Referat af møde i Skoleudvalget

Den 06.03.2019 kl. 18:00 i Byrådsstue Iver Huitfelt


Indholdsfortegnelse


Lukkede Punkter


Deltagere:

Anders Ladegaard Bork, (O)
Helle Poulsen, (V)
Jacqueline Sporon-Fiedler, (F)
Mads Andersen, (C)
Pernille Sylvest, (A)
Selim Balikci, (A)

Afbud:

Jeppe H. Lindberg, (I)

24.   Godkendelse af dagsorden


Beslutning
Godkendt.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


25.   Budgetanalyser - status marts 2019


Indstilling
Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at Skoleudvalget tager orientering om status på budgetanalyser til efterretning.
Baggrund og vurdering

På Skoleudvalgets møde i november 2018 godkendte Skoleudvalget igangsætningen af arbejdet med budgetanalyser med henblik på at finde ca. 13 mio. kr. i budgetbesparelser fra 2020 og frem.

Forvaltningen vil frem til forsommeren 2018 løbende fremlægge analysebeskrivelser, for-analyser og analyser af udpegede områder

  • administration, ledelse og organisering centralt og decentralt (tværgående)
  • skole-/dagbehandlingstilbud (tværgående)
  • mulighederne for samling af visitationsudvalg (tværgående)
  • inklusion og incitamentsstruktur
  • optimering af antallet af klasser ved justering af skoledistrikterne
  • PPR, opgaver, bemanding mv.

Forventet tidspunkt for forelæggelse for Skoleudvalget fremgår af bilag.

Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)
Bilag

Til toppen


26.   Budgetanalyser - For-analyse - Administraion, ledelse og organisering (Lukket punkt)


Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


27.   Budgetanalyser - For-analyse - PPR, opgaver og benchmark


Indstilling

Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at Skoleudvalget:

  1. drøfter for-analysen af Køge Kommunes Pædagogisk psykologiske rådgivning (PPR) med henblik på beslutning om den videre proces
  2. særskilt tager stilling til gennemførelse af yderligere analyse af tale-høre samt fysio-/ergoterapeut- området med henblik på at afdække mulighederne for at opnå besparelser gennem en ændret organisering af indsatsen.
Baggrund og vurdering
Forvaltningen har gennemført en primært beskrivende analyse af PPR i Køge Kommune. Der er som led i analysen set på organiseringen af PPR i en række andre kommuner med henblik på eventuelle sammenligninger. Her kan det konstateres, at faggruppesammensætningen i den enkelte kommuners PPR er meget forskellig – i det omfang kommuner overhovedet har opretholdt en særskilt PPR-funktion og ikke indlejret den i andre enheder.

For så vidt kommunen overhovedet har en særskilt PPR-enhed, er psykologgruppen i praksis den eneste personalegruppe, der kan genfindes findes alle steder. Som følge af dette er det meget begrænset, hvad der kan gennemføres af benchmarking med andre kommuner.

Med ovennævnte forbehold er det samlede billede, at normeringen af faggrupperne i Køge Kommune svarer til, hvad der kan genfindes i andre kommuner. Men der er forskelle ift. organisering af den samlede vifte af opgaver – herunder hvilket fagligt fokus de enkelte faggrupper arbejder med. Forvaltningen anbefaler derfor, at der arbejdes videre med en yderligere afdækning af tale-høreindsatsen og aktiviteterne på fysio- og ergoterapiområdet med henblik på en vurdering af, om en ændret organisering kan indebære et økonomisk potentiale.

Der henvises i øvrigt til den vedlagte for-analyse.
Økonomi
Se vedlagte for-analyse.
Beslutning
Ad. 1. Drøftet.
Ad. 2. Besluttet, at der arbejdes videre med analyse af tale-høre- og fysio-/ergoterapeut-området.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)
Bilag

Til toppen


28.   Overførsel af merforbrug og mindreforbrug mellem regnskabsår 2018 og 2019 - Skoleudvalget


Indstilling

Direktionen indstiller til Skoleudvalget, at overførselssagen for Skoleudvalget vedrørende regnskab 2018 drøftes, og at det overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefales,  

  1. at der på driftsområdet inden for service overføres merudgifter på netto 2,3 mio. kr. (overførslen opfylder reglerne for automatisk overførselsadgang)
  2. at der på driftsområdet inden for service overføres mindreudgifter på netto 2,0 mio. kr. (overførslen falder ind under reglerne om overførsler, som skal ansøges og begrundes).
Baggrund og vurdering
Forvaltningen udarbejder hvert år i marts en overførselssag til alle fagudvalg, Økonomiudvalget og Byrådet. Sagen er en opsamling på merforbrug og mindreforbrug fra sidste års regnskab, hvor det i et vist omfang er muligt at overføre til næste regnskabsår. Overførslerne skal hvert år godkendes af Byrådet, og de samlede overførsler bliver behandlet af Økonomiudvalget og Byrådet i marts.

Køge Kommunes opdeling af budget og regler for overførsler er beskrevet i kommunens principper for økonomistyring. I vedlagte bilag 1 er givet et resumé af disse.

Af bilag 2 fremgår et samlet overblik over Skoleudvalgets overførsler.

Overførsler på service
Af et samlet merforbrug på driftsområdet service på -0,29 mio. kr. indstiller Direktionen overførsler fra 2018 til 2019 for -0,35 mio. kr. Se nærmere i bilag 2.
Økonomi
Byrådet har afsat en pulje på 20 mio. kr. i budget 2019. Formålet med puljen er at sikre, at kommunen ikke overskrider serviceloftet, når overførslerne svinger fra år til år. Målet er at have overførsler for maksimalt 40 mio. kr. med en forventning om, at tallet ikke svinger mere end 20 mio. kr. fra år til år.
Beslutning
Ad. 1 og 2 anbefales overfor Økonomiudvalget og Byrådet.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)
Bilag

Til toppen


29.   Indførelse af samarbejds- og kommunikationsplatform Aula


Indstilling
Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at Skoleudvalget tager orienteringen til efterretning.
Baggrund og vurdering

Kommunernes Landsforening og Regeringen indgik i 2014 en aftale om, at alle kommuners folkeskoler og dagtilbud skal anvende samme platform, som har fået navnet Aula. Konkret betyder beslutningen blandt andet, at det nuværende SkoleIntra ikke længere skal anvendes og erstattes af Aula.

For skoler træder beslutningen i kraft fra august 2019 og for dagtilbud i marts 2020.

Den 13. marts 2018 godkendte Børneudvalget og Skoleudvalget de overordnede rammer for organisering, opgaver og aktiviteter i projekt Aula.

Hovedparten af beslutningerne vedrørende Aula er taget uden for Køge Kommune. Forvaltningen har taget nogle administrative beslutninger om nogle valg i forhold til tekniske indstillinger og frihedsgrader.

En central vinkel i indførelsen af Aula er den del af projektet, der ikke handler om teknik, opsætninger og digitale overførsler. Det drejer som at benytte anledningen til at tage hele kommunikationen mellem skole og forældre op til en revision. Der har været meget debat om både omfanget, karakteren og kvaliteten i forhold til kommunikationen på SkoleIntra, og forvaltningen har igangsat en målrettet udviklings- og informationsproces rettet mod både ansatte og forældre med bl.a. udarbejdelse af inspirations­katalog, skriveguide, oplysende animationsfilm og plakat. 

Projektorganisering:

  • Projektgruppe på skoleområdet med nøglepersoner blandt forvaltningsfolk, skoleledere og lærere. Tilsvarende projektgruppe på dagtilbudsområdet er ved at blive etableret. Der er et overlap mellem de to projektgrupper.
  • Styregruppe med de ansvarlige chefer og en række decentrale ledere. 
  • Følgegruppe med de faglige organisationer, skolebestyrelser og områdebestyrelser, decentrale ledere, fælleselevråd og repræsentanter for forvaltningsenheder, der skal samarbejde gennem Aula.
  • Hver skole har en Aula-gruppe bestående af en leder, en Aula superbruger og en administrativ medarbejder.

Formål med arbejdet med Aula er at sikre sammenhæng, tilgængelighed, sikkerhed og overblik. Aula skal være én indgang til de digitale løsninger på skole- og dagtilbudsområdet for alle brugergrupper og skal på en brugervenlig, enkel og innovativ måde leve op til ovenstående formål. Aulaprojektet skal sikre, at brugerne kommer til at opleve dette ved ibrugtagning af Aula.

Ved indfrielse af Aula´s overordnede målsætninger vil det være relevant at se på de potentialer, der stilles i udsigt. Aula vil i Køge få mere end 20.000 daglige brugere og vil dermed blive den mest anvendte samarbejds- og kommunikationsplatform. Projektgruppen har udarbejdet en plan for den bedst mulige ibrugtagning af systemet, som skal eksekveres på den enkelte skole. Det er den enkelte skoleleders ansvar at afsætte de nødvendige ressourcer til implementeringen af Aula og sikre lokal forankring.

God kommunikation sikrer, at Aula får en høj udbredelse blandt alle målgrupper, og brugerne skal vide, hvordan de bruger Aula optimalt. Køge Kommunes motto for kommunikation i Aula: ”Her skriver vi sammen – kort og godt”.

Forvaltningen kommunikerer proaktivt om den løbende implementering af Aula på skolerne og SFO. Der er et særligt fokus på at kommunikere til lærerstaben, pædagogerne i SFO’erne og det administrative personale, da de som de første skal bruge systemet aktivt, når data skal overføres til systemet. Her fortæller forvaltningen, hvad det pædagogiske personales opgave er og hvornår den skal være udført. Forvaltningen er ærlige i fortællingen om, at det kommer til at tage tid og tilvænning, men at Aula på sigt bliver en stor fordel for alle.

Der har været et kick-off-møde den 7. februar 2019 med oplæg om forskning vedrørende forældre-kommunikation. Der er indgået en aftale om informationsmateriale vedrørende sprogbrug i den digitale kommunikation, og der fremstilles materiale til lederne om sprogbrug med praksiseksempler, animationsvideoer m.v.

Tidsplan:

  • I begyndelsen af 2019 begyndte pilotimplementeringen i udvalgte kommuner.
  • Her vil både implementeringsprocessen og Aula-løsningen blive prøvet af på enkelte skoler. I marts 2019 begynder selve udrulningen af løsningen i kommunerne. Det vil sige, at uddannelsen går i gang, og at det pædagogiske og administrative personale kan begynde at lægge data ind i Aula.
  • Udrulningen sker i bølger på regionalt niveau.
  • Efter sommerferien 2019 vil løsningen blive taget i brug på alle skoler
  • Fra begyndelsen af 2020 begynder udrulningen af Aula i dagtilbud. Også her sker udrulningen i bølger på regionalt niveau, og når udrulningen er færdig, kan kommunerne tage løsningen i brug.
Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser i forbindelse med orienteringen.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


30.   Ansøgning om dispensation til frit skolevalg til 0. årgang på Skovboskolen (Lukket punkt)


Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


31.   Ansøgning om dispensation til frit skolevalg til 0. årgang på Højelse Skole (Lukket punkt)


Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


32.   Ansøgning om dispensation til frit skolevalg til 0. årgang på Højelse Skole (Lukket punkt)


Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


33.   Ansøgning om dispensation til frit skolevalg til 0. årgang på Kirstinedalsskolen (Lukket punkt)


Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


34.   Fremtidig placering af Fremtidslinjen


Indstilling
Børne- og Uddannelsesforvaltningen og Velfærdsforvaltningen indstiller, at Skoleudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget sender i høring i FMU og HMU, at Fremtidslinjen politisk flyttes fra Skoleudvalget til Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og administrativt fra Børne- og Uddannelsesforvaltningen til Velfærdsforvaltningen.
Baggrund og vurdering
Fremtidslinjen er Køge Kommunes eget Særlig Tilrettelagt Undervisnings-tilbud (STU-tilbud) og er i dag politisk placeret under Skoleudvalget og administrativt placeret under Ungdommens Uddannelsesvejledning (UUV) i Børne- og Uddannelsesforvaltningen.

Social- og Arbejdsmarkedsudvalget besluttede på sit møde den 12. november 2018, at forvaltningen skulle udarbejde et forslag om at flytte Fremtidslinjen til Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets ansvarsområde og således at institutionen organisatorisk hører under Velfærdsforvaltningen.

STU er et særligt fokusområde for Social- og Arbejdsmarkedsudvalget. Ansvaret for arbejdet med målgruppen for STU er forankret i Socialafdelingen, som også har budgetansvaret for de unges deltagelse i de mange forskellige STU-tilbud, som unge i Køge bliver visiteret til. Når de unge går på STU, er de knyttet til Arbejdsmarkedsafdelingen, Ungecentret, hvor der sker løbende opfølgning og udslusningsindsats, når de unge afslutter STU. Således er en del af budgettet også overgået til Arbejdsmarkedsområdet, så sagsbehandling og indsats følges ad.

Forvaltningen anbefaler på den baggrund, at det sendes i høring i MED-systemet, at Fremtidslinjen og herunder fritidstilbuddet Gnisten politisk og administrativt flyttes til Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Velfærdsforvaltningen. Det foreslås, at flytningen sker pr. 1. maj 2019.

Når sagen har været behandlet i MED-systemet vil sagen bliver forelagt Skoleudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget på møderne i april med henblik endelig beslutning i Byrådet, idet der er tale om at flytte ansvarsområde og budget mellem to fagudvalg.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser for Køge Kommune. Hvis udvalgene tiltræder indstillingen vil budgetterne blive omplaceret i forbindelse med 3. økonomiske redegørelse.
Beslutning
Godkendt.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)
Bilag

Til toppen


35.   Sygefravær 4. kvartal 2018 - folkeskoler, herunder SFO'er samt UUV og CDI


Indstilling
Børne- og Uddannelsesforvaltningen indstiller, at sygefraværsrapport for perioden 1. kvartal 2018 - 4. kvartal 2018 på Skoleudvalgets område samt for UUV Køge Bugt og CDI - Center for Dansk og Integration tages til efterretning.
Baggrund og vurdering
Det samlede sygefravær for Skoleafdelingen er 4,9 procent i gennemsnit i perioden 1. kvartal 2018 - 4. kvartal 2018. Til sammenligning var fraværet i gennemsnit 5,3 procent i perioden 1. kvartal 2017 - 4. kvartal 2017.

Det samlede sygefravær for UUV Køge Bugt og CDI - Center for Dansk og Integration i perioden 1. kvartal 20187 - 4. kvartal 2018 er på henholdsvis 5,0 og 2,9 procent. Til sammenligning var sygefraværet i perioden 1. kvartal 2017 - 4. kvartal 2017 henholdsvis 4,5 og 2,1 procent.

Børne- og Ungdomsudvalget har i 2011 fastlagt en målsætning om at nedbringe sygefraværet til under 5 procent, og det er aftalt, at alle skoler og afdelinger med et sygefravær på 5 procent og derover skal udarbejde handleplaner for reduktion og håndtering af fraværet.

Beregningsmetoder og definitioner fremgår af opgørelsen.
Økonomi
Orienteringen har ingen økonomiske konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)
Bilag

Til toppen


36.   Meddelelser og spørgsmål - åben


Beslutning
Mads Andersen orienterede om kommunal ungeindsats, herunder kommende fælles workshop for Social- og Arbejdsmarkedsudvalget, Børneudvalget og Skoleudvalget.

Direktøren orienterede om BLIV-projektet og nyt rammeforsøg med frihed for folkeskoler fra ministeriet.

Helle Poulsen spurgte til skolernes startøkonomi.

Anders Ladegaard Bork orienterede om, at der forsøges med opstart af et Ungeråd.
Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen


37.   Meddelelser og spørgsmål - lukket (Lukket punkt)


Fraværende
Jeppe H. Lindberg (I)

Til toppen

Opdateret af Køge Kommune 23.09.19