Referat af møde i Økonomiudvalget

Godkendt.

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at

1. årsregnskabet 2020 for Køge Kommune godkendes
2. revisionsberetning godkendes.

Byrådet har den 27. april 2021 overgivet regnskab 2020 til revisionen. Efter overgivelse af regnskabet har kommunens valgte revisor revideret regnskabet.

Revisionsberetning nr. 29 vedr. revision for regnskabsåret 2020 er sendt til Byrådets medlemmer pr. mail den 19. maj 2021.

Revisionen har revisionspåtegnet regnskabet med en blank påtegning og afgivet revisionsberetning uden bemærkninger.

Det er 4. gang inden for de sidste 5 år Køge Kommune har modtaget en revisionsberetning uden revisionsbemærkninger. Kun i 2018 blev der givet en bemærkningen i beretningen omkring SEL § 42 tabt arbejdsfortjeneste.

Det er yderst tilfredsstillende, at der afgives så flotte revisionsberetninger. Dette er resultatet af et konstant fokus på kvaliteten i hele organisationens daglige administrative arbejde. Dette kommer ikke af sig selv, der skal løbende arbejdes med ny lovgivning, nye systemer mv., som betyder en risiko for, at der laves fejl. Administrationen har fokus på kvalitetskontrol og hermed får sat ind i tide også der hvor der tidligere har været problemer. Administrationen har på den måde fokus på de væsentligste og risikofyldte områder, hvilke belønner sig med gentagene revisionsberetninger uden bemærkninger.

Byrådets godkendelse af årsregnskabet 2020 og revisionsberetningen skal fremsendes til

• BDO Kommunernes Revision
• Diverse ministerier mv.

Årsregnskabet skal offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Ad 1-2: Anbefales.

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget 

1. anbefaler Byrådet at godkende, at mindreforbrug på -1,0 mio. kr. under anlægsområdet tilføres kassen, jf. bilag 2    
2. anbefaler Byrådet at godkende flytning af budgetmidler under drifts- og finansieringsområdet, jf. bilag 3
3. anbefaler Byrådet, at der gives en indtægtsbevilling til merindtægter på jordforsyningen på 20,0 mio. kr. og en udgiftsbevilling på 20,0 mio. kr. til strategiske jordopkøb
4. anbefaler Byrådet, at der gives en udgiftsneutral tillægsbevilling uden effekt på kassen på -13,2 mio. kr. vedrørende udlodning af midler fra HMN Naturgas I/S, hvilket modsvares af statsafgift (20 %) på 2,6 mio. kr. og deponering af det resterende beløb (80 %) på 10,6 mio. kr. i 10 år med løbende frigivelse
5. anbefaler Byrådet at godkende udgiftsneutrale omplaceringer vedrørende jorddepotet, herunder nyt låneoptag, jf. bilag 3
6. anbefaler Byrådet at godkende udgiftsneutrale omplaceringer på 107,2 mio. kr. fra byggekreditter til låneoptag, jf. bilag 3
7. anbefaler Byrådet at godkende indtægtsneutrale omplaceringer på 1,7 mio. kr. vedrørende annulleret handler under anlægsområdet, jf. bilag 3
8. anbefaler Byrådet at godkende udgiftsneutral omplacering af 2,0 mio. kr. fra minusudgifter til indtægter vedrørende salg af arealer under anlægsområdet, jf. bilag 3
9. godkender 2. Økonomiske Redegørelse 2021 på Økonomiudvalgets område.

Samlet økonomiske overblik

På driftsområdet og finansieringsområdet forventes et budget i balance, mens der på anlægsområdet forventes merindtægter på 1,0 mio. kr., som anbefales tilført kassen.

På jordforsyningen er de budgetterede salgsindtægter allerede tæt på at være realiseret og der forventes merindtægter på 20 mio. kr. i 2021. Det anbefales, at give en udgiftsbevilling til strategisk jordopkøb, så det samme overskudsniveau på jordforsyningen kan opretholdes i fremtiden.

Økonomiudvalget har besluttet, at der skal findes finansiering til seniorrådsvalget i 2. Økonomiske Redegørelse. Det anbefales, at seniorrådsvalget finansieres af ledige midler fra de øvrige politiske konti, hvor der forventes mindreforbrug pga. af færre rejseaktiviteter til KL-arrangementer mv. som følge af Covid-19.

I Bilag 1 fremgår oversigtstabellen for Økonomiudvalgets område.

Bevillinger med effekt på kassen (Indstillingspunkt 1)

På anlægsområdet forventes merindtægter på 1,0 mio. kr. vedrørende salg af brandbiler, som anbefales tilført kassen, jf. bilag 2. 

Budgetneutrale omplaceringer og overførsler (Indstillingspunkt 2) 

Budgetneutrale omplaceringer på drifts- og finansieringsområdet

På driftsområdet forventes merforbrug for 1,6 mio. kr., som anbefales finansieret ved flytning af budgetmidler fra andre udvalg. Flytningen af budgetmidler er sammensat af 1,5 mio. kr. vedrørende finansiering af Microsoft licenser, hvor udgiften afholdes af IT- og Digitaliseringsafdelingen under Økonomiudvalget, hvorfor det anbefales at flytte budget fra de øvrige udvalg til Økonomiudvalget. Herudover anbefales flytning af budgetmidler på 0,1 mio. kr. fra Teknik- og Ejendomsudvalget vedrørende finansiering af løn til grafiker.

På finansieringsområdet anbefales en indtægts- og udgiftsbevilling på 0,5 mio. kr. vedrørende kompensation for grundskyld. Kompensation skyldes lavere reguleringsprocent på grundværdier mhp. grundskyld i 2021. I det oprindelige bloktilskudsaktstykke for 2021 var forudsat en for høj reguleringsprocent, hvilket først blev opdaget sent i kommunernes budgetlægning. Derfor blev det aftalt, at kommunerne under et efterfølgende skulle kompenseres 1:1.

Overførsler

På driftsområdet forventes netto merforbrug på 3,7 mio. kr., som forventes overført til 2021. Overførslerne vedrører overførsler af merforbrug på IT-området på 5,2 mio. kr. samt forventet mindreforbrug på 1,5 mio. kr. for OPUS projektet.

På anlægsområdet forventes overført 9,2 mio. kr. til 2021. Overførslerne vedrører primært anlæg på det skattefinansierede område. 

Jordforsyningen (Indstillingspunkt 3)

På jordforsyningen er de budgetterede salgsindtægter allerede tæt på at være realiseret, idet der kun mangler 5 mio. kr. for at indtægtsbudgettet er realiseret og der forventes på nuværende tidspunkt salgsindtægter for yderligere 25 mio. kr. Merindtægten på jordforsyningen i 2021 forventes således at være på 20 mio. kr., som anbefales anvendt til strategisk jordopkøb, da dette er en væsentlig forudsætning for at opretholde det nuværende niveau for overskud på jordforsyningen.

Udlodning af midler fra HMN Naturgas I/S (Indstillingspunkt 4)

Den 22. april 2021 besluttede repræsentantskabet i HMN I/S at udlodde 502 mio. kr. til ejerkommunerne i 2021. Selskabet er under afvikling og har en egenkapital på 682 mio. kr. Køge Kommunes ejerandel udgør 2,6 pct., hvilket giver et provenu til Køge Kommune på 13,2 mio. kr. (Bilag 1, pkt. 11) før modregning.

Økonomiudvalget besluttede den 19. maj 2021, at bruge modellen, hvor der betales 20 % (2,6 mio. kr., bilag 1 pkt. 10) af provenuet i statsafgift, mens de resterende 80 % (10,6 mio. kr., bilag 1, pkt. 16) deponeres i 10 år med løbende frigivelse svarende til 1,1 mio. kr. om året.

Tekniske bevillinger på anlægs- og finansieringsområdet 

Nyt låneoptag på jorddepotet (Indstillingspunkt 5)

På anlægsområdet forventes netto -2,5 mio. kr. (bilag 1, pkt. 21), fordelt med mindreudgifter på -6,6 mio. kr. og mindreindtægter på 4,1 mio. kr. som modsvares af  tilsvarende mindreindtægter under finansieringsområdet på -2,5 mio. kr. som følge af mindre låntoptag. Ligeledes er jorddepotets lån omlagt til fastforrentet lån. Netto påvirkes finansieringen med -3,5 mio. kr. (Bilag 1, pkt. 12 & 13) De samlede -6,0 mio. kr. (Bilag 1, pkt. 16) hensættes til byggekredit som skal finansiere udsving på netto anlægsudgifter.

Jorddepotet er 100 % lånefinansieret og dermed ikke påvirker kommunens samlede økonomi.

Ændre byggekreditter til låneoptag (Indstillingspunkt 6)

Der søges budgetneutrale bevillinger i forbindelse med ændring fra byggekredit til lånoptagelse vedrørende ældreboliger Køge Nord etape 1 og 30 aflastningsboliger i Bjerggade for i alt 107,2 mio. kr.

Anlægsområdet (Indstillingspunkt 7-8)

Der har været 2 annullerede handler i forbindelse med salg af arealer til boligformål efter Byrådets godkendelse for i alt 1,7 mio. kr. og bevilling tilbageføres til jordforsyningens indtægtspulje. 

I forbindelse med byggeriet af Erstatningsbyggeriet af Føllehavegård søges salget af arealer fra intern salg (minus udgift) til jordforsyningen (indtægter) på 1,985 mio. kr. (bilag 1, pkt. 19 & 20) da der er tale om en støttet byggeri.

Covid-19

Under Økonomiudvalget forventes omkostninger på i alt 0,1 mio. kr. på driftsområdet, som følge af ekstra udgifter samt manglende indtægter knyttet til Covid-19. 

Covid-19 omkostningerne indgår ikke i ovenstående opfølgning.

Regeringen har lovet, at COVID 19 udgifterne for 2021 indgår i forhandlingerne om Økonomiaftalen 2022, hvilket kan dække en del af meromkostningerne.

Ad 1-9: Godkendt.

Køge Byråd besluttede den 25. juni 2019, at give en anlægsbevilling på 2.490.000 kr. til køb af ejendommen på Ølsemagle Kirkevej 52, 4623 Ll. Skensved, samt et rådighedsbeløb på 2.490.000 kr. til dækning af købesum og de med handelens berigtigelse forbundne omkostninger.

Købet er en del af Masterplanen for det nye byområde i Køge Nord, som Økonomiudvalget igangsatte januar 2019.

Der fremlægges regnskab for ovenstående anlægsprojekt indenfor Jordforsyningen, køb og salg af fast ejendom på Økonomiudvalgets område. Anlægsregnskabet aflægges efter retningslinjerne i Køge Kommunes Økonomiske Styringsprincipper.

Det er Teknik- og Miljøforvaltningens vurdering, at anlægsregnskabet er fyldestgørende.

Økonomisk Afdeling har påtegnet anlægsregnskabet for "Køb af Ølsemagle Kirkevej 52".

Regnskabet omhandler:

+ er merforbrug og - er mindreforbrug

Økonomisk Afdeling bemærker, at det er et mindreforbrug på 93.893 kr., svarende til 3,77 % i forhold til anlægsbevilling og rådighedsbeløb. Mindreforbruget tilgår kassen i indeværende år.

I det følgende præsenteres opgørelsen over konsulentforbruget på driftsområdet.

Køge Kommune har i en årrække haft fokus på niveauet for anvendelse af eksterne konsulenter i den kommunale opgaveløsning med henblik på at sikre, at de kommunale velfærdsydelser løses i den rette kombination af pris og kvalitet. Anvendelse af konsulenter sker således efter en nøje vurdering. Dog er der en kontinuerlig overvejelse af, om anvendelsen af eksterne konsulenter sker efter hensigten, og om den økonomiske optimering af aftalerne er optimal for kommunen.

Opgørelsen af konsulentforbruget på Økonomiudvalgets område fremgår af tabellerne i bilag 1. Opgørelsen sammenligner de to seneste regnskabsår, dvs. 2019 og 2020.

I bilaget vises det samlede konsulentforbrug i den første tabel, mens de to øvrige tabeller viser en oversigt over de leverandører, hvor Køge Kommune har købt konsulentydelser for mere end 25.000 kr. for hhv. 2019 og 2020. Leverandørlisten er desuden suppleret af bemærkninger til, hvorfor forvaltningen har brugt den pågældende konsulent, herunder om der er tale om obligatoriske, eksterne konsulentydelser (hvor anden ekstern myndighed eller lignende har besluttet, hvem der skal løse opgaven).

Hver enkelt konsulentopgave, med en økonomisk værdi på min. 25.000 kr., er i
udvalgsoversigterne desuden kategoriseret inden for en af nedenstående 8 kategorier:

• It-konsulenter.
• Rekruttering, intern uddannelse og HR.
• Økonomi og effektivisering.
• Organisationsanalyser.
• Medie og journalist.
• Mentor.
• Bygge- og anlægsrådgivning.
• Advokater og revisorer.

Det skal bemærkes, at opgørelsen af konsulenter denne gang er baseret på Regeringen og KL's afgrænsning af konsulentudgifter for både 2019 og 2020. Opgørelsen vil derfor ikke være direkte sammenlignelig med de tidligere opgørelser, herunder den opgørelse for 2019 som blev lavet sidste år. Herudover så arbejdes der nationalt på yderligere at finpudse den aftalte definition/afgrænsning således, at man kommer tættere på en mere fælles definition i opgørelsen af konsulentudgifterne. Indtil dette er på plads videreføres vores nuværende praksis, som omfatter en manuel gennemgang af de leverandører, der udtrækkes fra KMD's indkøbsanalysesystem ud fra de kriterier som er aftalt mellem Regeringen og KL.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget

1. godkender forslag til indsats og tidsrum for denne, der giver borgerne øget mulighed for at brevstemme til kommunalvalget 2021
2. drøfter ønsker til hvor i kommunen, brevstemmebilen skal gøre stop.

Økonomiudvalget besluttede den 16. marts 2021, at Køge Kommune i forbindelse med kommunalvalget 2021, ikke skal gøre brug af en brevstemmebus, ligesom man ellers har gjort ved de to forrige kommunalvalg. Baggrunden for beslutningen var, at der bruges mange personaleressourcer på bussen, og at antallet af brevstemmer i bussen blev halveret mellem valgene 2013 og 2017, hvilket gør bussens dyr at etablere set i forhold til udbyttet.

Økonomiudvalget ønskede i den forbindelse, at der udvikles alternativer til brevstemmebussen, hvilket sagen her beskriver. 

Kultur- og Økonomiforvaltningen foreslår følgende kampagne, der har til formål at hæve valgdeltagelsen gennem brevstemmer:

Ad 1) Kampagne: Stemmer på hjul
Som alternativ til brevstemmebussen foreslår Kultur- og Økonomiforvaltningen, at Køge Kommune sender en brevstemmebil med mobil valgboks ud til udvalgte steder i kommunen. Brevstemmebilen pakkes ind i folie, så den er synlig i gadebilledet, og den mobile valgboks udvikles som en sjov gimmick, der kan slås op hvor som helst det ønskes. Det foreslås, at kampagnen ”Stemmer på hjul” ruller i perioden 2. – 13. november 2021 (10 hverdage og to lørdage).

Den mindre bilmodel kan bemandes af flere forskellige medarbejdere i kommunen og lægger derfor ikke et pres på borgerbetjeningens personale, ligesom man undgår det lidt tunge arbejde med at administrere ruter, chauffør med videre i forbindelse med brevstemmebussen. Udover bilen kan borgerbetjeningens ladcykel også folieres med matchende grafik, således at både bil og cykel tilsammen udgør kampagnen ”Stemmer på hjul”. 

Ruten for bilen og cyklen deles på de sociale medier og i pressen forud for besøget, så interesserede ved, hvor de kan finde den og hvornår.

Borgere, der vælger at brevstemme ved det mobile valgsted, får som ”kvittering” en midlertidig Kommunalvalg 2021 tatovering og/eller klistermærke med hjem med teksten ”Jeg har stemt”. Dette er endnu et element, der skaber synlighed omkring kommunalvalget i gadebilledet og på de sociale medier. Se grovskitse til tatovering/klistermærke i bilag 1.

Som besluttet af Økonomiudvalget i sag fra 16. marts 2021 iværksættes forskellige kampagner på sociale medier, der har til formål at øge borgernes bevidsthed om valget. Heri vil også indgå reportageelementer fra brevstemmebilen.

Ad 2) Mulige stop for brevstemmebilen
Hvis "Stemmer på hjul" bliver besluttet, bedes Økonomiudvalget drøfte, om der er særlige ønsker til brevstemmebilens rute. På baggrund af disse tilkendegivelser tilrettelægger forvaltningen ruten, så den tilgodeser borgerne bredt i kommunen, med det formål at gøre øge adgangen til muligheden for at brevstemme for flest muligt borgere. 

Udsatterådet har i forbindelse med Økonomiudvalgets ønske om et alternativ til brevstemmebussen ønsket at bidrage med input til mulig rute, hvis brevstemmebilen besluttes. Udsatterådets forslag kan ses i bilag 2. 

Det vurderes, at brevstemmebilen kan nå to lokaliteter i hverdagene og én lørdage, hvilket vil sige 22 lokaliteter i alt.

Der vil være en udgift på 50.000 kroner til leje og foliering af bil og cykel, brevstemmeboks med videre, som finansieres af valgkontoen.

Ad 1: Godkendt af et flertal på 7 (Marie Stærke (A), Lene Møller Nielsen (A), Thomas Kielgast (F), Thomas Kampmann (C), Niels Rolskov (Ø), Ken Kristensen (V) og Mette Jorsø (B) idet der dog ikke ønskes tatovering. 1 (Jeppe Lindberg (I) stemmer imod.

Ad 2: Økonomiudvalget peger på følgende steder som mulige stop: 

• Steder med aktive bylaug, borgerforeninger e.l.
• Områder med senior- og ældreboliger.
• Bycentre.
• Områder med tidligere lav stemmedeltagelse.
• Skensved, Bjæverskov og lignende mindre steder.
• Ungdomsuddannelsesinstitutioner.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at der tages stilling til, hvorvidt Køge Kommune skal anvende forslag 2-4 fra sagsfremstillingen i forbindelse med udbud, som supplement til punkt 1, der allerede anvendes (nummereret 1-4).

Økonomiudvalget drøftede den 13. november 2018 hvorvidt Køge Kommune skulle tiltræde "Charter for skattelyfri kommune" fra Oxfam Ibis. Økonomiudvalget besluttede ikke at tiltræde chartret, men udvalget opfordrede i stedet forvaltningen til at indgå samarbejde med andre kommuner og evt. KL med henblik på at skabe øget gennemsigtighed i virksomhedernes skattebetalinger. Drøftelserne i udvalget havde fokus på de virksomheder, der udfører opgaver for det offentlige.

På den baggrund har Køge Kommune bl.a. deltaget i en fælleskommunal konference, hvor der blev afholdt en række ekspertoplæg omkring lovgrundlag og kommunernes muligheder for at udelukke aktører fra offentlige udbud og kontrakter med baggrund i virksomhedernes skatteadfærd.

Økonomiudvalget blev orienteret i marts 2019 om, at administrationen i forlængelse af konferencen ville fortsætte arbejdet i en mindre tværkommunal arbejdsgruppe, der skulle undersøge disse muligheder nærmere. Endvidere var planen at udarbejde et skattecharter som andre kommuner kunne tilslutte sig i forlængelse af en politisk konference, arbejdsgruppen ville afholde.

Køge Kommune har sammen med Albertslund, Hvidovre, Fredensborg og Københavns kommuner indgået i denne arbejdsgruppe sammen med Sirius advokater, som har udarbejdet et konklusionsnotat, der er vedlagt som bilag 1.

Det har vist sig i afdækningen, at lovrammen for udbuds- og kontraktreglerne er så snæver i forhold til både national og EU-retlig lovgivning, at det ikke er muligt at indsætte betingelser eller klausuler vedrørende virksomheders skatteadfærd i større kontrakter uden at komme på kant med denne lovgivning.

Notatet opridser kommunernes handlemuligheder inden for udbuds- og kontraktreglerne, og anviser en række motiverende tiltag, der kan anvendes i forbindelse med kommunale indkøb.

Frivillige udelukkelsesgrunde
Blandt de frivillige udelukkelsesgrunde angives to muligheder:

1. Ansøgere og tilbudsgivere vil blive udelukket fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøger/tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld på over kr. 100.000 til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning, eller lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret.

2. Ansøgere og tilbudsgivere vil blive udelukket fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøger/tilbudsgiver inden for de seneste 2 år forud for ansøgningstidspunkter/tilbudsafgivelsen har modtaget endelig dom for forsætlig skatteunddragelse/skattesvig i henhold til skattekontrolloven eller straffelovens § 289.

Køge Kommune anvender allerede den første udelukkelsesgrund, der er hjemlet i lovgivningen, og det vurderes muligt også at tiltræde den anden. Her kan der være risiko for tilsidesættelse i forbindelse med en eventuel klagesag, men risikoen vurderes at være begrænset.

Motiverende tiltag
Som kommune kan man signalere forventninger om rimelig etisk skattemæssig adfærd. Som motiverende tiltag kan man derfor som ordregiver i forbindelse med indkøb indskrive følgende:

3. Køge Kommune lægger vægt på, at alle kommunens samarbejdspartnere agerer samfundsansvarligt. Derfor anmodes tilbudsgiverne om i forbindelse med afgivelse af tilbud at oplyse, om virksomheden har en politik for ansvarlig skattebetaling og i bekræftende fald vedlægge oplysninger om denne politik, herunder eventuelle standarder, retningslinjer eller principper, som virksomheden anvender. Det understreges, at oplysninger vedrørende virksomhedens standarder, retningslinjer og principper for ansvarlig skattebetaling, ikke vil blive tillagt betydning ved tildelingen.

Kontraktbestemmelser
I  kontraktbestemmelserne angives to mulige formuleringer, der har til hensigt at fremme en dialog om etisk adfærd mellem kommunen og virksomheden. Af hensyn til at kunne administrere kravene ubureaukratisk anbefaler forvaltningen formuleringen fra alternativ 2, hvor kommunen selv har mulighed for at tage initiativ til drøftelser med virksomheden om dens forhold til FN’s verdensmål, CSR og virksomhedens politikker for ansvarlig skattebetaling efter behov:

4. Som led i den løbende dialog mellem kommunen og virksomheden kan kommunen tage initiativ til drøftelser om virksomhedens forhold til FN’s verdensmål, CSR og virksomhedens politikker for ansvarlig skattebetaling, herunder eventuelle standarder, retningslinjer eller principper, som virksomheden anvender.

Hvis tiltagene besluttes, vil de være at betragte som et tillæg til kommunens indkøbspolitik, og vil blive indarbejdet i kommunens udbudsproces fremover. Tiltagene anvendes da ved kommunens egne udbud på både drift og anlæg. Tiltagene vil således ikke kunne anvendes ved SKI-udbud og ved FUS-udbud gennemført af andre FUS-kommuner, men vil blive anvendt ved FUS-udbud gennemført af Køge Kommune. Tiltagene vil endvidere ikke blive anvendt ved samhandelsaftaler og tilbudsindhentninger, idet hovedparten omfatter mindre indkøb hos små og mellemstore virksomheder med begrænsede muligheder for uetisk skatteadfærd.

I praksis betyder det, at tiltagene bruges ved udbud af kontrakter med en kontraktværdi over tærskelværdien for udbud på knap 1,6 mio. kr. såsom vores udbud på madservice til ældre. Derimod anvendes tiltagene ikke ved tilbudsindhentning, hvor kontraktværdien er under den relevante tærskelværdi for udbud, og der kan gennemføres en mere simpel proces med tilbudsindhentning hos nogle få potentielle leverandører. Det kunne være køb af et par toiletvogne. Endelig har vi mulighed for at indgå mere uforpligtende samhandelsaftaler, som med fordel kan sikre aftaleforholdene for kommunens løbende indkøb, fx reparation af cykler og mooncars, mindre hvidevarer eller en samhandelsaftale om nicheprodukter, som ikke har det store forbrug. Her anvendes de nye tiltag heller ikke.

Ingen økonomiske konsekvenser.

Økonomiudvalget anbefaler af forslag 2-4 indgår i forbindelse med udbud.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at

1. godkende vedlagte forslag til fordeling af valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede
2. Valggruppe 1 og 2 hver udpeger 2 supplerende tilforordnede til modtagelse af brevstemmer i plejeboliger, ældreboliger m.v, samt i vælgerens eget hjem
3. mindre partier, der ikke er repræsenteret i Byrådet, hver kan udpege en supplerende  tilforordnet vælger i lighed med tidligere valg
4. drøfte, om politiske tilforordnede skal erstattes med administrative tilforordnede, hvis partierne ikke kan udpege det fornødne antal
5. det tages til efterretning, at partierne skal indberette navne på de udpegede tilforordnede digitalt med sidste frist den 16. august 2021.

I følge bekendtgørelse af lov om kommunale og regionale valg, §§ 16 og 17, skal der udpeges valgstyrere og tilforordnede vælgere til at bistå ved Kommunal- og Regionsrådsvalget den 16. november 2021.

Der er 16 valgsteder i Køge Kommune, og der skal udpeges 80 valgstyrere, hvoraf 16 udpeges til valgstyrerformænd samt 120 tilforordnede, i alt 200. Udpegningen sker efter forholdstalsvalg (d´Hondts metode).

Ad 1 Valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede
Vedlagte forslag forudsætter, at byrådsgrupperne fordeler valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede vælgere på baggrund af deres repræsentation i Byrådet, og fordelingen sker efter forholdstalsvalg (d`Hondts metode).

Ad 2 Tilforordnede til modtagelse af brevstemmer i visse boformer og boliger efter lov om social service og boliglovgivningen, herunder plejeboliger m.v, og i ældreboliger samt i vælgerens eget hjem
I følge bekendtgørelse af lov om kommunale og regionale valg § 61, skal der udpeges et antal tilforordnede vælgere til at modtage brevstemmer sammen med udpegede medarbejdere fra Borgerservice.

Ansatte knyttet til den vedkommende boform og personer, der er ansat til at yde personlig og praktisk hjælp i hjemmet m.v. samt hjemmesygeplejersker og andre aktivt udøvende i hjemmesygeplejerskeordningen, kan ikke udpeges som stemmemodtager. Dette gælder uanset, om vedkommende er ansat i kommunen eller hos en privat leverandør kommunen har antaget.

Ad 3 Mindre partiers udpegning af supplerende tilforordnet vælger
Økonomi- og Indenrigsministeriet henstiller, at der tages hensyn til de mindre partier, der ikke er repræsenteret i Byrådet, når de tilfordnede vælgere udpeges.

Forvaltningen foreslår, at de partier, der stiller op til Byrådet, men som ikke er repræsenteret i Byrådet hver kan udpege en tilforordnet vælger, og at disse fordeles på de større afstemningssteder. Disse udpeges udover det under 1) angivne antal.

4) Evt. erstatning af politiske tilforordnede med administrative tilforordnede
Ved EP-valget og Folketingsvalget i 2019, som lå meget tæt, var der udfordringer for størstedelen af partierne med udpege det fornødne antal tilforordnede. F.eks. ved Folketingsvalget, hvor der skulle bruges det samme antal tilforordnede som ved kommende kommunal- og regionsvalg, blev 16 pladser omfordelt mellem partierne, og 17 pladser blev erstattet med administrative medarbejdere. Udfordringen var ikke til stede ved Kommunal- og Regionsrådsvalget i 2017.

Af hensyn til den administrative planlægning beder forvaltningen om en tilkendegivelse af, om politiske tilforordnede skal erstattes med administrative tilforordnede, hvis partierne ikke kan udpege det fornødne antal.

Der kan også suppleres med andre løsninger, f.eks. at de tilforordnede, undtagen valgstyrerne, ikke deltager i optællingen, og dermed kan forlade afstemningsstedet, når valghandlingen slutter kl. 20.00, og at de også erstattes af administrative tilforordnede. Det vil også fortsat være mulighed for, at de tilforordnede kan dele dagen op, så der udpeges til formiddag/eftermiddag og eftermiddag/aften. Der vil være udgifter forbundet med at benytte flere administrative tilforordnede.

Ad 5 Digital indberetning af navn med mere på de udpegede valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede og digital modtagelse af indkaldelse og vejledning m.m.
I lighed med de tidligere valg, og besluttet af Økonomiudvalget den 15. august 2017, skal partierne indberette navne på de udpegede direkte i det valgsystem (Valghalla), som Køge Kommune anvender til dette. Endvidere udsendes der indkaldelse og vejledning m.m. digitalt. Borgmesterkontoret sender instruktion i indberetning til partierne.

Fristen er den 16. august 2021. Fortegnelse over de udpegede forelægges for Økonomiudvalget den 12. oktober 2021.

Covid-19
Forvaltningen er opmærksom på Covid-19 i forhold til valgafviklingen på afstemningsstederne.

Ad 1: Godkendt.

Ad 2: Økonomiudvalget besluttede, at V og A udpeger. Gruppeformændene vender tilbage med udpegede.  

Ad 3: Godkendt.

Ad 4: Økonomiudvalget besluttede, at såfremt der ikke kan udpeges politiske tilforordnede, så erstattes de af administrative.

Ad 5: Taget til efterretning.

Kommunaldirektøren indstiller til Økonomiudvalg og Byråd, at

1. ændringerne i vedlagte ejeraftale godkendes (bilag 2)
2. ændringerne i bestyrelseshonorarerne godkendes (bilag 3).

Forsyningssamarbejdet mellem Køge, Stevns, Solrød og Greve kommuner er reguleret i en ejeraftale. Med virkning fra 1. januar 2018 etableredes en enhedsbestyrelse. Bestyrelsen har siden arbejdet med etableringen af det nye selskab og med at høste de forventede og ønskede synergier.

KLAR Forsynings 4 ejerkommuner har med bistand fra et eksternt konsulentfirma gennemført en evaluering af den indgåede ejeraftale. Evalueringsrapporten er vedlagt som bilag 1. 

Grundlæggende er det opfattelsen, at de forventninger, man havde i forbindelse med etableringen af selskabet er blevet opfyldt. Økonomiske besparelser på 13 mio. kr. årligt er realiseret samtidig med at der er kommet en større faglighed og robusthed ind i driften. 

Evalueringsrapporten har været drøftet på det årlige ejermøde mellem de 4 kommuners borgmestre og kommunaldirektører. På denne baggrund foreslås ejeraftalen ændret med virkning fra 1. januar 2022 (bilag 2).

Formanden for bestyrelsen foreslås fremover valgt eksternt og efter godkendelse i hver af de 4 kommunalbestyrelser. En eksternt valgt formand giver i følge evalueringsrapporten mulighed for større sektorkompetence og faglighed, samme vidensniveau om alle 4 kommuner og er upartisk.  Næstformanden foreslås valgt efter det hidtidige rotationsprincip, hvilket indebærer, at Stevns Kommune for den kommende fire-årige valgperiode skal indstille hertil.

Hver ejerkommune udpeger fortsat to bestyrelsesmedlemmer til KLAR Forsynings enhedsbestyrelse og det er fastsat i vedtægterne, at disse skal være medlemmer af kommunalbestyrelsen. 

I starten af den kommende valgperiode tager de fire ejerkommuner initiativ til at udarbejde en ny ejerstrategi for selskabet. Ejerstrategien er kommunernes overordnede styringsredskab i forhold til KLAR Forsyning og det er her, kommunernes forventninger og ønsker skal beskrives. Ejerstrategien skal godkendes i alle fire kommunalbestyrelser. 

Der indføres fremover en årlig ejerdag, hvortil alle kommunalbestyrelsesmedlemmer i kommunerne inviteres. På ejerdagen drøftes selskabets resultater og strategier.

Fra den kommende valgperiode foreslås bestyrelseshonorarerne ændret, men uden at det samlede honorarniveau forøges. Hensigten er at sikre en bedre honorering af de forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer, der hidtil har fået 2.479 kr i årligt honorar. Dette foreslås hævet til 4.500 kr. Herudover hæves formandshonoraret, medens næstformandshonorarer sænkes. Honorarer til de af kommunerne udpegede bestyrelsesmedlemmer fastholdes på årligt 37.900 kr. (pr. 1.1.2022). En samlet oversigt over honorarer fremgår af vedlagte bilag 3. 

Når ejeraftalen er godkendt i alle 4 kommunalbestyrelser vil der blive foretaget konsekvensændringer i vedtægter for de forskellige selskaber. Disse forelægges generalforsamlingerne til godkendelse i løbet af efteråret. 

Der vil ligeledes i efteråret blive taget initiativ til at rekruttere den nye eksterne formand. Endelig beslutning om valg af formand træffes ligeledes af hver enkelt kommunalbestyrelse. 

Strategikonsulent Torben Nøhr deltager i behandlingen af sagen.

Udsættes til næste møde.