Referat af møde i Skoleudvalget

Børne og Uddannelsesforvaltningen har undersøgt muligheder og behov for digitale betalinger på skoleområdet. Det er sket på baggrund af en henvendelse fra Kirstinedalsskolen, hvor skolebestyrelsen, inspireret af bl.a. Roskilde Kommune, har drøftet muligheden for et elevbetalingskort.

Forvaltningen har set denne opgave som en anledning til at komme et skridt videre med Køge Kommunes Digitaliseringsstrategi for børn og unge (vedtaget af Skoleudvalget den 10. august 2016). Af strategien fremgår det blandt andet, at børnene skal forberedes til fremtiden og den digitale udvikling, som de er en del af. Det gælder i selve undervisningen, men også i den lidt større kontekst, eksempelvis digitale betalingsformer. Det gælder særligt for de unge på 13 år med adgang til betalingskort (udstedt af banker), fordi det efterhånden er blevet uvant for dem at håndtere kontanter.

Status er, at der i Køge Kommune kun er et fåtal af enhederne på skoleområdet, som har indført en løsning med betalingskort via smartphone (Mobilepay) (se bilag om kiosksalg/skoleboder på skolerne). Der er dermed et udviklingspotentiale med hensyn til at komme fra manuelle arbejdsgange imod digitale løsninger, som er en del af strategien. Flere digitale betalinger frem for kontante kasser vil i øvrigt kunne lette arbejdet i forhold til overholdelse af reglerne i Køge Kommunes Økonomiske Styringsprincipper med hensyn til afstemning af kasser og lignende.

For at afdække behovet for et eventuelt elevbetalingskort i Køge Kommune har forvaltningen været i dialog med repræsentanter fra skole- og fritidsområdet (Ellemarksskolen og Kirstinedalsskolen), og som det fremgår af bilaget, er der foretaget en undersøgelse på de 16 skoler. Derudover har der været afholdt et møde med en mulig leverandør af et elevbetalingskort.

På den baggrund kan Børne- og Uddannelsesforvaltningen konstatere, at

• et umiddelbart skøn over etableringsudgifterne på et elevbetalingskort til alle elever i skolerne er vurderet til 0,4 mio. kr. og dertil kommer løbende driftsudgifter
• implementering af et elevbetalingskort til alle elever på en skole kun er relevant for de 4-5 skoler, som har en skolebod
• der i SFO'erne ikke er dagligt salg af fornødenheder, men det forekommer i forbindelse med arrangementer, f.eks. sommerfester eller lignende. Her kan det være børn eller eller personale, som står ved boder og modtager kontanter. I sådanne situationer vil et elevbetalingskort kunne erstatte kontanter, men antallet af salgssteder vil dermed være begrænset til antallet af indkøbte elevkort-terminaler
• der er et potentiale i forhold til implementering af Mobilepay på klubområdet og som supplement til kontantbetaling i skoleboderne.

I ungdomsklubber med kiosksalg er der behov for digitale betalingsmuligheder, men forvaltningen vurderer, at det behov kan afhjælpes ved en generel implementering af Mobilepay, hvilket vil blive understøttet fra forvaltningens side. Skoler med skolebod vil ligeledes blive understøttet i implementering af Mobilepay. Skoleelever under 13 år må fortsat betale kontant i skoleboden.

Forvaltningen vil løbende holde øje med udviklingen. Det gælder eksempelvis væsentlige ændringer af behovet, eller hvis der bliver udviklet nye digitale betalingsløsninger til børn under 13 år.  

Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at

1. Skoleudvalget, Teknik- og Ejendomsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet tager til efterretning, at arbejdet med masterplan for opdatering af skolernes bygningsmasse afsluttes.
2. Skoleudvalget godkender, at forvaltningen udarbejder oplæg til faglige anlægsbehov med udgangspunkt i konklusionerne i masterplanen.

Skolerne har gennem længere tid påpeget, at skolernes bygningsmasse ikke i tilstrækkelig grad lever op til kravene til et opdateret og moderne skolevæsen. Med folkeskolereformen er der kommet nye fag, en længere skoledag og et ønske om en skoledag, der er mere varieret. Pædagogikken - og dermed krav til lokalers indretning - har ændret sig, og desuden er en del faglokaler ikke blevet renoveret og opdateret i mange årtier.

På den baggrund besluttede Skoleudvalget at lade firmaet KANT Arkitekter gennemføre en undersøgelse og udarbejde en masterplan med henblik på at vurdere og prioritere de nødvendige bygningsmæssige tiltag i en længere tidshorisont.

Byrådet godkendte den 23. januar 2018 foreløbig masterplan samt procesplan. I mellemtiden er det besluttet, at det hidtidige arbejde med masterplaner erstattes af arbejdet med faglige anlægsbehov, jf. budgetvejledning for budget 2019-22. Af respekt for den aftalte proces fremlægges masterplanen nu, hvorefter arbejdet afsluttes, og konklusionerne indgår i det fremtidige arbejde med faglige anlægsbehov. Masterplan og økonomisk overslag er vedlagt som bilag.

KANT Arkitekternes materiale er et inspirationsmateriale til at drøfte skolernes faglige anlægsbehov. Planen indeholder en gennemgang af skolernes bygningsmasse, men udelukkende i forhold til de pædagogiske ændringer, fx faglokaler og differentierede læringsrum, der bør gennemføres. Materialet er således et supplement til ETK’ s tekniske gennemgang af bygningsmassen, der har fokus på ventilation, genopretning, energioptimering m.v. Masterplanen indeholder overordnede anbefalinger, generelle anbefalinger samt specifikke anbefalinger for de enkelte skoler.

I perioden februar - marts 2018 har skolebestyrelserne haft mulighed for at kommentere materialet fra KANT Arkitekter. Kendetegnende for alle skolebestyrelsers kommentarer er, at de primært forholder sig til de specifikke anbefalinger for egen skole. Derudover udtrykker flere skolebestyrelser tilfredshed med, at der sættes fokus på behovet for modernisering og opdatering af skolernes bygningsmasse, så skolerne kan leve op til nutidens undervisningskrav. Skolebestyrelsernes kommentarer er vedhæftet som bilag.

Forvaltningen har i kommenteringsperioden erfaret, at ikke alle bygninger, der er i brug til SFO-virksomhed, er medtaget i arkitektfirmaets plan.

I forbindelse med afsættelse af anlægsbudget til formålet vil forvaltningen udarbejde forslag til prioritering. Denne vil tage udgangspunkt i de mest nødvendige opdateringer ud fra et pædagogisk perspektiv (fx af faglokaler), muligheden for afhjælpning af kommende kapacitetsudfordringer og i øvrigt den mest hensigtsmæssige timing i forhold til større planlagte vedligeholdsarbejder mv. Forslagene vil endvidere kunne medtage inddragelse af tilhørende bygninger (SFO-lokaler). I det omfang der prioriteres midler til en skole, vil den pågældende skolebestyrelse blive inddraget i den videre proces.

Børne-  og Uddannelsesforvaltningen indstiller til Skoleudvalget, at

1. drøfte hvorvidt der skal arbejdes videre med faglige anlægsbehov på udvalgets område
2. såfremt der ønskes arbejdet med faglige anlægsbehov fremsættes input til faglige anlægsbehov.

I forbindelse med Budgetvejledningen 2019-22 har Byrådet besluttet, at faglige anlægsbehov erstatter Masterplaner. Udvalget skal derfor beslutte, hvorvidt der skal arbejdes videre med faglige anlægsbehov og i så fald, hvordan det videre arbejde skal være. Ved faglige anlægsbehov forstås anlæg, der:

• er begrundet i et fagligt behov,
• der er nødvendige for at løfte/varetage de lovgivningsmæssige krav eller
• der opstår i forbindelse med omstilling/effektivisering.

Der er i Budgetvejledningen 2019-22 besluttet en anlægsramme på 145 mio. kr., hvoraf der er afsat 40 til vedligeholdelsesudgifter og 40 mio. kr. til Jordforsyningen. Derved er der en resterende anlægsramme på 65 mio. kr. til øvrige anlæg, hvoraf ca. 40 mio. kr. allerede er disponeret til igangsatte anlæg eller anlæg, der følger af kapacitetsbehov, og som derfor kun svært kan omprioriteres. Den herefter resterende ledige anlægsramme på ca. 25 mio. kr. pr. år er allerede godt og vel disponeret i sidste års budgetlægning, hvorfor eventuelt nye faglige anlægsbehov, der ønskes opprioriteret, vil fordre, at andre anlægsprojekter i budgetlægningsprocessen prioriteres ud af den eksisterende anlægsplan.

Såfremt udvalget beslutter at arbejde videre med faglige anlægsbehov, vil forvaltningen udarbejde udkast og præsentere det på udvalgsmødet i august måned. Faglige anlægsbehov udarbejdes i vedlagte skabelon.

Forvaltningen anbefaler, at udvalget giver input til faglige udviklingsbehov, så disse kan medtages i august.

I budgetvejledningen 2019-22 er det besluttet at Køge Kommune – ud over eventuelle oversigter over faglige anlægsbehov - fortsat udarbejder følgende planer:

• Vedligeholdelsesplaner der fastsætter et måltal for niveauet.
• Kapacitetsprognosen indarbejdes administrativt i budgetforslaget

Efter eventuel udarbejdelse af faglige anlægsbehov i udvalgene, er det op til de enkelte partier at bære forslag ind til drøftelse i forbindelse med budgetforhandlingerne i august.

På byrådsmødet den 19. december 2017 blev det besluttet at give et rådighedsbeløb og bevilling på 0,8 mio. kr. til yderligere undersøgelser og kvalitetssikring af budget, skimmelomfang og økonomi i forbindelse med renovering af Vemmedrup Skole. Byrådet tog den 20. marts 2018 kvalitetssikret budget for skimmelrenovering af Vemmedrupskolen til efterretning.

For at sikre bedst mulige belysning af sagen arbejder forvaltningen med at beregne omkostningerne i forbindelse med forskellige scenarier for mulige skoletilbud. Udgangspunktet herfor er elevtalsprognoserne, hvor det forventes, at Vemmedrupskolen fra 2023/24 kun vil have et spor på 0. – 6. årgang. Fra 2026/27 forventes kun ét spor på alle årgange, hvorfor alle scenarier tager udgangspunkt i en et-sporet skole.

Konkret undersøger forvaltningen følgende mulige skoletilbud:

• Renovering af skolen til en et-sporet skole 0. - 6. klasse
• Renovering af skolen til en et-sporet skole 0. - 9. klasse
• Nybygning af skolen til en et-sporet skole 0. - 6. klasse
• Nybygning af skolen til en et-sporet skole 0. - 9. klasse
• Sammenlægning af Vemmedrupskolen og Skovboskolen

I den sidste del af prognoseperioden vil der være tale om høje klassekvotienter, hvilket betyder, at små forskydninger vil kunne udløse yderligere klasser, hvorfor det er nødvendigt at overveje bygningsmæssige løsninger, der giver mulighed for fleksibilitet ift. antal klasser.

Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at Skoleudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget og Byrådet godkender:

1. En netto tillægsbevilling på 6,0 mio. kr.
2. Omplaceringer af passive tjenestemænd til Økonomiudvalget på -4,4 mio. kr.
3. Omplaceringer af IT til Børneudvalget på -0,1 mio. kr.
4. Omplacering af midler til leje og drift på Campus til Teknik- og Ejendomsudvalget på 1,3 mio. kr.
5. En tillægsbevilling af tekniske ændringer på 0,1 mio. kr. i henhold til redegørelsen.

2. økonomiske redegørelse for Skoleudvalget viser, at udfordringerne er stigende i forhold til det, som blev estimeret ved den 1. økonomiske redegørelse. Det skyldes primært et generelt stigende behov på specialområdet. Til denne redegørelse estimeres budgettet derfor at være i ubalance.

Det er forvaltningens vurdering, at det forventede merforbrug ikke umiddelbart kan finansieres indenfor Skoleudvalgets ramme, og forvaltningen indstiller derfor til en tillægsbevilling på netto 6,0 mio. kr.

Der søges om tillægsbevillinger til følgende områder

Netto mellemkommunal folkeskole

På det mellemkommunale område er der netto merudgifter til specialklassetilbud og støtte på folkeskoleområdet i andre kommuner på 1,0 mio. kr.

Modtageklasser
Som varslet ved den 1. økonomiske redegørelse er der behov for ekstra midler til modtageklasser, i forhold til hvad der er afsat i budget 2018. Der bliver oprettet en ekstra klasse efter sommerferien. De ekstra 5 måneder generer et merforbrug på 0,4 mio. kr.

Befordring
Bogføringen på befordring til almen skolebus varierede ret kraftigt i de sidste 5 måneder af år 2017. Hvor der i august og september kun blev bogført for omkring 0,3 mio. kr. pr. måned, blev der bogført ca. 1,1 mio. kr. i både oktober og november, og alene i december måned blev der bogført over 2 mio. kr. I 2018 er der kun bogført for et par tusind i januar og februar, mens der er bogført for 1,5 mio. kr. i marts måned. Forvaltningen har gennemgået de enkelte bogføringer og har efterfølgende foretaget beregninger af forskellige scenarier. På den baggrund er estimatet til almen skolebusbefordring opjusteret yderligere siden 1. økonomiske redegørelse. Der er nu forventning om et merforbrug på 1,7 mio. kr.  

Specialskoleområdet
Den store årlige visitationsrunde er afholdt i marts måned 2018, og på den baggrund har forvaltningen et forholdsvis sikkert datagrundlag for estimatet. I 2017 oplevede forvaltningen en forholdsvis kraftig stigning i antallet af elever, visiteret til skoletilbud kombineret med behandling. Den stigning er fortsat ind i 2018 og det er den primære årsag til merforbruget på specialskoler. Der er forventning om et merforbrug på specialskoler på 5,0 mio. kr.

Privatskoler
Som beskrevet i 1. økonomiske redegørelse er der underbudgetteret med 1,4 mio. kr. på privatskoler. Det skyldes en stigning i takstprisen.

Foranalysen (effektivisering) genererer et mindreforbrug på 0,1 mio. kr.

Klassedannelsen (0.-klasse samt lidt justeringer) er beregnet til et mindreforbrug på 0,7 mio. kr.

I forbindelse med gennemgang af det samlede budget er der fundet samlet mindreforbrug på 2,7 mio. kr.

Der søges om budgetneutrale omplaceringer
Der er behov for nogle tekniske korrektioner i budget 2018. Derfor indstilles til budgetneutrale omplaceringer med en nettovirkning på minus 5,9 mio. kr.

Der henvises til bilaget for yderligere forklaring.