Referat af møde i Økonomiudvalget

I henhold til den kommunale styrelseslov træffer Økonomiudvalget og de stående udvalg for hvert regnskabsår beslutning om, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes.

Økonomiudvalget besluttede på det konstituerende møde den 5. december 2017 at det første møde i januar måned afholdes den 9. januar.

Forvaltningen anbefaler, at Økonomiudvalgets møder afvikles den 2. og 3. tirsdag i måneden kl. 9.00 - 12.00, dog med følgende undtagelser:

• Februar-møderne holdes 1. og 2. tirsdag, grundet vinterferie i uge 8
• Marts-møderne holdes 1. og 2. tirsdag grundet påsken
• Juli måned holdes mødefri
• 1. behandling af budgettet holdes på ekstraordinært møde den 28. august
• 2. behandling af budgettet holdes på ordinært møde den 2. oktober
• Oktober-møderne holdes 1. og 2. tirsdag, grundet efterårsferie i uge 42
• December-møderne afholdes 1. og 2. tirsdag, grundet julen.

Det forventes at den samlede mødekalender for 2018 bliver forelagt Byrådet den 23. januar 2018.

Godkendt, idet Økonomiudvalgets møder dog som udgangspunkt placeres med mødestart kl. 8.15.

Borgmesteren orienterede endvidere om, at mødet i næste uge forventes at vare fra kl. 8.15 - kl. 12.

Endvidere aflyses udvalgsmødet i uge 7 pga flere møder der falder samtidig og der bookes erstatningsmøde tirsdag den 27. februar kl. 14-16.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at bevillingsoversigten opstillet i den nye udvalgsstruktur godkendes.

I forlængelse af nye styrelsesvedtægter for Køge Kommune gældende fra 1. januar 2018 kan bevillingsoversigten på driften i den nye udvalgsstruktur ses i tabellen nedenfor.

I bilaget er vedhæftet resultatopgørelse og detaljeret bevillingsoversigt fordelt aktivitetsområder som følge af den nye udvalgsstruktur.

Tabellen samt bilagene viser det oprindelige budget 2018 som vedtaget til 2. behandlingen af budgettet den 10. oktober i den nye udvalgsstruktur. Den nye udvalgsstruktur blev vedtaget på byrådsmødet den 5. december. 

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget

1. evaluerer budgetprocessen for 2018-2021,
2. giver input til rammerne for den politiske proces for budgetlægningen for  2019-2022.

Med vedtagelsen af Budget 2018-21 er det blevet tid at evaluere den forgangne budgetproces. Herudover anbefales det, at Økonomiudvalget giver input til de ønskede rammer for den politiske proces for den kommende budgetlægning for 2019-22. Inputsene anvendes som grundlag for forvaltningens udarbejdelse af budgetvejledningen for budget 2019-22 som forventes forelagt politisk i marts 2018.

Den politiske budgetproces har i 2017 i hovedtræk set ud som følger:

• Marts: Vedtagelse af budgetvejledning, størrelse på omprioriteringskatalog og befolkningsprognose
• April: Godkendelse af kapacitetsberegninger
• Maj og juni: Prioritering af omprioriteringskatalog i fagudvalg
• August: Budgetseminar
• August og september: Budgetforhandlinger og budgetaftale
• Oktober: Budgetvedtagelse.

Følgende temaer anbefales som minimum drøftet som led i evalueringen/input til kommende proces:

1. Den forventede økonomiske situation ved opstart af den nye budgetlægning
2. Opstart og længde af budgetproces, herunder fagudvalgenes rolle
3. Anlægsplan - masterplaner og andre anlægsønsker
4. Anbefalinger til næste budgetproces.

Ad 1)
Valget af budgetproces skal ses i lyset af den udfordring, den forventes at skulle håndteres. Derfor anbefales det, at drøftelsen tager udgangspunkt i en vurdering af den økonomiske situation ved indgangen til den kommende budgetlægning. Det er pt. forventningen, at der vil være tale om et "normalår" forstået på den måde, at udgangspunktet er et budget i balance, samfundsøkonomien er i fremgang og forventningen til økonomiaftalen med Regeringen er neutral. Dog kendes resulatet af den bebudede finansieringsreform ikke, ligesom visse dele af kommunens budget i 2018 er under pres.

Ad 2)
Økonomiudvalget bør tage stilling til, hvornår budgetprocessen startes op samt graden af inddragelse af de politiske fagudvalg. En tidlig proces som i 2017 giver god mulighed for drøftelse af omprioriteringer i fagudvalgene og det giver også en lang periode med offentlighed omkring potentielle omprioriteringsforslag.

Over de sidste år er der sket en forskydning således at den reelle forventning til budgetbalancen foreligger senere - først efter sommerferien. Dermed kendes det endelige omprioriteringsbehov først efter sommerferien, og risikoen er derfor, at den lange proces kan skabe utryghed i befolkningen og hos medarbejderne.

Direktionen anbefaler derfor, en alternativ budgetproces hvor Byrådet godkender budgetvejledning, befolkning- og kapacitetsprognose i foråret, og derefter først tager hul på budgetlægningen efter sommerferien, når den reelle budgetsituation kendes. Det vil i praksis betyde, at omprioriteringskataloget i højere grad er et administrativt forslag, og at fagudvalgene får en mindre rolle i budgetlægningen pga. stram tidsplan efter sommerferien.

Ad 3)
Det bør drøftes hvordan samspillet skal være mellem masterplaner og kapacitetsprognose i forhold til anlægsplanen. Derudover ønskes en principiel drøftelse af hvordan nye anlæg finder vej ind i anlægsplanen. 

Ad 4)
Økonomiudvalget drøfter øvrige forslag til tilrettelæggelsen af den kommende budgetproces, herunder f.eks. tilrettelæggelsen af budgetforhandlingerne.

Økonomiudvalget evaluerede budgetprocessen og gav input til budgetlægningen for 2019.

Økonomiudvalget bemærkede, at

• budgetlægningen for 2018-22 forløb godt
• den politiske budgetlægning påbegyndes efter sommerferien, idet budgetvejledning og befolkningsprognose behandles før sommerferien. Dog ønskes orientering fra forvaltningen før sommerferien såfremt den økonomiske situation ændrer sig
• de politiske forhandlinger gennemføres på et to-dages budgetseminar for hele Byrådet i september måned
• der tilstræbes mere tydelighed og drøftelse omkring rammekorrektionerne
• der sættes i den kommende budgetproces særligt fokus på udgiftsudviklingen på ældreområdet og det specialiserede børne- og voksenområde
• der sættes fokus på tilrettelæggelsen af processen for den langsigtede anlægsplanlægningen, herunder koordinering af processen for masterplanerne og masterplanernes indhold. Der ønsket oplæg fra forvaltningen herpå.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at

1. redegørelse fra BDO tages til efterretning
2. forvaltningen følger forholdene i Lejerbo Køge Bugt tæt, og orienterer Økonomiudvalget hvis forholdene giver anledning til yderligere bemærkninger
3. afdelingernes- og boligorganisations årsregnskab 2015/2016 fra Lejerbo Køge Bugt tages til efterretning.

Køge Kommune har som tilsynsmyndighed ansvar for at tilse at de almene boligorganisationer overholder bestemmelserne i almenboligloven samt bestemmelser udfærdiget i medfør heraf. I forhold til det økonomiske tilsyn er det Køge Kommunes pligt at reagere, hvis der findes forhold som ikke stemmer overens med lovgivningen.

Ifølge Køge Kommunes delegationsplan skal forvaltningen indstille til Økonomiudvalgets beslutning, hvis almene boligorganisationers regnskaber, giver anledning til bemærkninger.

Forvaltningen har i forbindelse med det økonomiske tilsyn haft årsregnskaber 2015/2016 fra Boligorganisationen Lejerbo Køge Bugt samt organisationens underafdelinger til kritisk gennemgang. Ved gennemgangen har forvaltningen konstateret en række uregelmæssigheder som Lejerbo Køge Bugt er blevet bedt om at redegøre for. Forvaltningen har modtaget redegørelse fra Lejerbo men har fortsat bekymring for økonomien i såvel boligorganisationen som underafdelingerne.

Følgende emner har haft særlig opmærksomhed: merforbrug på almindelig vedligehold, manglende eller ikke ajourførte vedligeholdelsesplaner, tab på tilgodehavender, afvikling af over-/underskud, udgifter til forbedringer inden for den 4-årige karansperiode.

Udover forvaltningens bekymring for økonomien, er det forvaltningens oplevelse at informationen fra Lejerbo Køge Bugt til Køge Kommune ikke formår at dække det behov som Køge Kommunes har som tilsyn. Det er også forvaltningens oplevelse at kommunikationen overfor lejerne kan forbedres.

Køge Kommune har, efter gennemgangen af regnskaberne, afholdt Styringsdialog med Lejerbo Køge Bugt, hvor de anerkender, at afdelingerne generelt har store udfordringer i forhold til manglende opsparede midler på henlæggelser til planlagt periodisk vedligehold og fornyelse. Lejerbo Køge Bugt præsenterede på mødet en budgetstrategi 2018/2019, hvori der blandt andet er sat fokus på en ajourføring af vedligeholdelsesplanerne samt at øge afdelingernes henlæggelser til planlagt periodisk vedligehold og fornyelse.

Til trods for dialogen med Lejerbo Køge Bugt er forvaltningen fortsat bekymret for økonomien i boligorganisationen såvel som afdelingerne. Forvaltningen har derfor bedt Køge Kommunes egen revision, BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab (BDO) se på regnskaberne, og stikprøvevis kontrollere de forhold som forvaltningen finder bekymrende. 

BDO har udarbejdet et notat om det regnskabsmæssige tilsyn, hvori det anbefales at forvaltningen følger op overfor Lejerbo og sikre sig at anmodninger og henstillinger efterleves tilfredsstillende.

Lejerbo Køge Bugt har allerede iværksat forskellige tiltag, og det er forvaltningen i Køge Kommunes vurdering, at tilsynet fortsat kan foregå administrativ og ikke kræver politisk indgriben. Forvaltningen vil følge op på forholdene og følge sagen tæt. Hvis opfølgningen eller lignende giver anledning til bemærkninger vil forvaltningen straks orientere Økonomiudvalget.

At Køge Kommune tager regnskaberne til efterretning betyder, at Lejerbo Køge Bugt skal følge op på forskellige forhold, som kan få konsekvenser for økonomien i afdelingerne og i organisationen. Der kan på nuværende tidspunkt ikke redegøres for de præcise konsekvenserne, men en af konsekvenserne kan være huslejestigninger, som kan ses i anden sag på ØUs-dagsordnen 12-12-2017 "Budgettvist, Lejerbo Køge Bugt - Cirkelhuset ".

Boligorganisationen Lejerbo Køge Bugt har i alt 13 afdelinger hvoraf 2 er beliggende i Ishøj Kommune. Der er i alt 883 boliger. Der er en ejendomsværdi på 546.350.000 kr. i følge ejendomsvurdering 2016. I henhold til låneopgørelse er der en restgæld i ejendommen på 496.242.774,54 kr., hvoraf 342.992.434 kr. er med kommunal garanti.

Beslutningen har ingen økonomisk konsekvens for Køge Kommune

Ad 1: Taget til efterretning.

Ad 2: Godkendt.

Ad 3: Taget til efterretning.

Køge Kommune kan i henhold til lånebekendtgørelsen stille kommunal garanti for lån optaget af Køge Vand A/S og Køge Afløb A/S til finansiering af selskabernes anlægsinvesteringer, uden det belaster kommunens låneramme.

Såfremt kommunen stiller garanti, påtænker Køge Afløb A/S og Køge Vand A/S at optage lånene hos KommuneKredit. Konkret tilrettelægges låntagningen således, at der i investeringsåret 2018 etableres en såkaldt opbygningskredit, som omlægges til langfristede lån, når det endelige lånebehov for 2018 er kendt.

Køge Vand A/S og Køge Afløb A/S er kommunalt ejede forsyningsselskaber, og den økonomiske risiko ved garantistillelse er derfor begrænset.

Garantiprovisionen er fra 2017 fastsat til 1,0 pct. årligt af restgælden.

Køge Kommune har stillet årlige garantier for lån optaget af Køge Vand A/S og Køge Afløb A/S i KommuneKredit siden 2010. Garantistillelsen udgjorde medio december 2017 539,4 mio. kr.

Køge Kommune har i 2018 budgetteret med 6,1 mio. kr. i garantiprovision. Kommunens indtægter fra garantiprovision vil stige som følge af den nye garantistillelse. Garantiprovisionen afhænger af, i hvilket omfang forsyningsselskaberne udnytter lånerammen.

Indtægterne fra garantiprovision vil blive indarbejdet i budget 2019-22, såfremt garantistillelsen godkendes af Økonomiudvalget og Byrådet.

Anbefales.

Kommunernes Landsforening (KL) afholder årligt en konference med rammer for samtale og politisk debat mellem kommunerne.

I 2018 afholdes konferencen den 8. - 9. marts i Aalborg Kongres & Kultur Center.

Køge Kommune har, i henhold til KLs vedtægter, otte delegerede (stemmeberettigede).

Byrådet har på det konstituerende møde den 5. december 2017 udpeget følgende byrådsmedlemmer som delegerede:

• Marie Stærke (A) med personlig suppleant Lene Møller Nielsen (A)
• Erik Swiatek (A) med personlig suppleant Pernille Sylvest (A)
• Jeppe H. Lindberg (I) med personlig suppleant Marie Møller (A)
• Mads Andersen (C) med personlig suppleant Thomas Kampmann (C)
• Anders Ladegaard Bork (O) med personlig suppleant Selim Balikci (A)
• Søren Brask (V) med personlig suppleant Ali Ünsal (V)
• Torben Haack (F) med personlig suppleant Thomas Kielgast (F)
• Helle Poulsen (V) med personlig suppleant Paul Christensen (V).

Fra Køge Kommune har praksis for deltagelse været de delegerede samt de af Økonomiudvalgets medlemmer, der ikke er udpeget som delegerede (i denne byrådsperiode syv medlemmer). Herudover har deltaget to administrative repræsentanter.

Godkendt.

Velfærdsforvaltningen indstiller til

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget, at

1. drøfte beskæftigelsesplan 2018

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, at

    2. godkende beskæftigelsesplan 2018. 

2. Godkendt.

Helt overordnet er det Køge Kommunes arbejdsmarkedspolitik, der sætter rammen for indsatsen på arbejdsmarkedsområdet.

Derudover udarbejder de ansvarlige for indsatsen i jobcentret og ungecentret årligt en beskæftigelsesplan for det kommende års beskæftigelsesindsats og i den forbindelse udmelder beskæftigelsesministeren en række indsatsområder til at understøtte den overordnede retning for arbejdet med den aktive beskæftigelsesindsats.

Med udgangspunkt i de konkrete udfordringer der er på arbejdsmarkedet besluttede Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget på mødet i november, at der i 2018 skal arbejdes med følgende pejlemærker:

• Den virksomhedsrettede indsats for den ledige skal prioriteres
• Indsatsen skal rette sig mod at give borgerne hjælp til selvhjælp
• Køge Kommune skal bidrage til at virksomhederne får den arbejdskraft de har behov for
• Flere unge skal vælge en erhvervsrettet uddannelse
• De beskæftigede og ledige skal have tilbud om fremtidsrettet uddannelse og opkvalificering
• Køge Kommune skal optimere en helhedsorienteret indsats på arbejdsmarkedsområdet
• Køge Kommune skal understøtte mange veje til selvforsørgelse på særlige vilkår.

Pejlemærkerne understøttes af beskæftigelsesministerens udmeldte indsatsområder:

• Flere personer skal i beskæftigelse eller uddannelse i stedet for at være på offentlig forsørgelse
• Virksomhederne skal sikres den nødvendige og kvalificerede arbejdskraft
• Flere flygtninge og familiesammenførte skal være selvforsørgende
• Flere jobparate personer på kontanthjælp skal i beskæftigelse, og flere aktivitetsparate bliver jobparate eller kommer i beskæftigelse
• Bekæmpelse af socialt bedrageri og fejludbetalinger skal styrkes.

Derudover har Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget påpeget at der skal være særlig fokus på:

• De unge, som har særlig brug for at kunne tage en uddannelse
• Sygedagpengeområdet, så flere fastholdes i job og ikke mister kontakten med arbejdsmarkedet
• Jobafklaring og indsatsen under jobafklaringsforløb
• Ledighedsydelse.

Forvaltningen har efterfølgende udarbejdet udkast til beskæftigelsesplan 2018 og angivet konkrete resultatmål, som der løbende kan følges op på i 2018.

Beskæftigelsesplanen sendes til det regionale Arbejdsmarkedsråd til orientering.

Bestyrelsen i KLAR Forsyning har den 8. november 2017 godkendt, at KLAR Forsyning etablerer et IT-selskab sammen med forsyningsselskabet Fors, der dækker Holbæk, Lejre og Roskilde kommuner, samt SK Forsyning i Slagelse Kommune.

Etableringen af IT-selskabet er efterfølgende den 22. november 2017 blevet godkendt af de fire holdingselskaber på en ekstraordinær generalforsamling i KLAR Forsyning. Generalforsamlingsprotokollatet er vedlagt som bilag.

Da der er tale om en sag af principiel betydning for KLAR Forsyning skal de fire kommuner jf. vedtægternes pkt. 4.12 litra e meddele deres samtykke til etableringen af samarbejdet.

Baggrund
KLAR Forsyning vurderer, at selskabet ikke selv i dag har kompetencerne eller ressourcerne til at løfte IT-opgaverne på et tilstrækkeligt højt niveau, og da kravene til anvendelse og sikring af IT-systemer er stadigt stigende, vil udfordringerne blot blive endnu større for selskabet fremover. KLAR Forsyning har derfor brug for at blive styrket på IT-området.

KLAR Forsyning vurderer endvidere, at omkostningerne til IT-området vil stige i de kommende år bl.a. som følge af behovet for yderligere digitalisering, forbedring af IT-sikkerheden og implementering af EU's persondataforordning. Samarbejdet via det fælles IT-selskab vurderes at kunne afbøde noget af stigningen i omkostningerne og samtidig medføre et serviceløft, højere grad af professionalisering og

Samarbejdet etableres ved, at de tre forsyninger overdrager dele af deres virksomhed i form af IT-medarbejdere, -opgaver og -udstyr til et nyt fællesejet aktieselskab. IT-selskabet skal i udgangspunktet varetage samtlige IT-opgaver for de tre forsyninger og servicere i alt ca. 400 medarbejdere.

IT-samarbejdet etableres med det primære formål at opnå tilstrækkelig kritisk masse på IT-området gennem styrket faglighed, større fokusering og stordriftsfordele for derigennem at sikre:

• Høj IT-sikkerhed
• Driftssikre IT-systemer
• Høj effektivitet og kvalitet via forretningsunderstøttende IT-systemer
• Høj tilfredshed blandt kunder og medarbejdere
• Økonomisk fordelagtige løsninger.

Herudover skal IT-selskabet bidrage til, at forsyningerne overholder EU's persondataforordning.

Ejeraftale
IT-selskabet vil være ejet af forsyningskoncernernes serviceselskaber. Det vil derfor være KLAR Forsyning A/S, der kommer til at være ejer. Ejerandelene fastsættes dels ud fra et kontantindskud på 0,5 mio. kr. fra hver ejer samt ud fra værdien af de aktiver, der overdrages. Ejerfordelingen bliver på den baggrund følgende: KLAR Forsyning 29,5 %, Fors 35,6 % og SK Forsyning 34,9 %. I praksis har de tre selskaber lige stor indflydelse i selskabet.

Der er udarbejdet en ejeraftale, som beskriver og regulerer de tre forsyningers samarbejde om det fælles IT-selskab. Ejeraftalen er vedlagt som bilag.

Der indsættes en administrativ bestyrelse for IT-selskabet bestående af de tre forsyningers administrerende direktører. Bestyrelsesarbejdet vil være ulønnet.

Tidsplan
Der forventes følgende overordnede tidsplan for IT-samarbejdets etablering:

• Januar 2018: Indhentelse af de fire kommuners samtykker
• 1. kvartal 2018: Stiftelse af IT-selskabet med regnskabsmæssig virkning fra 1. januar 2018
• 1. halvår 2018: Ansættelse af direktør for IT-selskabet
• Sommeren 2018: Idriftsættelse af IT-selskabet.

Intet.