Skoleudvalget besluttede den 4. november 2015, at Køge Kommune skulle tilslutte sig den fælleskommunale aftale om implementering af en kommunikationsplatform for skoler og dagtilbud. Platformen kaldes Aula og er en del af Brugerportalsinitiativet. Brugerportalsinitiativet (BPI) er et fællesoffentligt initiativ, som omfatter etablering af et samlet digitalt univers for børn og pædagogisk personale på skoler såvel som for dagtilbud, forældre og ledelse.
KOMBIT har gennemført fælleskommunalt udbud, og der er indgået kontrakt med Netcompany om udvikling af Aula, bistand til implementering mv. Den enkelte kommune har ansvaret for at implementere Aula på kommunens skoler og dagtilbud.
Aula er fortsat under udvikling. På skoleområdet sker implementeringen marts-juni 2019 til ibrugtagning efter sommerferien 2019. På dagtilbudsområdet implementeres Aula i marts-juni 2020.
Den overordnede målsætning med Aula er en moderne intuitiv kommunikationsplatform for skoler og dagtilbud med en udpræget grad af brugervenlighed, høj grad af innovation og tilstrækkelig sikkerhed.
Funktionaliteterne i Aula omfatter bl.a. kalender, beskedfunktion, komme/gå-funktion og sikker fildeling.
Implementering
KOMBIT's implementeringsmodel er vedhæftet som bilag og viser opstart, planlægning, udrulnings- og uddannelsesforløb for skoleområdet. Modellen giver et overblik over kommunens hovedopgaver for implementering af Aula med overordnet angivelse af tidspunkter. På dagtilbudsområdet sker der en tidsmæssig forskydning.
En vigtig opgave i implementeringen er, at skoler og dagtilbud får flyttet udvalgte, vigtige og nødvendige data fra eksisterende systemer, fx SkoleIntra, til Aula, således at der ikke sker tab af vigtig viden og information. Dette arbejde er påbegyndt.
En anden vigtig opgave er uddannelse af medarbejdere. Uddannelse af kommunens superbrugere og administratorer bliver varetaget af Netcompany og er inkluderet i kommunens betaling for Aula. Uddannelse af øvrige medarbejdere – pædagogisk personale, administrative medarbejdere, ledere og vejledere i skoler og dagtilbud samt forvaltningen - varetages af kommunerne selv. Elever og forældre skal selv tilegne sig viden om, hvordan de anvender Aula på grundlag af informationsmateriale fra Netcompany.
Kommunerne har endvidere opgaven med at levere 1st-level-support til medarbejdere, elever og forældre. Ligeledes skal det sikres, at der er de nødvendige og tilstrækkelige IT-løsninger til rådighed.
Organisering
Forvaltningen har besluttet en model for projektorganisering med projektgruppe, styregruppe og følgegruppe med deltagelse af relevante interessenter herunder forældrerepræsentanter, faglige organisationer samt øvrige samarbejdspartnere.
Hver kommune har ansvaret for at gennemføre en række aktiviteter i styringen af implementeringen, og kommunen skal udpege en projektleder, der er ansvarlig for kommunens udførelse af opgaver med implementering.
Projektlederen har bl.a. til opgave at sikre, at følgende aktiviteter udføres:
- Projektetablering i kommunen med involvering af skole, dagtilbud og it/digitalisering vedrørende bl.a. udførelse af mål, værdiskabelse, projektbeskrivelse, forandringsledelse, organisering, ressource-allokering og krav til kommunens it-infrastruktur (fx trådløst netværk i institutionerne)
- Udarbejdelse af kommunal plan for implementering, herunder uddannelse, udrulning og datamigrering baseret på leverandørens planer
- Strategi for brug af Aula (hvem skal bruge Aula, og hvordan ønsker vi, de bruger Aula?)
- Udarbejde input til budgetlægning og allokering af ressourcer centralt på skoler og for dagtilbud
- Styring af forberedelse af implementeringen på kommunens skoler og i dagtilbud
- Styring af oprydning og flytning af data
- Styring af ibrugtagning på kommunens skoler og i dagtilbud
- Koordinering af videndeling og support mellem skoler og dagtilbud
- Udarbejdelse af plan for kommunikation og information til skole, dagtilbud og brugere
- Koordinering af arbejdet med superbrugerne og tilmelding af nye til kursus hos leverandøren.
Implementeringen af Aula er en omfattende opgave, der vil kræve et væsentligt ressourcetræk i skoler og dagtilbud samt i forvaltningen. Ligeledes stiller Aula krav til IT-løsninger på skoler og i dagtilbud, som kun delvist kan honoreres på nuværende tidspunkt.
Forvaltningen anbefaler, at Køge Kommune i lighed med andre kommuner ansætter en projektleder til varetagelse af projektlederopgaven, som ikke kan løftes med eksisterende personaleressourcer. KOMBIT’s anbefaling har været, at kommunerne allerede i 2017 udpegede en projektleder, og en lang række kommuner har da også allerede ansat en projektleder til opgaven. Børne- og Uddannelsesforvaltningens vurdering har imidlertid været, at opgaven i opstartsfasen kunne løses med de eksisterende personaleressourcer, men også at det er nødvendigt, at der nu ansættes en projektleder, idet opgaven har nået et væsentligt større omfang.
Forvaltningen fremlægger i en særskilt sag behov for opgradering af IT-løsninger mv., som er nødvendige for, at AULA kan implementeres og ibrugtages som forventet. Herunder vil også anskaffelses- og driftsomkostninger samt omkostninger til uddannelse af medarbejdere mv. fremgå.