Referat af møde i Skoleudvalget

Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at Skoleudvalget fastlægger datoer for introduktion af nyt udvalg. Det indstilles, at introduktionen sker over to eftermiddage, hvor følgende datoer kan foreslås:

Onsdag den 28. februar kl. 14.00 - 18.00

Tirsdag den 6. marts kl. 14.00 - 18.00.

Børne- og Uddannelsesforvaltningen vil udarbejde et program, der sigter på at introducere til forvaltningens kerneopgaver, lovgrundlag, økonomi, største udfordringer, vigtigste aktører mv. Introduktionen vil også lægge op til en drøftelse af visioner for udvalgets arbejde.

Programmet vil afspejle Skoleudvalgets tilkendegivelser herom på mødet.

På Skoleudvalgets møde den 6. december 2017 orienterede Børne- og Uddannelsesforvaltningen om, at forvaltningen havde modtaget en henvendelse fra Kata Fonden om mulighed for at indgå i et ambitiøst og langsigtet skoleinitiativ, som går ud på at etablere et antal folkeskoler som naturfags-skoler.

Fonden havde på dette tidspunkt andre skoler fra et antal andre kommuner i spil, og da sagen ikke var afgjort af fonden, blev orienteringen til Skoleudvalget meget overordnet for ikke at bringe forstyrrelse ind i fondens beslutningsproces. Fonden har haft grundige samtaler med to Køge-skoler og en række andre skoler i andre kommuner. Fonden har nu valgt Køge Kommune og Herfølge Skole som fremtidig samarbejdspartner. Det er overfor fonden bekræftet, at skolen og forvaltningen indgår i det ambitiøse og langsigtede skoleinitiativ.

Køge Kommune og Herfølge Skole er blevet valgt af flere årsager. Dels har Køge Kommune et erhvervsliv, som man vurderer, der kan etableres et godt samarbejde med. Dels vurderer fonden Køge Kommunes skolevæsen som udviklingsorienteret og ambitiøst, og dels havde skolens ledelse præsenteret usædvanligt gode reflektioner over, hvordan man ønskede at indgå et et evt. samarbejde.

Kata Fonden ønsker at bidrage til at styrke den lokale naturfagsfødekæde til gavn for små og store virksomheder samt andre lokale aktører. Et centralt element i projektet er projektbaseret læring, der integrerer alle fag. Der gennemføres - efter et halvt års forberedelse - tre års uddannelse af skolens lærere - 1/3 af personalet hvert år. Personalet uddannes sammen med deres klassetrin, så skolens forskellige årgange følges ad med at blive en del af den nye måde at drive skole på.

Projektet ligger naturligt i forlængelse af skolevæsenets gennemførelse af det treårige, A.P. Møller-støttede, projekt Naturligvis, som er etableret sammen med Stevns og Faxe kommuner. Det ligger også i forlængelse af forvaltningens "Virksomhedssafari", som var en lærer-rundtur til virksomheder i kommunen for at inspirere til samarbejde. Der er også gennemført dialog mellem skoleledere og erhvervsfolk i forbindelse med oplæg fra virksomheden Haldor Topsøe.

Det skal også nævnes, at Køge Kommunes skolevæsen er bredt kendt for den årlige Iværksættermesse, hvor skolernes 7. klasser og deres lærere arbejder med iværksætter-projekter og innovation. Dette kulminerer i 2018 på en messe på Asgård Skole. Her udstilles en lang række af de vindende projekter, og eksterne dommere bedømmer projekterne og udpeger tre vindere. Dette projekt har bevågenhed fra såvel ministeriet og fra andre kommuner.

Her og nu glæder Herfølge Skole og Skoleafdelingen sig til at komme i gang med det udnytte denne enestående chance for samarbejde med Kata Fonden maksimalt.

På Skoleudvalgets møde den 15. august 2017 blev udvalget orienteret om TRIO-forløbet, som er et udviklingsarbejde for kommunens  TRIO-grupper, der består af leder, arbejdsmiljørepræsentant (AMR) og tillidsrepræsentant (TR) for hver skole/SFO. Målet med TRIO-forløbet er at styrke skolernes TRIO-samarbejde og dermed øge muligheden for at nedbringe fraværet - eller subsidiært fastholde et evt. lavt fravær. TRIO-forløbet involverer i alt 103 deltagere, da der på hver skole både er en TRIO-gruppe på skoledelen og SFO´en.

Skoleafdelingen har i tæt samarbejde med DLF, BUPL og en arbejdsgruppe fra skolelederne udarbejdet rammerne for forløbet. Centralt for TRIO-gruppernes arbejde er introduktion, afdækning og styrkelse af skolernes professionelle kapital.

Professionel kapital er en sammenhængende teori for, hvordan man kan opbygge gode læringsmiljøer. Der er ikke i udgangspunktet tale om et arbejdsmiljøredskab, men høj professionel kapital skaber højere trivsel. Professionel kapital består af 3 elementer: social kapital, human kapital, og beslutningskapital. Social kapital består af tillid, samarbejdsevne og retfærdighed set i forhold til kerneopgaven. Human kapital afdækker personlig viden, færdigheder og kompetencer. Beslutningskapital dækker evnen til at træffe fagligt begrundede professionelle valg i komplicerede situationer.

Hvordan er udviklingsarbejdet organiseret?
Udviklingsarbejdet indeholder fire faser:

• Spørgeskemaundersøgelse. Mål: afdækning af alle skolers professionelle kapital
• Workshop eftermiddag. Mål: indsigt i teorien bag professionel kapital
• Seminar. Mål: styrkelse af TRIO-gruppernes forståelse af skolens professionelle kapital og beslutning om to kerneområder, TRIO-gruppen vil arbejde med
• Workshop eftermiddag og det lange seje træk- Mål: implementering af to tiltag

Spørgeskemaundersøgelse

Forud for projektet har alle Køge Kommunes lærere og pædagoger besvaret et spørgeskema om deres oplevelse af skolens professionelle kapital. Spørgeskemaundersøgelsen bestod af 50 spørgsmål og besvarelserne var anonyme. Spørgsmålene tager udgangspunkt i landsdækkende kortlægninger af arbejdsmiljøet, hvorfor der kan sammenlignes med landstal, som dog dækker over forskellige brancher. Der blev foretaget to undersøgelser: en for skolen og en for SFO´en. Besvarelserne blev opgjort i en rapport for hver skole og SFO samt for det samlede skolevæsen. Rapporterne anvendes som inspirationsmateriale og som basis for den videre dialog og udvikling.

Workshop

Alle Køge Kommunes TRIO-grupper deltog i det tidlige efterår 2017 i en workshopeftermiddag, hvor tidligere arbejdsmarkedsforsker Tage Søndergaard Kristensen og konsulent fra DLF, Carsten Freundt holdt et grundlæggende teoretisk oplæg om begrebet "Professionel kapital". Oplægget var centreret omkring spørgsmålene "Hvorfor er professionel kapital relevant?" og "Hvad forstår man ved professionel kapital?"

Seminar

Alle TRIO-grupper var samlet til et seminar, der strakte sig over 2 dage. TRIO-grupperne havde fået udleveret deres skoles rapport en uge inden seminariet, og havde også inden seminaret drøftet, hvad de ud fra rapporten så af styrker og opmærksomhedspunkter. På seminariet fik TRIO-grupperne først et uddybende oplæg om professionel kapital ved Tage Søndergaard Kristensen. Dernæst fulgte en proces, hvor hver skole i løbet af dagen fik to sparringsrunder á 20 min. I den ene runde fik de sparring af Tage Søndergaard Kristensen, og i den anden runde fik de sparring af Skoleafdelingen. I det tidsrum, hvor de ikke fik sparring, arbejdede grupperne selv med de indsatser, som den enkelte TRIO-gruppe fandt relevant at gribe fat i og den respons, de havde fået i sparringsrunden. Dette arbejde understøttedes af to eksterne konsulenter.

Workshop

I starten af 2018 mødes alle TRIO-grupper til den sidste fælles temaeftermiddag. På mødet skal alle skoler præsentere deres handlingsplaner og drøfte fremtidige indsatser, bl.a. med fokus på styrkelse af profesionel kapital og opmærksomhed på sygefraværet.

Skoleafdelingens vurdering
Rapporterne giver et unikt billede af den enkelte skoles styrker og opmærksomhedspunkter. Skolerne og TRIO-grupperne har fået et godt faktuelt grundlag til at drøfte fremtidige indsatser. Grundlæggende har der såvel på den første workshop som seminaret været mange meget positive tilbagemeldinger på TRIO-forløbet. Tilbagemeldingerne er centreret omkring et højt fagligt input, tid til at tale sig ind på hinanden og dermed en mere grundlæggende fælles grund at stå på.

Skoleafdelingen har generelt et tæt samarbejde og dialog med de faglige organisationer. Både Skoleafdelingen og de faglige organisationer oplever, at det har været meget energigivende for TRIO-grupperne, at de har arbejdet sammen om at udvikle kerneopgaven. Dette har styrket samarbejdet både centralt og decentralt. For at den professionel kapital får et levet liv på skolerne, vil Skoleafdelingen løbende initiere processer, der dels fastholder TRIO-gruppernes arbejde med professionel kapital og dels fremme videndeling af best practice fra skolerne i Køge. Køge Kommunes egen trivselsmåling, der gennemføres i andet kvartal 2018, vil give nogle indikatorer på den professionelle kapitals udvikling.  

Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at

1. Skoleudvalget fremsender foreløbig masterplanen og procesplan til Teknik- og Ejendomsudvalget til orientering
2. Skoleudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet indstiller foreløbig masterplan og procesplan til godkendelse.

Skolerne har gennem længere tid over for Børne- og Uddannelsesforvaltningen påpeget, at skolernes bygningsmasse ikke i tilstrækkelig grad lever op til kravene til et opdateret og moderne skolevæsen. Med folkeskolereformen er der kommet nye fag, en længere skoledag og et ønske om en skoledag, der er mere varieret. Pædagogikken - og dermed krav til lokalers indretning - har ændret sig, og desuden er en del faglokaler ikke blevet renoveret og opdateret i mange årtier.

På et møde den 2. december 2016 mellem skoleudvalgsformanden og skolelederne blev spørgsmålet atter rejst, og på denne baggrund bad skoleudvalgsformanden forvaltningen om at komme med et oplæg til, hvordan denne sag kunne gribes an.

På mødet den 31. januar 2017 godkendte Skoleudvalget forvaltningens forslag om at lade et arkitektfirma gennemføre en undersøgelse og udarbejde en masterplan med henblik på at vurdere og prioritere de nødvendige bygningsmæssige tiltag i en plan med en længere tidshorisont. Masterplanen er et supplement til ETK’s tekniske gennemgang af bygningsmassen, der har fokus på ventilation, genopretning, energioptimering m.v.

Planen skulle blandt andet bygge på en dialogproces med skolerne og bidrag fra andre forvaltninger om behov i forhold til skolernes indretning, fx adgangsforhold fra fritidsbrugere, stormflodssikring, IT- og strøminfrastruktur m.v. Endelig skulle masterplanen indeholde en vurdering af elevtal i de forskellige geografiske områder og vurdering af behovet for evt. tilpasning af bygningskapacitet.

Den 3. maj 2017 godkendte Skoleudvalget en tidsplan for processen samt pejlemærker, der skulle sikre fokus på mulighederne for at bringe skolebygningerne til at være bygninger, der bl.a. understøtter inspirerende undervisningsmiljøer gennem opdaterede faglokaler, der styrker elevernes faglige udvikling og aktive deltagelse samt understøtte en god arbejdsplads for elever og ansatte i forhold til indretning, indeklima, akustik, æstetik og lys. Skoleudvalget blev den 15. august 2017 orienteret om, at KANT Arkitekterne vandt udbuddet om udarbejdelse af masterplanen.

Masterplanen indeholder overordnede anbefalinger, generelle anbefalinger samt specifikke anbefalinger pr. skole. For de fleste skoler er der projekter, der umiddelbart kan omsættes for et mindre beløb, og andre projekter kræver større investeringer.

Masterplanen er et inspirationsmateriale for såvel Skoleudvalg, skolebestyrelser samt medarbejderfora på skolerne til at drøfte opdatering af skolernes bygningsmasse. Skolebestyrelserne får mulighed for at kommentere masterplanen samt den specifikke anbefaling for den enkelte skole, hvorefter endeligt økonomisk overslag beregnes, således at det kan danne grundlag for en langsigtet prioritering i forhold til kommende anlægsinvesteringer.

Skoleudvalget fik den 1. november 2017 forelagt en foreløbig udgave af masterplanen (version 0). Masterplanen blev den 12. december 2017 forelagt Økonomiudvalget, som sendte sagen retur til Skoleudvalget med anbefaling om, at der udarbejdes procesplan for det videre arbejde til godkendelse i Byrådet inden masterplanen sendes til høring i skolebestyrelserne.

Forvaltningen foreslår følgende plan frem til Byrådets godkendelse af masterplanen:

3. januar 2018

Skoleudvalget indstiller procesplan til godkendelse i Økonomiudvalg og Byråd.

10. januar 2018

Teknik- og Ejendomsudvalget forelægges foreløbig masterplan og procesplan til orientering.

16. januar 2018

Økonomiudvalget forelægges foreløbig masterplan og procesplan til godkendelse.

23. januar 2018

Byrådet forelægges foreløbig masterplan og procesplan til godkendelse.

Ultimo januar 2018

Foreløbig masterplan sendes til høring i skolebestyrelserne.

Marts 2018

Endeligt økonomisk overslag beregnes på baggrund af høringssvar fra skolebestyrelserne.

April 2018

Endelig masterplan samt økonomisk overslag forelægges Skoleudvalget, Teknik- og Ejendomsudvalget, Økonomiudvalget samt Byrådet til godkendelse.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller

til Ejendoms- og Driftsudvalget, at

1. der gives anlægsbevilling på 35,567 mio. kr. til udførelse af vedligeholdelsesopgaver på de kommunale bygninger
2. prioriteringsliste for 2018 godkendes
3. prioriteringslisten sendes til orientering til øvrige relevante fagudvalg og derpå tilbage til udvalget for endelig prioritering.

til Økonomiudvalg og Byråd, at

1. der gives anlægsbevilling på 35,567 mio. kr. til udførelse af vedligeholdelsesopgaver på de kommunale bygninger.

Ejendoms- og Driftsudvalget den 20. december 2017:
Ad. 1. Godkendt (bevilget).
Ad. 2. Godkendt.
Ad. 3. Godkendt med bemærkning om, at prioriteringslisten sendes til orientering og evt. kommentering til øvrige relevante fagudvalg.

Nærværende anlægsprojekt omfatter løbende genoprettende vedligeholdelsesopgaver for alle Køge Kommunes ejendomme.

Der tages udgangspunkt i den rapport over vedligeholdelsesmæssigt efterslæb på kommunens bygninger, som blev fremlagt for Ejendoms- og Driftsvalget som punkt 86 på mødet den 21. juni 2017.

Midlerne anvendes eksempelvis til udskiftning af tage, vinduer/døre, tekniske anlæg (fx ventilation), renoveringer samt genoprettende vedligehold på øvrige bygningsdele.

Genopretningsopgaverne er som udgangspunkt behovsprioriteret fra 1 til 5, som det fremgår af ovennævnte rapport:

1. Nybygget
2. Lidt slidt
3. Slidt
4. Defekt
5. Sikkerheds- eller sundhedsrisiko

På baggrund af mængden af opgaver med prioritet 5 og 4 vurderes det, at der i 2018 ikke vil blive udført opgaver med prioritet 3 eller 2.

Prioriteringen er sket på tværs af fagforvaltningsområderne og er drøftet i og godkendt af Direktionen. De af Teknik- og Miljøforvaltningen indstillede opgaver fremgår af vedhæftede forslag til prioriteringsliste for 2018.

I forbindelse med Køge Kommunes aftale om budget 2018-2021 har forligspartierne ønsket, at forvaltningen afdækker mulighed for, i hvilket omfang genopretningsmidler anvendes til energirigtige forbedringer, som kan lånefinansieres, hvor låneoptaget efterfølgende reinvesteres til genopretning af kommunens bygninger.

Forvaltningen har igangsat arbejdet med ovennævnte afdækning og forventer i løbet af foråret 2018 at kunne fremlægge en sag.

Endvidere gøres opmærksom på, at en taggennemgang/renovering af bygninger i begyndelsen af året kan afstedkomme ændringer i behovsprioriteringen. Forvaltningen vender i givet fald tilbage til udvalget herom.

Økonomisk Afdeling bemærker, at der søges anlægsbevilling på 35,567 mio. kr. Den budgetterede kassebeholdning vil ikke blive påvirket, da der er afsat rådighedsbeløb i budget 2018. Herudover skal det bemærkes, at anlægsprojektet indgår i beregningen af anlægsloftet, og der er en risiko for overskridelse af vedtaget anlægsniveau i budgettet.

Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at

1. Skoleudvalget drøfter og godkender den økonomiske redegørelse pr. december 2017 for budget 2018, hvoraf det fremgår, at budgettet forventes i balance efter et par budgetneutrale omplaceringer.
   
   
2. Skoleudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler følgende budgetneutrale omplaceringer:
   
   a) 203.000 kr. til Skoleudvalget fra Økonomiudvalget, grundet projekt Tryghed i Køge, det gælder for 2018 og overslagsårene,
   
   b) -27.000 kr. fra Skoleudvalget til Økonomiudvalget, grundet PPR's andel af bilflåden, det gælder for 2018 og overslagsårene.

Budgetårets første økonomiske redegørelse - der for budget 2018 foretages pr. december 2017 - drejer sig i første række om en vurdering og kvalitetssikring af de forudsætninger, der oprindelig er lagt til grund for budgetlægningen. Desuden foretages der ved første økonomiske redegørelse en række budgetneutrale omplaceringer mellem udvalgene og de enkelte aktivitetsområder.

Vurdering og kvalitetssikring af forudsætningerne for budget 2018
I forbindelse med budgetlægningen for 2018, er der indarbejdet korrektioner til udvalgets ramme på forskellige områder. Det gælder blandt andet på områderne for modtageklasser, befordring, specialskoler samt private- og efterskoler.

Forvaltningen vurderer, at der risiko for begrænset underbudgettering på enkelte områder, men det er pt. sandsynligt, at det kan finansieres indenfor udvalgets ramme. Eksempelvis vil det kunne finansieres vha en optimal klassedannelse til det nye skoleår 2018-2019, og derfor har forvaltningen ikke pt. indstillet til tillægsbevillinger.    

Modtageklasser
I forhold til modtageklasser skelnes der imellem det niveau, som var det oprindelige niveau i Køge Kommune, og det niveau som er ekstra pga. stigende antal flygtninge. Det oprindelige niveau - basis niveauet - er forsat 4 modtageklasser, og der ud over er der indarbejdet 2 ekstra modtageklasser i budgettet. Det er forvaltningens vurdering, at der primo 2018 vil være behov for at oprette en ekstra modtageklasse til flygtninge. Det udløser en merudgift på ca. 0,8 mio. kr.

Befordring
Budget 2018 til befordring ligger forholdsvis tæt på det forventede udgiftsniveau i 2017. Det er umiddelbart forvaltningens vurdering, at der kan være tale om en begrænset underbudgettering på op til 0,5 mio. kr. 

Specialskoler
Specialundervisningsområdet er pt. usikkert. Det er forvaltningens vurdering, at der vil være bedre data grundlag efter den store visitationsrunde i foråret. Det skal bemærkes, at udgiftsniveauet på Familiecenter Køge kan have afledt konsekvens for forbruget på dette område. Det skyldes, at skoletilbud kombineret med behandling er en del af specialskoleområdet.

Privatskoler
I forbindelse med budgetlægningen blev det forudsat, at den stigende tendens på privatskoleområdet havde toppet. Det blev forudsat, fordi Køge Kommunes andel af elever på privatskoler var ved at nærmere sig sammenlignelige kommuner. Det viser sig efter optælling af elever pr. 5. september 2017, at den forudsætning var rigtig, men der er udfordringer med prissiden. 

Der forventes 1.259 elever, dvs. 3 elever færre end forudsat i budgettet. Prisen pr. elev forventes imidlertid at være ca. 1.500 kr. højere end forudsat i budgettet. Der forventes 452 børn i fritidstidstilbud og dvs. 25 flere end forudsat i budgettet, men prisen pr. barn forventes ca. 1.600 kr. lavere end forudsat i budgettet. Samlet skønner forvaltningen, at der er underbudgetteret med ca. 1,3 mio. kr. Det skal bemærkes, at der er regnet med de takster, som indgik i finanslovsforslaget.

Efterskoler
Det er forvaltningens vurdering, at budget 2018 til efterskoler er retvisende. 

Budgetmæssige omplaceringer
Projekt Tryghed i Køge drives af SSP, men er ved en fejl blevet placeret på Økonomiudvalget. Der er behov for at korrigere, således at projektet permanent flyttes fra Økonomiudvalget til SSP under Skoleudvalget.  

PPR har været i besiddelse af en bil, som nu skal indgå i den fælles bilflåde. Der er derfor behov for at omplacere 27.000 kr. fra PPR på Skoleudvalget til Økonomiudvalget. Det har virkning både i 2018 og overslagsårene.