Økonomiudvalget har ønsket at drøfte om det eventuelt skal overvejes at ændre i de regler for indkaldelse af stedfortræder til byråd og udvalg, som byrådet har fastsat i kommunens styrelsesvedtægt, blandt andet begrundet i en overvejelse om muligheden for at indkalde stedfortræder ved fravær ifm. varetagelse af andet offentligt hverv.
Forvaltningen har i den forbindelse udarbejdet et notat om de overordnede regler for indkaldelse af stedtræder.
Reglerne fremgår af den kommunale styrelseslov og byrådet har kun i meget begrænset omfang mulighed for at fravige lovens bestemmelser i kommunens styrelsesvedtægt.
Således kan byrådet alene træffe en generel beslutning om varigheden af det fravær, som kan begrunde stedfortræderindkaldelse.
Byrådet kan ikke ændre de i loven fastsatte grunde til lovligt fravær eller beslutte, at den forventede varighed af et fravær, som kan begrunde stedfortræderindkaldelse, skal være kortere for visse lovlige fraværsgrunde end for andre.
I § 15, stk. 2 i den kommunale styrelseslov er der fastsat en bestemmelse, som giver byrådet mulighed for i styrelsesvedtægten at beslutte, at borgmesteren indkalder stedfortræder til byrådet ved lovligt fravær, selvom fraværet forventes at være kortere end 1 måned.
Køge Byråd har i § 3 i kommunens styrelsesvedtægt besluttet, at borgmesteren indkalder stedfortræder til byrådet, når borgmesteren får kendskab til, at et byrådsmedlem har lovligt fravær i en periode på mindst 7 dage.
I § 28, stk. 2 i den kommunale styrelseslov er der endvidere fastsat en bestemmelse, som giver byrådet mulighed for i styrelsesvedtægten at beslutte, at valggruppen kan beslutte, at et andet medlem indtræder i et udvalg ved lovligt fravær, selvom fraværet forventes at være kortere end 1 måned.
Køge Byråd har i § 10, stk. 1 i kommunens styrelsesvedtægt besluttet, at valggruppen kan beslutte at indkalde stedfortræder til et udvalg, når et udvalgsmedlem har lovligt fravær i mindst 7 dage.
Byrådet kan ikke beslutte, at fraværets varighed skal være længere end en måned før borgmesteren skal indkalde stedfortræder til byrådet - og før valggruppen kan beslutte at indkalde stedfortræder til et udvalg.
Byrådet kan vælge at fastholde de nuværende regler om en fraværslængde på 7 dage, beslutte at fastsætte en fraværslængde, der er kortere end 7 dage eller beslutte at forøge fraværslængden til op til 30 dage.
Ønskes der en udvidet mulighed for indkaldelse af stedfortræder kan der eksempelvis i § 3 i kommunens styrelsesvedtægt fastsættes en bestemmelse om, at "I henhold til § 15, stk. 2, 2. pkt. fraviges bestemmelsen i styrelseslovens § 15, stk. 2, således at borgmesteren i de nævnte fraværssituationer indkalder stedfortræder for et medlem ved medlemmets lovlige forfald, uanset om hindringen har en kortere varighed end en måned".
Ligeledes vil der i § 10, stk. 1 i kommunens styrelsesvedtægt kunne fastsættes en bestemmelse om, at "I henhold til § 28, stk. 2, 2. pkt. fraviges bestemmelsen i styrelseslovens § 28, stk. 2, således at den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, kan bestemme, at et andet medlem, ved medlemmets lovlige forfald, indtræder i udvalget, uanset om hindringen har en kortere varighed end en måned".
Det vil i praksis betyde, at stedfortræder skal indkaldes til byrådet ved ethvert lovligt fravær - uanset fraværets længde - og at stedfortræder kan indkaldes til udvalg uanset fraværets længde.
Længden af fraværet der udløser stedfortræderindkaldelse behøver ikke være den samme i udvalg som til Byrådet.