Bestyrelsen i KLAR Forsyning har den 8. november 2017 godkendt, at KLAR Forsyning etablerer et IT-selskab sammen med forsyningsselskabet Fors, der dækker Holbæk, Lejre og Roskilde kommuner, samt SK Forsyning i Slagelse Kommune.
Etableringen af IT-selskabet er efterfølgende den 22. november 2017 blevet godkendt af de fire holdingselskaber på en ekstraordinær generalforsamling i KLAR Forsyning. Generalforsamlingsprotokollatet er vedlagt som bilag.
Da der er tale om en sag af principiel betydning for KLAR Forsyning skal de fire kommuner jf. vedtægternes pkt. 4.12 litra e meddele deres samtykke til etableringen af samarbejdet.
Baggrund
KLAR Forsyning vurderer, at selskabet ikke selv i dag har kompetencerne eller ressourcerne til at løfte IT-opgaverne på et tilstrækkeligt højt niveau, og da kravene til anvendelse og sikring af IT-systemer er stadigt stigende, vil udfordringerne blot blive endnu større for selskabet fremover. KLAR Forsyning har derfor brug for at blive styrket på IT-området.
KLAR Forsyning vurderer endvidere, at omkostningerne til IT-området vil stige i de kommende år bl.a. som følge af behovet for yderligere digitalisering, forbedring af IT-sikkerheden og implementering af EU's persondataforordning. Samarbejdet via det fælles IT-selskab vurderes at kunne afbøde noget af stigningen i omkostningerne og samtidig medføre et serviceløft, højere grad af professionalisering og
Samarbejdet etableres ved, at de tre forsyninger overdrager dele af deres virksomhed i form af IT-medarbejdere, -opgaver og -udstyr til et nyt fællesejet aktieselskab. IT-selskabet skal i udgangspunktet varetage samtlige IT-opgaver for de tre forsyninger og servicere i alt ca. 400 medarbejdere.
IT-samarbejdet etableres med det primære formål at opnå tilstrækkelig kritisk masse på IT-området gennem styrket faglighed, større fokusering og stordriftsfordele for derigennem at sikre:
- Høj IT-sikkerhed
- Driftssikre IT-systemer
- Høj effektivitet og kvalitet via forretningsunderstøttende IT-systemer
- Høj tilfredshed blandt kunder og medarbejdere
- Økonomisk fordelagtige løsninger.
Herudover skal IT-selskabet bidrage til, at forsyningerne overholder EU's persondataforordning.
Ejeraftale
IT-selskabet vil være ejet af forsyningskoncernernes serviceselskaber. Det vil derfor være KLAR Forsyning A/S, der kommer til at være ejer. Ejerandelene fastsættes dels ud fra et kontantindskud på 0,5 mio. kr. fra hver ejer samt ud fra værdien af de aktiver, der overdrages. Ejerfordelingen bliver på den baggrund følgende: KLAR Forsyning 29,5 %, Fors 35,6 % og SK Forsyning 34,9 %. I praksis har de tre selskaber lige stor indflydelse i selskabet.
Der er udarbejdet en ejeraftale, som beskriver og regulerer de tre forsyningers samarbejde om det fælles IT-selskab. Ejeraftalen er vedlagt som bilag.
Der indsættes en administrativ bestyrelse for IT-selskabet bestående af de tre forsyningers administrerende direktører. Bestyrelsesarbejdet vil være ulønnet.
Tidsplan
Der forventes følgende overordnede tidsplan for IT-samarbejdets etablering:
- Januar 2018: Indhentelse af de fire kommuners samtykker
- 1. kvartal 2018: Stiftelse af IT-selskabet med regnskabsmæssig virkning fra 1. januar 2018
- 1. halvår 2018: Ansættelse af direktør for IT-selskabet
- Sommeren 2018: Idriftsættelse af IT-selskabet.