientering om det videre arbejde med udmøntning af Teaterbygningens nye profil, målgruppe og fokus, til efterretning.

Kultur- og Idrætsudvalget bad den 4. november 2019 forvaltningen om at udarbejde oplæg til nedsættelse af en bestyrelse for Teaterbygningen.

Ad 1. Bestyrelsens sammensætning:
Forvaltningen indstiller, at der nedsættes en bestyrelse med virkning fra 1. januar 2020 med følgende sammensætning:

• 2 repræsentanter fra Kultur- og Idrætsudvalget
• 1 repræsentant fra Teknik- og Ejendomsudvalget
• 2 repræsentanter fra brugerne
• 1 repræsentant fra medarbejderne
• 1 repræsentant fra de frivillige medarbejdere

Hertil vælges suppleant for hver af de enkelte repræsentanter i bestyrelsen.

Bestyrelsens formål er at understøtte Kultur- og Idrætsudvalgets godkendte kulturprofil, målgruppe og fokus for Teaterbygningen. I overgangen frem til 1. januar 2020 kan det overvejes at nedsætte en interim bestyrelse, som alene består af de 3 politiske udpegede repræsentanter, som dermed kan understøtte den transformation, som Teaterbygningen skal i gang med.

Ad 4. Vedtægtens indhold:
Vedtægten beskriver udover bestyrelsens formål og sammensætning hvordan der afholdes valg, bestyrelsens mødevirksomhed og dens beføjelser.

Valg af repræsentanter for resten af denne byrådsperiode (frem til ultimo 2021)

Med henblik på hurtig igangsætning af bestyrelsens arbejde indstiller forvaltningen at Kultur- og Idrætsudvalget udpeger 2 repræsentanter og suppleanter til Teaterbygningens bestyrelse. Endvidere indstiller forvaltningen, at udvalget anmoder Teknik- og Ejendomsudvalget om at udpege 1 repræsentant og suppleant til bestyrelsen.

Teaterbygningen vil snarest gennemføre valg af medarbejderrepræsentant og suppleant for perioden frem til udgangen af 2021. Bestyrelsen vil sikre valg af repræsentant og suppleant for de frivillige medarbejdere for perioden frem til udgangen af 2021 i 1. halvår 2020. Se vedhæftede vedtægt for Teaterbygningens bestyrelse.

Ad 3. Det videre arbejde:
På baggrund af Kultur- og Idrætsudvalgets beslutning om en ny profil for Teaterbygningen, står institutionen overfor en forandringsproces i perioden fra ultimo 2019 og ind i foråret 2020.

I respekt for den kommende bestyrelse kan centrale drøftelser og beslutninger afvente til bestyrelsen er konstitueret i januar 2020. Men for at begynde og sikre en smidig og ordentlig overgang til Teaterbygningens nye profil og målgruppe vil Teaterbygningens ledelse allerede nu, mens Teaterbygningen er under renovation, tage kontakt til eksisterende brugere og give en rettidig orientering om ændringen, og endvidere igangsætte tiltag som understøtter Teaterbygningens nye profil.  

Overordnede tiltag, som sættes i gang:

• Omsætte og beskrive Teaterbygningens nye profil, målgruppe og fokus til konkrete operationelle kriterier.
• Tage kontakt til eksisterende brugere, som ikke længere er en del af Teaterbygningens målgruppe, så der orienteres rettidig og ordentligt. Herunder at få afdækket mulige omplaceringer af de aktiviteter, der falder uden for indholdsprofilen.
• Påbegynde indsatsen omkring etablering af partnerskabsaftaler med den nye målgruppe, som både omfatter allerede eksisterende aktører og nye aktører.

Ad 1, 3 og 4. Godkendt.

Ad 2. Kirsten Larsen (C) blev valgt til repræsentant med Osama Mohammad (A) som personlig suppleant, og Ken Kristensen (V) blev valgt som repræsentant med Thomas Kielgast (F) som personlig suppleant.

Ad 5. Taget til efterretning.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at udvalget tager orientering om konsulentudgifter og fokusområder til efterretning.

I den offentlige sektor er der en stigende tendens til, at opgaver bliver løst af konsulenter i forskellige sammenhænge. Dette er ikke nødvendigvis et problem, men det kræver, at der er 100 procent transparens i brug af konsulenter. Køge Kommune har derfor valgt at fremlægge en ny og meget omfattende oversigt, der viser kommunens brug af konsulenter samt hvilke styringsmæssige værdier, der gør sig gældende i vores brug af konsulenter.

Køge Kommune har i en årrække haft fokus på niveauet for anvendelse af eksterne konsulenter i den kommunale opgaveløsning med henblik på at sikre, at de kommunale velfærdsydelser løses i den rette kombination af pris og kvalitet. Anvendelse af konsulenter sker således efter en nøje vurdering. Dog er der en kontinuerlig overvejelse af, om anvendelsen af eksterne konsulenter sker efter hensigten, og om den økonomiske optimering af aftalerne er optimal for kommunen.

På baggrund heraf har direktionen valgt at gå to veje:

1. Udarbejde en helt ny og meget omfattende oversigt, der viser kommunes forbrug af konsulenter i forskellige kategorier.
2. Fastlægge 5 fokusområder for anvendelse af eksterne konsulenter, der har til formål at sikre en offentlig myndigheds, som Køge Kommunes, dokumentation af, at der hele tiden arbejdes med at sikre den optimale udnyttelse af konsulenters arbejde.

Økonomiudvalget har drøftet sagen i december 2019 og besluttet at fagudvalgene fremover 1 gang årligt tilsendes opgørelser af konsulentforbrug på eget område.

1. Oversigter og kategorier
Første halvdel af denne sag giver et nyt overblik over anvendelse af eksterne konsulenter på Kultur- og Idrætsudvalgets område samt hvilke konsulentfirmaer, der er brugt. Af vedlagte bilag fremgår det samlede eksterne konsulentforbrug samt en opgørelse over udvalgets eksterne konsulentforbrug.

Konsulentforbruget er i opgørelserne defineret som ekstern opgaveløsning inden for kategorierne:

• IT.
• Rekruttering, intern uddannelse og HR.
• Økonomi og effektivering.
• Organisationsanalyser.
• Medie og journalist.
• Tolk og mentor.
• Byggeri- og anlægsrådgivning.

Hver enkelt konsulentopgave, med en økonomisk værdi på min. 25.000 kr., er i udvalgsoversigterne kategoriseret inden for en af ovenstående 7 kategorier. Det fremgår ligeledes af oversigterne, om der er tale om obligatoriske, eksterne konsulentydelser (hvor anden ekstern myndighed e.l. har besluttet, hvem der skal løse opgaven).

Det skal understreges, at advokatudgifter ikke er medtaget i opgørelsen, da bistand med retssager mv. ikke vurderes som konsulentforbrug, men administrationen har også på dette felt et samlet overblik over forbrug.

2. De 5 fokusområder
Anden halvdel af sagen handler om direktionens ledelsesmæssige fokus på at sikre den bedste
optimering af brugen af konsulenter på driften. Direktionen har fastlagt følgende 5 fokusområder:

1. Sikre Transparens ved brug af konsulenter. Det er vigtigt, at der er så meget åbenhed som
   muligt om, hvor meget og hvilke konsulenter kommunen bruger. Herunder at direktionen
   også har det fulde overblik over forbruget, så der løbende kan foretages de rette
   ledelsesmæssige vurderinger af, om arbejdet med konsulenter sker på en tilfredsstillende
   måde.
2. Sikre gode priser ved brug af konsulenter. Ledelsen skal løbende vurdere, om afregningen
   af konsulenter er tilfredsstillende, eller det er muligt at optimere kontrakter, så kommunen
   kan få bedre konsulentpriser ved f.eks. at udlægge større konkurrence mv.
3. Vurdere mulighed for om rådgiveransvar kan skærpes. Mange konsulenter rådgiver om mange ting for kommuner og øvrige offentlige myndigheder. Dog viser det sig, at deres rådgivning indimellem er mangelfuld. I disse situationer skal det løbende vurderes, om kommunen kontraktuelt kan skærpe eksterne konsulenters ansvar. Dette fokusområde kan ikke alene løftes af Køge Kommune, men det
   skal undersøges hvad kommunen selv kan gøre for at skærpe rådgiveransvaret.
4. Sikre at udvælgelse af konsulenter altid sker sagligt. Det er vigtigt, at ledelsen i kommunen
   sikrer, at valg af konsulenter altid sker efter faglig og optimal udvælgelse.
5. Vurdere løbende om opgaver løses bedst af konsulenter eller internt. Direktionen skal med
   den nye oversigt over forbrug af konsulenter løbende vurdere, om opgaven bedst og billigst
   løses ved brug af eksterne konsulenter eller ved intern opgaveløsning. Altså om det i højere
   grad kan betale sig at insource opgaverne, frem for at de løses af eksterne konsulenter.

Kultur- og Økonomiforvaltningen anbefaler, at Kultur- og Idrætsudvalget tager opgørelsen over konsulentforbruget til efterretning.

Forvaltningen orienterede om status på musikbørnehave.

Forvaltningen orienterede om administration af Kulturtorvet.

Formanden orienterede om styregruppemøde vedrørende Borgring den 16. december 2019 og oplyste i forlængelse heraf, at Museum Sydøstdanmark på udvalgets møde i marts måned orienterer om Borgring og formidlingscenter.

Formanden oplyste, at renoveringen af taget på Teaterbygningen er forsinket.

Formanden oplyste, at Multihallen i Lellinge er gået i drift.

Formanden afholdt den 3. december 2019 møde med Køge Nord FC.

Formanden afholdt sammen med Kultur- og Idrætsudvalget stormøde om Den Maritime Halvø den 4. december 2019. 

Formanden afholdt den 20. december 2019 møde med Køge Maritime Modelbyggerlaug.

Formanden afholdt den 6. januar 2020 møde med Borup IF.