På Skoleudvalgets møde den 6. december 2017 blev der i forbindelse med behandling af en sag vedr. bortfald af tilskud til digitale læremidler fremsat ønske om at få forelagt en orientering om de samlede økonomiske udfordringer på it-området.
På udvalgets møde den 13. marts 2018 blev der truffet beslutning om ansættelse af en projektleder for implementering af den nye kommunikationsplatform for skoler og dagtilbud, AULA. Af sagsfremstillingen fremgik bl.a., at forvaltningen ville fremlægge en sag om opgradering af de IT-løsninger mv., som vil være en forudsætning for, at AULA kan implementeres og ibrugtages som forventet.
Der vedlægges notat med uddybning af de enkelte punkter.
De samlede økonomiske udfordringer på it-området
De økonomiske udfordringer på it-området knytter sig en række forskellige indsatsområder/projekter. Udfordringerne på hvert område samt mulighederne for at justere på det aktuelle niveau og finansieringen er beskrevet nærmere i det vedlagte notat. I korte træk ser situationen ud som følger:
Hardware til elever og personale
Udfordringen på området knytter sig primært til, at computere mv. til elever, lærere og pædagoger samt digitale AV løsninger over årene delvist er anskaffet via engangsbevillinger og statslige tilskud. Det betyder, at den aktuelle bestand ikke vil kunne genanskaffes ud af det driftsbudget, der er til rådighed.
Med henblik på opretholdelse af det nuværende niveau vil driftsbudgettet skulle tilføres 3,3 mio. kr./år. En absolut minimumsløsning, der vil ikke vil gøre det muligt at forfølge målsætninger og ambitioner i den gældende digitaliseringsstrategi, vil også forudsætte yderligere budget i størrelsesordenen 1,2 mio. kr./år.
Drift og support af skole IT
Drift og support af skolernes IT løses i en kombination af It-afdelingen, Skoleafdelingen og decentralt på skolerne. Den betydelige vækst på området gennem de seneste år i såvel anvendelse af IT-løsninger som mængden af hardware er ikke blevet modsvaret af en tilsvarende styrkelse af drift og support. Konsekvensen er dels udfordringer med afvikling af en digitalt baseret undervisning, prøveafholdelse mv., dels en nødvendig men uhensigtsmæssig allokering af lokale resurser på skolerne.
En løsning hvor der disponeres med 13 fuldtidsstillinger på skolerne (en hel stilling på hver af de større skoler) vil i givet fald forudsætte yderligere budget i størrelsesordenen 4 mio. kr./år.
Software - digitale læremidler
Der er de seneste år givet et statsligt tilskud til anskaffelse af digitale lærermidler, hvor staten inden for en ramme har medfinansieret 50% af udgiften. Tilskuddet har i Køge Kommune været prioriteret til anskaffelse af en række digitale lærermidler samlet i en fælles 'Køge-pakke'.
Med bortfaldet af statstilskuddet vil der ikke længere være mulighed for at basere undervisningen på den hidtidige mængde digitale løsninger, og lærerne vil i højere grad selv skulle planlægge undervisningsforløb.
opretholdelse af Køge-pakken i sit nuværende omfang vil forudsætte yderligere budget i størrelsesordenen 0,8 mio. kr./år.
AULA - Kommunikationsplatformen
På udvalgets møde den 13. marts 2018 blev der truffet beslutning om ansættelse af en projektleder for implementering af AULA. Men der udestår at blive taget stilling til, hvordan de konkrete opgaver forbundet med selve implementeringen samt understøttelse af den efterfølgende anvendelse af løsningen finansieres.
I de første år vil der dels være tale om udgifter til projektledelse, overflytning af data fra gammelt til nyt system, uddannelse af og tid til superbrugere mv. På sigt vil udgifterne primært være knyttet til central og lokal support, superbrugere mv.
Ift. Skole-Intra, som AULA afløser, er der aktuelt budgetteret med licensudgifter på 0,3 mio. kr. og et personaleresurseforbrug anslået til 0,7 mio. kr. I alt 1,0 mio. kr.
En opgørelse af det samlede resurseforbrug jf. erfaringer fra andre kommuner for den anbefalede implementering af AULA giver et finansieringsbehov på 5,9 mio. kr. det første år faldende til 1,9 mio. kr./år det efterfølgende år og på sigt 0,6 mio. kr./år. Heri er det første år indregnet værdien af det meget betydelige forbrug af personaletimer decentralt til bl.a. overflytning af data og uddannelse i brug af AULA.