Få det bedste ud af koege.dk med den nyeste version af Firefox, Google Chrome, Internet Explorer eller Safari.

Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside.

Læs om vores cookiepolitik

Ja tak til cookies eller nej tak til cookies

Referat af møde i Økonomiudvalget

Den 04.04.2017 kl. 09:00 i Mødelokale 3


Indholdsfortegnelse


Lukkede Punkter


Deltagere:

Dora Olsen, (O)
Flemming Christensen, (C)
Marie Stærke, (A)
Mette Jorsø, (V)
Niels Rolskov, (Ø)
Torben Haack, (F)

Afbud:

Trine Hastrup, (V)

110.   Godkendelse af dagsorden


Indstilling
Helle Gaub og Kurt Reitz fra Region Sjælland deltager ved behandling af punkt 111 - Status for byggeri af Universitetshospitalet i Køge.
Beslutning

Godkendt.

Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


111.   Status for byggeri af Universitetshospitalet i Køge


Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at sagen drøftes.
Baggrund og vurdering
Helle Gaub og Kurt Reitz fra Region Sjælland deltager i Økonomiudvalgets møde, kl. 9.15. De vil redegøre for status af byggeriet af Universitetshospitalet set i lyset af Regionens opsigelse af samarbejde med projektets totalrådgivere.
Beslutning
Drøftet.
Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


112.   KL - Udkast til fælleskommunal indkøbsstrategi


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at orienteringen om den fælleskommunale indkøbsstrategi tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

KL´s bestyrelse har besluttet, at der skal udarbejdes en ny fælleskommunal indkøbsstrategi. En arbejdsgruppe på 21 indkøbschefer og en baggrundsgruppe på 8 kommunaldirektører har i samarbejde med KL udarbejdet vedlagt udkast til en fælleskommunal indkøbsstrategi. Strategien ventes godkendt på KL's bestyrelsesmøde 20. april 2017, og ledsages derefter af en handleplan til understøttelse af implementeringen.

Indkøbsstrategien lægger op til at kommunerne på en række områder rykker tættere sammen omkring indkøbsdagsordenen, herunder også forsat bakker op om SKI og de fælles forpligtende aftaler. Der findes to typer SKI aftaler, frivillige og forpligtende aftaler. På de forpligtende aftaler forpligter vi os til at købe fra aftalens sortiment hos aftale leverandøren.

Indkøbsstrategien lægger op til:

Stærkere samarbejde om indkøb: Indkøbsfællesskaberne skal styrkes ved, at kommunerne som udgangspunkt altid tilslutter sig SKI's forpligtende aftaler og ved en styrkelse og videreudvikling af de kommunale indkøbsfællesskaber. Der skal skabes en klar og handlingsanvisende arbejdsdeling mellem SKI, de kommunale indkøbsfællesskaber og de lokale indkøbsfunktioner.

  • Bedre digital understøttelse af indkøb: E-handel skal implementeres i alle kommunerne og e-handel graden skal øges. Sortiment og volumen i E-handel skal øges, så medarbejderne har mulighed for at handle alle de produkter, der er E-handelsegnet.
  • Professionel indkøbsadfærd i hele organisationen: Kommunerne vil frem mod år 2020 hæve compliance på de fælles forpligtende aftale, så den størst mulige del af indkøbet sker på aftalerne. Der skal sættes compliance mål på hver enkelt forpligtende aftale. Samtidig vil hver enkelt kommune sætte lokale målsætninger for compliance på egne aftaler og sikre løbende opfølgning. Kontraktstyring skal styrkes, så hver enkelt kommune får bedre overblik over eksisterende kontrakter.

  • Bedre indkøb af tjenesteydelser: Der kan hentes effektiviseringsgevinster gennem bedre indkøb af tjenesteydelser ved at hver enkelt kommune sætter lokale strategiske mål for bedre indkøb af tjenesteydelser og ved at styrke erfaringsudvekslingen mellem kommunerne.

  • Styrket udviklingsperspektiv på indkøbsområdet: Dialogen med markedet om innovative løsninger og udnyttelse af de teknologiske muligheder skal styrkes med henblik på at sikre både tidsvarende og fremtidssikrede indkøb i kommunerne.

Køge Kommune
Køge Kommunes skal i år 2018 have en ny udbuds- og indkøbsstrategi.

I forbindelse med udarbejdelsen af den nye udbuds- og indkøbsstrategi vil Udbud og Indkøb sikre, at den fælleskommunale indkøbsstrategi inddrages i arbejdet og at der skabes koblinger mellem de to strategier.

De beskrevne indsatser og mål i den fælleskommunale indkøbsstrategi vil i udarbejdelsen og i godkendelsesprocessen af den nye udbuds- og indkøbsstrategi, blive vendt og diskuteret mht. hvordan og hvor meget de skal indarbejdes i Køge Kommunes nye udbuds- og indkøbsstrategi.

De beskrevne initiativer/indsatser i den nye fælleskommunale indkøbsstrategi er ikke nye for Køge Kommune. En del af dem fremgår af den nuværende udbuds- og indkøbsstrategi. Køge Kommune har derfor haft fokus på dem siden den nuværende strategi blev vedtaget.

Følgende er eksempler på initiativer/indsatser som fremgår af den nye fælleskommunale indkøbspolitik og som Køge Kommune løbende har arbejdet med og har fokus på: 

  • Køge Kommune er med i Fællesudbud Sjælland (FUS). FUS er et kommunalt indkøbsfællesskab bestående af 16 af de 17 kommuner i Region Sjælland. Formålet med FUS er - i lighed med SKI - at opnå stordriftsfordele ved fællesudbud. Men hvor SKI skal målrette sine udbud nationalt kan FUS målrettet sine udbud til indkøbsfællesskabets kommuner. Det betyder, at FUS ofte kan samarbejde om udbud på langt flere områder end SKI, og optimere arbejdsdeling og udnytte kommunernes specialistkompetencer.
  • Køge Kommune tilslutter sig SKI's forpligtende aftaler, med mindre der er lokale forhold, som taler imod eller hvis vi allerede er dækket af en FUS aftale. Det er aftalt i K17, at FUS - kommunerne som udgangspunkt deltager i de SKI forpligtende aftaler og FUS aftaler. Se vedlagt oversigt over SKI forpligtende aftaler.

  • E-handel er ved at blive fuld implementeret i Køge Kommune. Udbud og Indkøb arbejder løbende på at graden af E-handel øges. E-handel er med til at gøre det nemt og hurtigt at handle, samt sikre at vi overholder de gældende aftaler. E-handel reducerer procesomkostningerne, da en stor del af fakturabehandlingen sker automatisk.

  • Kommunerne i FUS har stor fokus på dialog med markedet om innovative løsninger og udnyttelse af teknologiske muligheder.

Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Trine Hastrup (V)
Bilag

Til toppen


113.   Koncernservice Flådestyring


Indstilling

Direktionen indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at orientering om afrapportering på koncernserviceprojektet om flådestyring tages til efterretning.

Baggrund og vurdering

Med Budget 2015 vedtog Byrådet effektiviseringer på det administrative område på 7 mio. kr. Økonomiudvalget godkendte den 17. marts 2015 bl.a., at der skulle arbejdes videre med afdækning af en række forslag til nye områder for koncernservice, herunder flådestyring.

Forvaltningen har analyseret området. Analyserapporten Flådestyring i Køge Kommune – Status, potentialer og muligheder med bilag er vedlagt.

Rapporten beskriver status for Køge Kommunes bilflåde og afdækker besparelsespotentialer ved

  1. optimering af bilflåden gennem oprettelse af fælles kørselskontor og centralt ejerskab,
  2. anvendelse af kommunalt værksted (ETK),
  3. oprettelse af bilpuljer,
  4. befordringsgodtgørelse ved tjenestekørsel.

Ad 1 Fælles kørselskontor: Analyse af muligheder for optimering af bilflåden mht. antallet, sammensætning, samt bedre udnyttelse af de eksisterende køretøjer gennem etablering af et fælles kørselskoordinering og centralt ejerskab.

Ad 2 Kommunalt værksted: Analyse af hvorvidt det vil være fordelagtigt, at alle kommunale biler anvender internt værksted.

Ad 3 Etablering af bilpuljer: Analyse af hvorvidt det vil være fordelagtigt at samle bilerne i puljer med henblik på bedre udnyttelse, og evt. afhændelse, af eksisterende biler.

Ad 4 Befordringsgodtgørelse: Analyse af om en del af den tjenestekørsel, der i dag sker til høj takst med fordel kan omlægges til kørsel i kommunale tjenestebiler.

Rapporten viste ingen besparelsespotentialer ved 1 og kun beskedne besparelsespotentialer ved 2, 3 og 4. På baggrund af det beskedne besparelsespotentiale set i forhold til en betydelig omlægning og resurseindsats anbefales det ikke at arbejde videre med nogen af de centrale spor. 

Direktionen har dog besluttet at arbejde videre med etablering af en lokal bilpulje på Rådhuset - dog uden forventning om betydelige besparelser. Endvidere har Køge Kommunes befordringsvejledning fået et "brush-up", men uden egentlig ændringer i indholdet.

Hoved-MED-udvalget har den 20. marts 2017 taget afrapporteringen til efterretning.

Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


114.   Nedrivninger på Søndre Havn - anlægsbevilling


Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Økonomiudvalg og Byråd, at der gives anlægsbevilling på 4.578.000 kr. til nedrivning af bygninger i Søndre Havn området. Anlægsbevilling finansieres af rådighedsbeløb afsat i budget 2017.
Baggrund og vurdering

Da Køge Kyst blev etableret udarbejdede Køge Kommune og Køge Kyst et regelsæt, der blandt andet indeholder en aftale om, at Køge Kommune skal nedrive diverse bygninger på de grunde Køge Kyst overtager.

Finansieringen finder sted ved ØU 501 Nedrivning på Sdr. Havn jf. Køge Kyst aftale, hvor det fastlægges, at der i 2017 skal nedrives småbygninger ved bl.a. Tapperiet, Jobcentret, Familiecentret, Sundhedstjenesten og det tidligere Køge Bugt Erhvervscenter. Anlægsbevillingen anvendes til dette formål.

Økonomi

Økonomisk Afdeling bemærker, at der søges om anlægsbevilling på 4.578.000 kr. til nedrivning af ejendomme på Søndre Havn. Den budgetterede kassebeholdning vil ikke blive påvirket, da der er afsat rådighedsbeløb i budget 2017. Herudover skal det bemærkes, at anlægsprojektet indgår i beregningen af anlægsloftet og der er en risiko for overskridelse af vedtaget anlægsniveau i budgettet.

Beslutning
Anbefales.
Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


115.   Orientering fra kommunaldirektør og fra borgmester


Beslutning
Intet.
Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


116.   Eventuelt


Beslutning
Intet.
Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


117.   Salg af parcelhusgrund Kildebjergs Tofter, Bjæverskov (Lukket punkt)


Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


118.   Salg af parcelhusgrund Spættevænget, Ejby (Lukket punkt)


Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


119.   Salg af grund matr.nr. 2f, Ølby by, Højelse, beliggende v/Lyngvej, 4600 Køge (Lukket punkt)


Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


120.   Sociale medier


Indstilling
Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at status for arbejdet med sociale medier og ny strategi tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Brugen af sociale medier er i kraftig vækst. Ifølge Danmarks Statistik var 74 % af alle danskere til stede på sociale medier i 2016. Facebook er stadig danskernes foretrukne sociale medie med næsten 3,5 mio. brugere. De sociale mediers indtog i mediebilledet har ændret danskernes medievaner radikalt. Aviserne mister læsere, og særligt de yngre målgrupper vælger tv-mediet fra til fordel for et stadigt stigende udbud af sociale medier og streaming-tjenester. Sociale medier er derfor ikke længere kun et redskab til borgerdialog, men centrale medier til nyhedsformidling til forskellige målgrupper, og de fungerer i dag som selvstændige dagsordensættende medier, som dagbladene og tv tidligere havde patent på. De sociale medier har dog udviklet sig til betalingskanaler, og det er blevet markant dyrere at få gennemslagskraft de senere år. Det betyder helt konkret, at opslag uden annoncekroner kun har en gennemslagskraft på omkring 2 %. Til gengæld kan man med fx Facebook som verdens største database segmentere sin kommunikation til udvalgte målgrupper ret præcist. Men det måske vigtigste aspekt ved tilstedeværelsen på sociale medier er, at borgerne i vid udstrækning i forvejen begår sig her. Det betyder, at nyheder, servicemeddelelse mv. når langt bredere ud end ellers, da man her også når borgere, der ikke aktivt har efterspurgt information fra kommunen. Køge Kommune oplever desuden oftere, at kommunens borgere forventer, at de kan komme i kontakt kommunen via sociale medier.

Facebook
De seneste to år er antallet af følgere steget kraftigt, og på bare ét år er antallet mere end fordoblet. Det betyder, at næsten 8.000 følger Køge Kommunes Facebook-side primo 2017. Det er knap 12,5 % af alle kommunens borgere. Til sammenligning har Roskilde Kommune fat i 8 % af deres borgere og i Næstved Kommune følger 9 % af borgerne med på Facebook.

Det går generelt godt med at engagere brugerne på Facebook. Køge Kommune har en høj ”engagement rate” på 7 % (målt på likes, klik, delinger og kommentarer på historier i forhold til historiernes rækkevidde). Køge Kommune ligger dermed på linje med Københavns Kommune og kommunens statusopdateringer har i gennemsnit fået ca. 116 likes. Roskilde Kommune har i samme periode haft et gennemsnit på 55 likes.

Facebook har i samme periode strammet algoritmen for at kunne høste flere annoncekroner. Det betyder, at opslagene som udgangspunkt distribueres til 20 % færre end hidtil.

Med næsten 8.000 følgere når Køge Kommune nå ud til rigtig mange. Indhold på sociale medier spreder sig nemlig lynhurtigt, hvis det er godt indhold. I december havde kommunens opslag fx en gennemsnitsrækkevidde på 6.570 personer. Men kommunen kan potentielt nå ud til over 100.000 borgere. Det skete fx, da Køge blev kåret til Danmarks bedste handelsby. Her blev opslaget delt over 500 gange. Og da kommunen livestreamede åbningen af vikingeborgen Borgring, nåede opslaget ud til over 60.000. Det samme gælder opslag om Køge Nord station, der også har haft et reach på 60.000. Men det er ikke kun de klassiske nyhedshistorier, der er populære. De personlige historier med borgere og medarbejdere i centrum egner sig rigtig godt til sociale medier som Facebook. Videoen fra en neglesalon på Ølby Plejehjem fik næsten 1.000 likes og opslag om medarbejdere, der gør en forskel for borgerne får mange likes og positive kommentarer. Opslag om udviklingsprojekterne klarer sig også generelt godt og er anledning til debat om prioriteringer, information og gravearbejder mv.

64 % af følgerne er kvinder mellem 35-54 år. Til sammenligning var 69 % af følgerne kvinder i september 2015. Dermed er følgerskaren langsomt rykket mod en mere ligelig fordeling mellem kønnene.

LinkedIn
Køge Kommune er en af de bedste danske kommuner på LinkedIn, når det kommer til følgere og aktivitet på siden. Køge Kommune har ca. 2.500 følgere og er dermed den danske kommune, som har tredje flest følgere, men potentialet er langt større. Der er en gennemsnitlig interaktionsrate på ca. 1,5 %, hvilket er i den høje ende sammenlignet med andre kommuner. Det skyldes en klar strategi med fokus på Køge Kommunes udviklingsprojekter og erhvervsnyheder. LinkedIn er i kraftig vækst i Danmark og har ca. 1,7 mio. brugere. LinkedIn er derfor langtfra kun en online CV-database. Og her kan Køge Kommune nå en anden målgruppe end på Facebook. På LinkedIn er det nemlig primært professionelle stakeholdere som virksomheder og samarbejdspartnere, der følger os. Derfor er kommunens tilstedeværelse helt central - både i forhold til at rekruttering af medarbejdere og branding af kommunen som regionalt kraftcenter. Med den nye strategi ønsker Direktionen at styrke fokus på Linkedin.

Instagram
Instagram er et visuelt båret, socialt medie som app til smartphones, hvor brugere kan dele billeder med kommunen og hinanden på bestemte hashtags fx #mitkøge, #påforkantmedfremtiden, #koegegror eller lignende. Instagram har potentiale til at supplere de andre kanaler ved at henvende sig til andre målgrupper. Kanalen er i første omgang tiltænkt en rolle som dynamisk billedbank og en del af kommunikationsstrategiens løft af den visuelle kommunikation, men af hensyn til ressourcer og prioritering, ønsker Direktionen, at afvente med åbningen af en Instagram-profil til evt. konkrete kampagner eller lignende.

Ny strategi for sociale medier 2017-2019 - sammen gør vi en forskel
Køge Kommune har nu været til stede på sociale medier, nærmere bestemt Facebook og Linkedin, i 2,5 år. De sidste 2 år har der været arbejdet med en ny tilgang til sociale medier med mere fokus på indhold og interaktion samt fokus på borgere og medarbejderes vigtige og aktive rolle i Køge Kommune. Det har medført en positiv respons fra medarbejdere og borgere. Den nye strategi (se bilag 1) viser, hvordan Køge Kommune vil bruge sociale medier til at understøtte kommunikationsstrategiens tre fokusområder og fortællingen om, at Køge Kommune er en kommune på forkant med fremtiden.

Hovedpunkter i den nye strategi:
1. Likable, delbart, engagerende – og synligt
Strategien har et skærpet fokus på indhold, der fungerer på sociale medier. Hvis opslagene ikke egner sig til de konkrete kanaler, får de ingen gennemslagskraft og sænker synligheden for de efterfølgende opslag – sådan fungerer sociale mediers algoritme. Det betyder, at ethvert opslag skal være likable, delbart og/eller engagerende, dvs. man skal have lyst til at like, dele eller kommentere opslaget.

2. Skift af afsenderposition: Borgere og medarbejdere er i centrum.
Spørgsmål vil fortsat blive besvaret af en kommunal medarbejder. I konkrete opslag vil der i den kommende tid i højere grad blive fokuseret på vores borgere, medarbejdere og andre primære målgrupper. Opslagene skal primært handle om dem, der tales om og med. Det kommer til udtryk ved, at borgere og medarbejdere indgår i fortællingerne som hverdagens helte.

3. Understøtte borgerbetjeningen.
Indsatsen for at bruge sociale medier til at understøtte borgerbetjeningen med hurtige svar og ved at guide borgerne til den rette hjælp og digitale selvbetjeningsløsninger fortsættes. Der vil fortsat ikke være direkte sagsbehandling gennem sociale medier.

4.  Politisk interaktion
Økonomiudvalget har tidligere besluttet, at Køge Kommunes profiler på sociale medier ikke skal bruges som politisk platform, hvorfor politikere ikke besvarer henvendelser eller lægger op til debat på siden. Denne linje fortsættes. Politikerne optræder derfor heller ikke i Køge Kommunes opslag med undtagelse af Borgmesteren, som udelukkende optræder i formelle sammenhænge som repræsentant for kommunen.

5. Visuelt løft
Undersøgelser viser, at man husker dobbelt så meget af den visuelle kommunikation, som af den skriftlige, og at billeder er mindst ligeså vigtige på sociale medier som fængende tekst. Strategien rummer et løft af det visuelle indhold. Det betyder, at brugen og kvaliteten af video og billeder øges. Det sætter samtidig forventninger til, at forvaltninger i højere grad leverer billeder og video.

6. Retningslinjer til medarbejdere og ledere
Det kan være svært at adskille privatliv og arbejdsliv på sociale medier – og der kan nemt opstå gråzoner. Der er derfor lavet otte gode råd til medarbejdere og ledere på sociale medier, som er retningsvisende for, hvordan medarbejdere og ledere undgår uhensigtsmæssige situationer på sociale medier. De otte råd er minimumsretningslinjer, som vurderes er nødvendige at medarbejdere og ledere kender til.

Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning

Taget til efterretning.

Vejledningen, jf. pkt. 6 vedhæftes referatet.

Sagen åbnes.

Fraværende
Trine Hastrup (V)
Bilag

Til toppen


121.   Pressepolitik


Indstilling
Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at forslag til pressepolitik og tilhørende vejledninger drøftes.
Baggrund og vurdering

Køge Kommunes pressepolitik stammer fra en tid før sociale medier forandrede mediebilledet.

Den gamle version er god og saglig, men også meget lang. Den nye er gjort mere tidssvarende og kortere. Vejledningerne skal støtte ledere og medarbejdere i arbejdet med nyhedsformidling og være en hjælp til, hvordan de bør agere ved pressekontakt og på sociale medier.

I Køge Kommune foregår pressekontakten decentralt såvel som centralt. Forvaltningerne laver fx selv mange pressemeddelelser efter behov og på eget initiativ, mens Kommunikation hjælper organisationen med pressearbejde og tager sig af presseopgaver for Byrådet, borgmesteren og kommunaldirektøren samt det mere strategiske pressearbejde.

Den nye pressepolitik følger linjen fra den tidligere vejledning, og fra den tidligere og nuværende kommunikationsstrategi om at være proaktiv og dagsordensættende i arbejdet med nyhedsformidling. Det betyder, at alle medarbejdere og ledere i Køge Kommune grundlæggende har ret til at udtale sig til pressen. Pressepolitikken understreger dog vigtigheden i at skelne mellem administration og politik i pressespørgsmål. Forvaltningsspørgsmål besvares som regel kun af direktører og afdelingschefer, mens det i politiske spørgsmål vil være borgmesteren, udvalgsformanden eller eventuelt øvrige politikere, som udtaler sig. I praksis kan det dog nogle gange være svært at vurdere, hvor grænserne nøjagtigt går mellem faglighed, vurderinger, kommentarer og politiske holdninger, og derfor opfordres medarbejdere til altid at have aftalt, hvem der udtaler sig med deres nærmeste leder.

Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning

Drøftet. Sagen åbnes.

Fraværende
Trine Hastrup (V)
Bilag

Til toppen


122.   Orientering fra kommunaldirektør og fra borgmester (Lukket punkt)


Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen


123.   Eventuelt (Lukket punkt)


Fraværende
Trine Hastrup (V)

Til toppen

Opdateret af Køge Kommune 04.04.17