Referat af møde i Økonomiudvalget

Den 11.05.2021 kl. 09:30 i Byrådsstue Niels Juel / Digitalt


Indholdsfortegnelse


Lukkede Punkter


Deltagere:

Bent Sten Andersen, (O)
Jeppe H. Lindberg, (I)
Ken Kristensen, (V)
Lene Møller Nielsen, (A)
Marie Stærke, (A)
Mette Jorsø, (B)
Niels Rolskov, (Ø)
Thomas Kampmann, (C)
Thomas Kielgast, (F)


159.   Godkendelse af dagsorden


Beslutning

Godkendt.


Til toppen


160.   Borgring - anlægsbevilling


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, at der gives anlægsbevilling på 1 mio. kr. i 2021 til ny oplevelsesudstilling på Køge Museum.

Kultur- og Idrætsudvalget 03-05-2021
Anbefales overfor Økonomiudvalget og Byrådet.
Baggrund og vurdering

Byrådet besluttede den 26. januar 2021 at flytte 1 mio. kr. fra anlægsprojektet modernisering af Køge Musikskole til Borgring i 2021. Herefter vil det tilsvarende beløb blive flyttet fra Borgring til modernisering af Køge Musikskole i 2022.

Der er herefter budgetteret med 1 mio.kr i 2021 og 4 mio. kr. i 2022 til Borgring. Midlerne skal nu overføres til Museum Sydøstdanmark, hvorfor der søges om anlægsbevilling.

Økonomi

Økonomisk Afdeling bemærker, at der søges anlægsbevilling på 1 mio. kr. som frigiver det afsatte rådighedsbeløb i 2021 (Fagudvalg KIU 115). Anlægsbevillingen har derfor ikke effekt på den beregnet kassebeholdning.

Herudover skal det bemærkes, at anlægsprojektet indgår i beregningen af anlægsloftet og der er en risiko for overskridelse af vedtaget anlægsniveau i budgettet.

Beslutning

Anbefales.


Til toppen


161.   Køge Kommunes arbejde med digitalisering maj 2021


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til udvalget, at Økonomiudvalget tager Køge Kommunes arbejde med digitalisering herunder den nyeste Digitaliseringsstrategi 2021-2025 til efterretning.

Baggrund og vurdering

Køge Kommune arbejder løbende med digitalisering, herunder også afprøvning og ibrugtagning af velfærdsteknologi. Den digitale udvikling er vigtig for at sikre kommunens økonomi i en tid, hvor flere borgere efterspørger hjælp. Samtidig er der behov for at kommunen indfrier borgernes forventning om øget tilgængelighed i en tid, hvor mange er online hele døgnet.

Til at understøtte og sætte retning for arbejdet med digitalisering, har Køge Kommune en digitaliseringsstrategi. Den tidligere Digitaliseringsstrategi udløb med udgangen af 2020. Derfor blev der nedsat en tværorganisatorisk arbejdsgruppe, der udarbejdede et forslag til en ny strategi for kommunen. Arbejdsgruppen har skelet til hvad der rør sig på markedet teknologimæssigt og hvad der rør sig på det fælleskommunale og fællesoffentlige område. Derudover har arbejdsgruppen gennemført en involverede proces med interview af udvalgte ledere og medarbejdere bredt i organisationen for at få input til strategien og trykprøve slutresultatet. Det blev fra starten af besluttet at fastholde visionen fra den tidligere digitaliseringsstrategi, da denne stadig er meget aktuel:

  • Køge Kommune vil målrettet øge brugen af kommunale digitale løsninger, som tager udgangspunkt i borgernes og erhvervslivets behov.

Baggrundsbeskrivelsen, de strategiske målsætninger og perspektiveringen er nye. Den nye Digitaliseringsstrategi for Køge Kommune 2021-2025 er vedlagt sagen. De strategiske målsætninger er defineret som:

  • Vi vil styrke dialogen med borgere og virksomheder, og vores daglige samarbejdspartnere via digitale løsninger.
  • Vi vil forbedre guidningen af vores borgere til de rigtige selvbetjeningsløsninger og sagsbehandlere.
  • Vi ønsker, at forbedre den digitale infrastruktur.
  • Vi vil sikre det fulde udbytte af nye digitale løsninger ved at implementere i bund.
  • Vi vil forbedre samarbejdet på tværs af fagområder med fokus på bedre sammenhænge mellem de enkelte IT-systemer.
  • Vi vil gøre det nemmere at dele og få adgang til data på tværs af fagområder og fagsystemer.
  • Vi ønsker, at Køge Kommune skal være en attraktiv digital arbejdsplads.

KL har parallelt med Køge Kommunes arbejde udarbejdet deres: Digitaliseringsprogram 2021-2025. Digitaliseringsprogrammet dækker 6 fokusområder:

  1. Borger, teknologi og lokaldemokrati: Med fokus på bedre selvbetjening, virtuelle borgermøder og påvirkning på lokaldemokrati.
  2. Digital transformation og styrket udbredelse af modne teknologier: Med fokus på udbredelse af digitalisering, teknologiske løsninger, kompetenceudvikling og digital ledelse
  3. Sammenhængende velfærdsforløb- og indsatser: Med fokus på bedre sagsforløb på udvalgte områder særligt det specialiserede børneområde og beskæftigelsesområdet
  4. Klima og ressourcer: Med fokus på brug af data, monitorering og styring
  5. Bedre velfærd og styring af data: Med fokus på genbrug og standardisering af data med henblik på at skabe bedre indsatser for borgere. Datastrategi.
  6. Digitale fundamenter: Med fokus på brug af rammearkitekturen og Informationssikkerhed

Flere af punkterne i KL's Digitaliseringsprogram går igen i Køge Kommunes egne strategiske målsætninger. Fx punkt 1 om selvbetjening og virtuelle borgermøder, der er afspejlet i Køge Kommunes målsætning om styrket dialog med borgere og virksomheder og punktet om bedre guiding af borgerne. Punkt 2 om digital transformation taler ind i Køge Kommunes målsætninger om hhv. den attraktive arbejdsplads og sikre udbytte af de digital løsninger. Punkt 3 og punkt 5 i KL's Digitaliseringsprogram knytter sig til Køge Kommunes målsætning om bedre samarbejde på tværs og sammenhængende IT systemer. De to strategier hænger således godt sammen. Dog er der lidt mere fokus på Miljø og Velfærd i KL's Digitaliseringsprogram. Det forventes, at Miljøinitiativer herunder Smart city løsninger løftes af Teknik- og Miljøforvaltningen og at Velfærdsteknologi/-løsninger løftes af Velfærdsforvaltningen i deres forvaltningsspecifikke digitaliseringsarbejde.

Køge Kommunes Digitaliseringsstrategi 2021-2025 er godkendt i direktionen, og vil efterfølgende blive behandlet af afdelingslederne i Lederforum, hvor de bl.a. skal drøfte handleplaner. Det er Køge Kommunes ambition dels at arbejde med nogen tværgående handleplansaktiviteter til understøttelse af strategien, og dels forvaltningsspecifikke digitaliseringsprojekter. Tværgående kan det fx handle om bedre sagsforløb for borgere på tværs af afdelinger og forvaltninger. Decentralt kan det handle om kompetenceudvikling af medarbejdere eller specifikke tekniske løsninger til understøttelse af et fagområde. Lige nu arbejdes der eksempelvis hen mod et mere sikkert chat dialogværktøj til familieområdet, og på ældre- og sundhedsområdet arbejder man med Tidlig opsporing i forhold til potentielle genindlæggelser på hospitaler.  

Som opfølgning på digitaliseringserfaringerne fra Covid-19 har direktionen nedsat et Digitaliseringsprogram 2021, som skal sætte fokus på de digitaliseringserfaringer kommunen har gjort sig og sikre fastholdelse og udbredelse af de gode erfaringer og effekter. Eksempelvis brugen af virtuelle møder, som kan give sparet tid/kørsel. Virtuelle borgermøder, skærmbesøg for borgere og træning i eget hjem med online støtte osv. Programmet løber frem til sommer 2022 og understøtter flere af strategiens målsætninger.

Digital ledelse, som også er en del af Køge Kommunes strategiske målsætning om en attraktiv digital arbejdsplads, arbejdes der løbende med. Lige nu i form af webinarer og seminarer for ledere. Kommunen er ved at etablere en e-læringsplatform, som skal understøtte og tilbyde elektronisk kompetenceudvikling fx introduktion til nyansatte, informationssikkerhed, office-kurser og meget mere målrettet både ledere og medarbejdere. Personaleafdelingen har allerede med succes gennemført mange online træningssessioner i Teams og Teams videokonference i 2021. 

I september 2019 besluttede direktionen sig for 5-6 digitale fokusområder, som skulle hjælpe organisationen med at fastholde, sætte retning og danne fundament for digitaliseringsarbejdet i kommunen.

  • Infrastruktur: Som handler om at have en passende opdateret infrastruktur og pc arbejdsredskab. Det er sidenhen besluttet at gøre dette område til koncernstyret, hvorved IT og digitaliseringsafdelingen tager ansvar for en løbende fornyelse og udskiftning.
  • Kompetenceudvikling: Med fokus på mere viden om fx de nye office programmer. Som beskrevet ovenfor er dette godt igang.
  • Kommunale samarbejder: Hvor Køge Kommune fx bidrager ind til og høster gevinster af arbejdet i Digitaliseringsforeningen Sjælland. Dette vil fortsat være i fokus, men er ikke i sig selv en strategisk målsætning i den nye strategi.
  • Kommunikation og storytelling: Om øget formidling og særligt videofortælling. Historier om de digitale initiativer kommunen lykkes med til inspiration for medarbejdere og ledere. Dette har været lidt udfordret af Covid-19 hjemsendelsen, men vil komme mere i fokus igen.
  • Involvering af politikkerne: Hvor tanken var at afvikle et temamøde i Byrådet om digitalisering, men som grundet Covid-19 og nu valg-år er sat lidt på pause.
  • Informationssikkerhed: Som et fundament og en forudsætning for arbejdet med digitalisering. Dette arbejde pågår, og der er øget bevidsthed og opmærksomhed på det i organisationen. 

Ovenstående beskriver de digitale strategiske rammer Køge Kommune arbejder med og eksempler på aktiviteter. Det er ikke muligt, at give et fuldstændigt overblik over samtlige aktiviteter, da det daglige arbejde med digitalisering, velfærdsteknologi og kompetenceudvikling foregår tæt på medarbejderne og kerneopgaven. 

IT- og digitaliseringschef Ivan Harreskov deltager i behandling af sagen.

Økonomi
Ingen direkte økonomiske konsekvenser.
Beslutning
Taget til efterretning.
Bilag

Til toppen


162.   Røgfri arbejdstid


Indstilling

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at rygepolitikken godkendes til ikrafttræden 1. januar 2022.

Baggrund og vurdering

Økonomiudvalget behandlede i december 2020 et procesforslag til indførelse af røgfri arbejdstid i Køge Kommune med henblik på ikrafttræden 1. januar 2022. Økonomiudvalget bakkede op om tids- og procesplanen og sendte forslaget til revideret rygepolitik til høring i MED-systemet.

Alle forvaltnings MED-udvalg og Rådhusudvalget har afgivet udtalelse til Hoved MED-udvalget, som på vegne af hele MED-organisationen har afgivet sin udtalelse til Økonomiudvalget forud for behandlingen af forslag til ny revideret rygepolitik i Køge Kommune. Udtalelsen er vedlagt som bilag, hvoraf følgende hovedpointer fremgår:

  • Hoved MED-udvalget kvitterer for processen med høring i MED-systemet.
  • Hoved MED-udvalget understreger vigtigheden af en ens håndhævelse af politikken på alle Køge Kommunes arbejdspladser samt en lang implementeringsfase, hvor der arbejdes med nudging, rygestopkurser m.m.
  • Hoved MED-udvalget anbefaler, at hjemmearbejdspladser udgår af rygepolitikken. 
  • Hoved MED-udvalget opfordrer til, at det bliver tydeliggjort hvilke ansættelsesretlige konsekvenser, der kan være tale om, og det bør være tydeligt, hvem der har ansvaret for at håndhæve reglerne, så der sikres en konsekvent og ensartet håndhævelse af reglerne i hele kommunen.

Direktionen anbefaler på baggrund af Hoved MED-udvalgets udtalelse, at Økonomiudvalget drøfter forslaget til ny rygepolitik i Køge Kommune forud for behandling i Byrådet og peger på:

  • Indførelse af røgfri arbejdstid afspejler en samfundstendens, der bl.a. kan ses i vedlagte kort over kommuner med røgfri arbejdstid: 62 kommuner har indført røgfri arbejdstid, og yderligere 4 er på vej hertil.
  • Hjemmearbejdspladser er på baggrund af udtalelserne fra MED-organisationen udtaget af forslaget og indgår således ikke i røgfri arbejdstid.
  • Direktionen finder, at indførelse af den reviderede rygepolitik vil honorere MED-organisationens ønske til ensartethed på området, idet der med den nuværende rygepolitik, der er fra 2008, er mulighed for at indføre lokale stramninger. Det har en meget stor del af kommunens arbejdspladser gjort således, at omkring 40 % af kommunens medarbejdere i dag er omfattet af regler om røgfri arbejdstid.
  • Der er en lang række sundhedsfaglige argumenter for indførelse af røgfri arbejdstid. En lang implementeringstid på over et halvt år er central, idet der hermed kan informeres grundigt om reglerne og tilbydes rygestopkurser m.m., som Hoved MED-udvalget også peger på.  

Forslag til revideret rygepolitik er vedlagt som bilag.

Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning

Anbefales af et flertal på 8 (Marie Stærke (A), Lene Møller Nielsen (A), Ken Kristensen (V), Thomas Kielgast (F), Niels Rolskov (Ø) , Thomas Kampmann (C), Bent Sten Andersen (O) og Mette Jorsø (B).
Jeppe Lindberg (I) kan ikke anbefale, da Liberal Alliance ikke ønsker at begrænse den personlige frihed.

Bilag

Til toppen


163.   IT udstyr til Byrådet i perioden 2022-2025


Indstilling
Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget godkender den foreslåede IT-pakke til nye byrådsmedlemmer.

Økonomiudvalget 20-04-2021
Udsættes.
Baggrund og vurdering

Den 16. november 2021 afholdes der kommunalvalg. Kultur- og Økonomiforvaltningen foreslår, at
alle byrådsmedlemmer bliver tilbudt en IT-pakke indeholdende:

  • Køge Kommune bærbar computer
  • iPad 10,2" inkl. tastatur og cover, som supplement til computeren
  • Printer
  • Mus
  • Computertaske

Ny pris for udstyrspakken er ca. 11.910 kr. ekskl. datasimkort i iPads.

IT-pakken er identisk med pakken fra nuværende valgperiode. Alle byrådsmedlemmer får
udleveret en ny computer. De byrådsmedlemmer, der fortsætter i den kommende valgperiode,
beholder iPad og printer og andet tilbehør, som de har fået tidligere. Dette udskiftes kun ved
funktionsfejl.

Udvalgsformænd bliver endvidere tilbudt en standard mobiltelefon og tilhørende abonnement.
Udvalgsformænd, der fortsætter i den kommende valgperiode, beholder den telefon de har nu,
som kun udskiftes ved funktionsfejl.

Såfremt et byrådsmedlem fratræder i valgperioden, returneres det udleverede udstyr.

iPads og telefoner vil være indrullet i kommunens Device management system (MDM), således at
kommunal data på disse beskyttes. Det betyder også, at de kan nulstilles, og data slettes såfremt
enheden bliver kompromitteret.

Økonomi
Der er dækning på kontoen til indkøb af IT-pakken til nye byrådsmedlemmer.
Beslutning

Godkendt idet der skal være mulighed for at få enten en stor eller en lille iPad. Der må forventes leveringstid på den store som dermed forventeligt ikke vil være til rådighed fra starten den nye byrådsperiode.


Til toppen


164.   Orientering fra borgmester og fra kommunaldirektør


Beslutning
Intet.

Til toppen


165.   Eventuelt


Beslutning
Drøftet.

Til toppen


166.   Forlængelse af byggefrist Kildebjergs Agre (Lukket punkt)



Til toppen


167.   Orientering om kommuneplan og lokalplaner (Lukket punkt)



Til toppen


168.   Forslag til Kommuneplan 2021 - rækkefølge for byudvikling (Lukket punkt)



Til toppen


169.   Orientering fra borgmester og fra kommunaldirektør (Lukket punkt)



Til toppen


170.   Eventuelt (Lukket punkt)



Til toppen


171.   Underskriftsblad - ØU (Lukket punkt)



Til toppen

Opdateret af Køge Kommune 11.05.21