Referat af møde i Økonomiudvalget

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at regnskab 2018 overgives til revisionen.

Årsregnskabet 2018 med tilhørende bemærkninger m.v. skal aflægges af Økonomiudvalget til Kommunalbestyrelsen, jf. Styrelsesloven § 45. Det fremgår af bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v., at aflæggelsen skal ske, så årsregnskabet kan afgives af Kommunalbestyrelsen til revisionen inden den 1. maj i året efter årsregnskabet. Den endelige politiske godkendelse af regnskabet skal ske senest ved udgangen af august måned, når revisionsberetningen foreligger.

Det foreliggende udkast til regnskab for 2018 består af to hoveddele:

• Del 1 indeholder dels et overblik af hovedresultaterne i regnskabet, dels regnskabsbemærkninger for de enkelte udvalg samt forskellige obligatoriske oversigtstabeller.
• Del 2 består primært af mere detaljerede obligatoriske regnskabsoversigter herunder oversigter over kommunens forpligtelser.

Hertil kommer en oversigt over de overførte beløb fra 2018 til 2019.

Samlet set er der tale om et regnskabsresultat, som er meget tæt på det oprindelige budget, hvis der korrigeres for overførsler og diverse tillægsbevillinger, som er givet gennem året. Det betyder, at pengene er brugt til den service, der er politisk besluttet.

Regnskabet viser også at kassetrækket har været væsentlig mindre end budgetteret, men dette skyldes hovedsageligt en større forskydning af overførte midler fra 2018 til 2019. Dette betyder, at den samlede forpligtigelse til kassetræk er øget med 68,5 mio. kr. i 2019. Dette kan give nogle udfordringer for økonomistyringen i 2019, da kommunerne også i 2019 vil være omfattet af service- og anlægsloft. I 2018 har Køge Kommune ikke overskredet hverken service- eller anlægsloftet. Men samlet set ligger kommunerne formentlig over loftet, hvorfor der er risiko for at Køge Kommune vil blive ramt af den kollektive sanktion.

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at

1. delberetning nr. 26 vedr. løbende revision for regnskabsåret 2018 og besvarelse heraf godkendes
2. relevante udvalg orienteres om effekten af de iværksatte initiativer efter udførelse af kvalitetskontrol i maj og februar og herefter efter behov og Byrådet orienteres inden for et år
3. Byrådet godkender procedurer for kvalitetskontrol.

BDO Kommunernes Revision har den 8. februar 2019 fremsendt delberetning nr. 26 vedr. løbende revision for regnskabsåret 2018. Delberetningen er sendt til Byrådets medlemmer pr. mail den 13. februar 2019.

Delberetningen vedr. den løbende revision har givet anledning til tre bemærkninger:

1. Løbende rettidig opfølgning
2. Kvalitetskontroller
3. Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger

Revisionens bemærkninger og forvaltningens besvarelse fremgår af vedlagte bilag.

Af revisionsbemærkning 2.2.2. kvalitetskontroller henstiller revisionen, at de iværksatte initiativer følges tæt, og at Byrådet løbende orienteres om effekten af de iværksatte initiativer. Revisionen henstiller endvidere, at Byrådet tager stilling til om en årlig kvalitetskontrol er tilstrækkelig, eller om der er behov for løbende kvalitetskontroller.

Forvaltningen anbefaler at kvalitetskontrollen fremover foretages på følgende vis:

• Et fuldt tilsyn (foretages i august hvert år)

• To fokus tilsyn, som kontrollerer 1-3 fokusområder, som udvælges på baggrund af de udfordringer, som er konstateret ved det store tilsyn.

I 2019 vil rettidighed være et fokusområde i alle teams (foretages maj, november og februar). Efter fokusrevisionen i maj og februar orienteres relevante udvalg om resultatet af kvalitetskontrollen og Byrådet orienteres inden for et år.

Revisionen anbefaler, at iværksatte initiativer vedr. løbende rettidige opfølgninger og kvalitetskontroller følges tæt. Det anbefales, at relevante udvalg orienteres i maj og februar, og at Byrådet får en samlet orientering af effekten af de iværksatte initiativer inden for et år.

Den løbende orientering til relevante udvalg og Byrådet skal ske af Velfærdsforvaltningen.

Byrådets godkendelse og besvarelse af delberetningen skal fremsendes til:

• BDO Kommunernes Revision
• Diverse ministerier mv.

Ad 1-3: Anbefales.

Direktionen har besluttet at igangsætte arbejdet med udvikling af et nyt redegørelseskoncept. De økonomiske redegørelser skal bidrage til et bedre politisk beslutningsgrundlag og understøtte en offensiv økonomisk styring, som indebærer fokus på ansvar for budgetoverholdelse i det enkelte fagudvalg samt skabe en større ensartethed og enkelthed i det, som præsenteres i fagudvalg samt Økonomiudvalg og Byråd. 

Der blev derfor nedsat en tværgående arbejdsgruppe, som har udarbejdet rammerne for et nyt redegørelseskoncept, herunder tidsplan og indhold for de enkelte redegørelser. Forvaltningen vurderer dog, at det intensive fokus på økonomistyring i 2019 taler for først at igangsætte det nye koncept i 2020

Centralt i det nye redegørelseskoncept er den fælles skabelon til brug for sagsfremstillingen i fagudvalgene, som betyder, at sagsfremstillingen er opbygget over samme skabelon uanset fagudvalg. Herudover er der gjort store anstrengelser for at gøre sagsfremstillingen så enkel og overskuelig som muligt således, at de centrale pointer i den respektive redegørelse tydeligt fremgår. Den nye fælles skabelon vil modsat den resterende del af det nye koncept allerede træde i kraft fra anden økonomiske redegørelse.  

Hovedpunkterne i det nye koncept omfatter desuden en reduktion i antallet af redegørelser, som behandles af det politiske niveau fra 4 til 3 redegørelser, såfremt 2019 som ventet forløber med god økonomisk styring. Det er vurderingen, at de tre redegørelser er tilstrækkelige til at styre og skabe overblik over Køge Kommunes økonomi. Det er dog ligeledes vurderingen, at der er behov for en administrativ finansieringsopfølgning mellem anden og tredje økonomiske redegørelse, da forvaltningernes opfølgning til tredje økonomiske redegørelse kræver en direktionsbeslutning. Hvis der er udfordringer på finansiering kan det evt. løftes op ekstraordinært i Økonomiudvalg og Byråd i august måned. 

Et andet central punkt i konceptet er en revideret tidsplan, som integrerer månedsopfølgningerne i de økonomiske redegørelser, hvorved de overlappende månedsopfølgninger udelades. Herudover så understøtter det nye koncept den nye budgetmodel samt udvalgenes fokus på budgetoverholdelse. Det er vurderingen, at første og anden økonomiske redegørelse ligger fornuftigt set i forhold til i dag, hvorfor disse fastholdes. Den nuværende tredje økonomiske redegørelse reduceres til en administrativ finansieringsopfølgning, som beskrevet ovenfor og den nuværende fjerde økonomiske redegørelse (kommende tredje økonomiske redegørelse) fremrykkes en måned således, at den politiske behandling foregår i oktober måned.

Videre proces
Det nye redegørelseskoncept forventes at træde i kraft for 2020, da forvaltningen vurderer, at det intensive fokus på økonomistyring i 2019 taler for først at igangsætte det nye koncept i 2020. Før konceptet kan iværksættes kræver dette en ændring i de Økonomiske Styringsprincipper, da antallet af redegørelser reduceres til 3 redegørelser. Denne ændring skal godkendes i Økonomiudvalget og Byråd ultimo 2019.

Tøse-Runden og Sjælland Rundt på cykel er to store begivenheder, der har været afholdt i Køge i henholdsvis 29 og 40 år. Cykelløbene trækker hvert år mellem 13.000 og 16.000 mennesker til Køge. Tøse-Runden bliver kørt den 1. juni 2019 og 40 års jubilæumsudgaven af Sjælland Rundt på Cykel køres den 22. juni 2019, hvor der også køres Sjælland på Tværs.

Køge Sportevent søger om et markedsføringssponsorat på 40.000 kr. som skal anvendes til at vækste antallet af deltagere. Køge Sportevent arbejder målrettet på at vækste arrangementerne med 10-15 %.

Det bliver igen i år Havnepladsen, der kommer til at lægge faciliteter til både Tøse-Runden og Sjælland Rundt på Cykel. Havne- og stationsområdet er valgt, fordi det i fremtiden vil blive et centralt punkt i Køge, og cykelløbene vil være med til at profilere området over for de mange, der deltager eller kommer som tilskuere.

Køge Sportevent er en NON profit organisation, der uddeler penge til de foreninger, der stiller med hjælpere til arrangementerne. Foreningerne er fordelt i de områder, løbene kommer igennem. Det kan f.eks. være forældregrupper i en børnehave eller en skole, og/eller traditionelle foreninger inden for cykling, fodbold, håndbold, badminton, bordtennis, roning m.m.

Økonomiudvalget bevilgede i 2018 40.000 kr. ekskl. moms til Køge Sportevent.

Der vil være dækning på kontoen for Turisme og Markedsføring for ydelse af det ansøgte beløb på 40.000 kr. ekskl. moms.

Økonomiudvalget besluttede at yde markedsføringstilskud på 40.000 kr.

Kultur og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at

1. der uddeles 8 legater á 10.000 kr.
2. uddelingen følger samme procedure, som har været fulgt siden 1997.

Ifølge bestemmelserne i det gavebrev Louise og Echardt Druse udstedte den 27. august 1962 i forbindelse med overdragelse af ejendommen Vestergade 1 - 3 til Køge Kommune, skal der uddeles legatportioner til elever på Køge Gymnasium, af det overskud, der eventuelt er fra driften af ejendommen.

Ved uddelingen af legatet i 1997 vedtog Økonomiudvalget, at et legat skulle være på 10.000 kr. Økonomiudvalget vedtog samtidig, at eleverne skulle opfylde følgende krav:

• Elever på Køge Gymnasium skal være bosiddende i Køge Kommune.
• Eleverne skal komme fra vanskelige økonomiske kår og have gjort sig fortjent til en understøttelse i deres første studietid.
• Eleverne skal gå i 3. gymnasieklasse eller 2. HF.

Uddeling af legatportionerne vil blive uddelt til 8 udvalgte elever til translokationen på Køge Gymnasium. Translokationsfesten vil i år blive holdt torsdag den 27. juni 2019, kl. 16.00.

I de foregående 5 år har der været følgende uddelinger:

2014: 3 legatportioner á 10.000 kr.

2015: 3 legatportioner á 10.000. kr.

2016: 3 legatportioner á 10.000 kr.

2017: 3 legatportioner á 10.000 kr.

2018: 5 legatportioner á 10.000 kr.     

Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet vedlagte regnskab for 2018. I årene 2000/2001 blev gennemført en renovering af ejendommen til  2.150.876 kr. I 2018 har ejendommen et positivt driftsresultat på 331.431,82 kr. Derfor foreslår Teknik- og Miljøforvaltningen en udlodning på i alt 80.000 kr.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Klima- og Planudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, at

1. lokalplan 1074 for boliger på Højelsevej vedtages endeligt med redaktionelle ændringer samt ændringer, som beskrevet i høringsnotatet
2. Teknik- og Ejendomsudvalget anmodes om at sætte trafiksikkerhed på Højelsevej på listen over trafiksikkerhedsprojekter.

Byrådet vedtog den 18. december 2018, pkt. 220, at sende forslag til Lokalplan 1074 for boliger på Højelsevej i offentlig høring. Der er indkommet 6 høringssvar.

Lokalplanen giver mulighed for udstykning af 13 grunde ved opførelse af fritliggende enfamiliehuse og op til 19 grunde ved evt. opførelse af dobbelthuse. Lokalplanen anlægger et grønt opholdsområde langs områdets interne boligvej. I den nordlige del af det grønne område, som ligger lavest, anlægges et regnvandsbassin.

Høringssvarene indeholder bl.a. bekymring over udkørslen over den meget trafikerede cykel- og gangsti på Højelsevej. Der er indsendt et forslag om at rykke bebyggelsens udkørsel så denne deles med Højelsevej nr. 4 og 6. Dermed undgås etablering af ny udkørsel til Højelsevej. Forvaltningen vurderer, at det kan være en mulig løsning, men at der er en række forhold som skal undersøges og afklares.

En ny udkørsel vil bl.a. kræve, at der er enighed mellem ejere, og at brugsretten tinglyses. Den del af vejen, som i givet fald skal forsyne lokalplanområdet, vil skulle befæstes og udvides og vil ændre status fra privat vej til privat fællesvej. Hvis ikke vejstykket kan udvides tilstrækkeligt til også at kunne håndtere cykler og gående, vil der skulle etableres en cykel-/gangsti fra lokalplanområdet til Højelsevej.

En ændring af udkørselsforholdene vil kræve, at lokalplanforslaget sendes i fornyet offentlig høring.

Teknik- og Miljøforvaltningen anbefaler, at der holdes fast i planforslagets udkørselsforhold, som det foreligger.

Derudover indeholder høringssvarene bl.a.:

• Forslag om at vende nogle af bygningerne 90 grader.
• Ændre bebyggelsen til 30 seniorboliger med grunde på 275 m².
• Ønsker om at supplere teksten i bestemmelserne så bebyggelsen fremstår mere grøn; nedsivning af tagvand på egen grund, forbud mod at anvende sprøjtemidler, og at alle huse skal have solceller.

Forvaltningen har haft dialog med KLAR Forsyning, som også har fremsendt bemærkninger i høringsperioden. Bemærkningerne omhandler bl.a. risiko for oversvømmelse ved skybrud fra vandløbet nord for lokalplanområdet, og at regnvandsbassinet bør være større for at kunne håndtere både tagvand og vejvand fra området.

Forvaltningen har imødekommet KLAR Forsynings bemærkninger ved at tilføje et delområde V, som, udover at være fælles parkeringsplads, skal fungere som regntilbagehold. Derudover er der tilføjet bestemmelser i forhold til:

• Vejprofil med ensidigt fald mod delområde V,
• Begrænset befæstet areal i forhaver,
• Forsinkelse af regnvand evt. i form af vadier (grøfter),
• Alle parkeringsarealer skal anlægges med permeabel belægning.

Derudover er der ændret i § 8.8 vedr. terrænregulering, så alle terrænreguleringer skal godkendes af Køge Kommune.

Med de supplerende bestemmelser begrænses mængden af regnvand til regnvandsbassinet og vandløbet.

Ad 1-2: Anbefales.