Referat af møde i Kultur- og Idrætsrådet

Godkendt.

Jan Engsager deltog som suppleant for Ove Nordhild Olsen.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsrådet, at rådet

1. tager orienteringen om lokale tiltag under Covid-19 til efterretning
   
2. drøfter hvilke konsekvenser Covid-19 har på kultur- og idrætsrådets område/foreninger/aftenskoler.

Kultur- og idrætsområdet har været og er stadig til en vis grad påvirket af nedlukning som følge af Covid-19, og på baggrund heraf er der igangsat en række initiativer.

I det følgende orienteres om lokale tiltag til understøttelse af kultur- og idrætsområdet som følge af nedlukningen.

Lokale tiltag under Covid-19
I forhold til folkeoplysende foreninger, er der givet hjemmel til, at kommunerne kan udbetale de allerede udmeldte tilskud forud i rater eller som a conto udbetalinger i den periode, hvor foreningerne som følge af Covid-19 hindres i at afholde aktiviteter. Endvidere gives hjemmel til at fremrykke kommende rateudbetalinger.

Forvaltningen har allerede udbetalt a conto lokaletilskud, og aktivitets- og kursustilskud udbetales efter beregning i forvaltningen i takt med, at forvaltningen modtager de underskrevne og godkendte regnskaber. De foreninger, som modtager mere end 100.000 kr. i lokaletilskud, har fået dette udbetalt i 2 rater - pr. 1. februar og 1. august.

Det blev på Kultur- og Idrætsudvalgets møde den 30. marts 2020 aftalt, at frist for aflevering af foreningernes godkendte regnskaber blev rykket fra 1. juni til 1. juli vedrørende udbetaling af aktivitetstilskud. Forvaltningen foretog en rundringning til foreningerne i foråret 2020 og erfarede, at der som følge af Covid-19 forholdsreglerne var behov for at forlænge fristen yderligere, da regnskaberne først kan indsendes underskrevet, når der har været afholdt generalforsamling.

Der blev derfor truffet en formandsbeslutning i Kultur- og Idrætsudvalget om, at fristen for aflevering af regnskaber blev forlænget, således at fristen for aflevering af godkendte foreningsregnskaber nu er den 1. september 2020.

Da en konsekvens af at rykke deadline for aflevering af regnskaber er, at foreningerne modtager deres tilskud senere, har foreningerne modtaget tilbud om ved behov at kunne få udbetalt 50 % af årets aktivitets- og kursustilskud som a conto udbetaling. Kun Ejby Idrætsforening har benyttet sig af dette tilbud.

Forvaltningen har ikke fået oplysning om, at der er foreninger, som har haft behov for at få fremrykket anden rate af a conto lokaletilskuddet. Hvis forvaltningen havde modtaget henvendelser om dette, var udbetaling af tilskud for 2. halvår blevet fremrykket.  

Forvaltningen udbetaler driftstilskud til de selvejende institutioner uanset aktivitetsniveau i Covid-19 perioden.

Foreningerne er orienteret om udsættelse af frist for aflevering af regnskab og muligheden for evt. a conto udbetaling af aktivitets- og kursustilskud via foreningsnyhederne.  

Ovennævnte tiltag er sammen med Regeringens øvrige tiltag nærmere beskrevet i vedhæftede notat: Hjælpepakker ift. Covid-19 på kultur- og idrætsområdet. Flere af tiltagene er allerede gennemførte og afsluttede, men notatet er medtaget, da det kan give et overblik over de indsatser, der blev igangsat som følge af nedlukningen.

Lokale konsekvenser af Covid-19
Forvaltningen anbefaler, at Kultur- og Idrætsrådet drøfter, hvilke konsekvenser Covid-19 har haft for rådets områder/foreninger/aftenskoler.

Rådets medlemmer bedes inden mødet orientere sig i baglandet indenfor de områder, de repræsenterer. Således at de udfordringer, der præsenteres på mødet, er bredt dækkende for kommunens foreninger, aftenskoler og områder indenfor kultur og idræt.  

Spørgsmål, der kan stilles til foreninger, aftenskoler eller områder, kan f.eks. være:

• Hvor ser foreningerne/aftenskolerne udfordringer som følge af Covid-19?
• Er der søgt om midler hos eksterne puljer/organisationerne?
• Er der modtaget ansøgte midler?

På mødet diskuteres og drøftes udfordringerne i grupper.  

Ovennævnte tiltag fra Køge Kommunes side forventes afholdt inden for de eksisterende budgetter til området.

Ad 1: Taget til efterretning.

Ad 2: Drøftet. Opsamling på rådets drøftelse er vedhæftet.

Rådet besluttede den 5. marts 2020 at sætte synlighed af kultur- og idrætslivets aktiviteter på dagsordenen med det formål at drøfte, hvordan foreningerne og aftenskoler kan gøre deres aktiviteter og tilbud mere synlige for kommunens borgere.

Rådets medlemmer bedes inden mødets start overveje følgende:

• Hvad gør min forening/aftenskole allerede nu? 
• Hvordan kan jeg gøre min forening/aftenskole mere ”lækker”?

På mødet drøftes ovenstående spørgsmål i grupper.

Drøftet. Opsamling på rådets drøftelse er vedhæftet.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsrådet, at rådet 

1. godkender at igangsætte en evaluering af rådet
   
2. godkender tidsplan for evaluering
   
3. indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at udvalget godkender at finansiere evalueringen af Kultur- og Idrætsrådet.

Køge Kommune ønsker med sin folkeoplysningspolitik at understøtte borgernes interesse for kultur- idræts- og fritidsliv og styrke foreningslivet. Kultur- og Idrætsrådet spiller hér en central rolle for at målene med folkeoplysningspolitikken kan indfries. Rådet har hertil en formel rolle som høringsorgan til Kultur- og Idrætsudvalget indenfor folkeoplysningspolitikken samt indenfor budget og tilskudsregler.

Kultur- og Idrætsrådet repræsenterer kommunens mangfoldige foreningsliv. Rådet kan holde mellem 4-6 møder hen over året, hvor ét af møderne skal bruges til høring af budget. Det er afgørende for Kultur- og Idrætsrådets legitimitet og succes, at rådet er tydeligt på, hvordan rådet på bedst mulig vis understøtter folkeoplysningspolitikken og foreningslivet.

Kultur- og Idrætsrådet er foreningernes talerør. Her er en mulighed for at drøfte fælles temaer, ideer og problemer, som er relevante for alle foreninger. Her er gode muligheder for netværksdannelse, sparring og erfaringsudveksling og en mulighed for sammen at dagsordensætte vigtige emner. Rådets medlemmer repræsenterer selv sagt deres foreninger, men har samtidig et fælles ansvar for kommunens foreningsliv.

Kultur- og Idrætsrådet har eksisteret i sin nuværende form i et par år. Det kan være et relevant tidspunkt at evaluere på de opsamlede erfaringer. Dette giver samtidig mulighed for at justere og målrette rådets ressourcer og indsats, så rådet hele tiden sigter mod at skabe mest mulig effekt og værdi for foreningslivet.

Evaluering af rådets virke
Formålet med en evaluering af Kultur- og Idrætsrådet er overordnet, at

• belyse hvilken værdi og effekt Kultur- og Idrætsrådet har for foreningslivet, herunder
• belyse foreningernes kendskab til rådet
• belyse fordele og ulemper ved rådets organisering
• komme med anbefalinger til at justere og målrette rådets ressourcer og indsatser.

Valg af metoden til evaluering skal være gennemsigtig og systematisk, og give et veldokumenteret grundlag for Kultur- og Idrætsudvalgets efterfølgende drøftelse og handling. Der kan benyttes en kombination af spørgeskema og interviews med et repræsentativt udsnit af foreningernes medlemmer, evt. suppleret med et repræsentativt udsnit af borgere i kommunen. Køge Kommune har indgået aftale med Peytz & Co., og en evaluering med spørgeskema eller telefoninterviews skal benytte denne aftale.

Evalueringsproces
Der lægges op til følgende evalueringsproces:

• August 2020: Kultur- og Idrætsrådet drøfter at igangsætte en evaluering af rådets virke.
• September 2020: Kultur- og Idrætsrådet indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget finansierer en evaluering af rådet. Med en udvalgsgodkendelse iværksættes evalueringen.
• November 2020: Der orienteres om fremdrift i evalueringen.
• Primo 2021: Gennemgang og drøftelse af evalueringens resultater i Kultur- og Idrætsrådet
• Primo 2021: Kultur- og Idrætsudvalget forelægges evalueringens resultater

Finansiering
Kultur- og Idrætsrådet har ikke eget budget til at finansiere en evaluering af Kultur- og Idrætsrådet. Rådet kan indstille, at Kultur- og Idrætsudvalget godkender og finansierer evalueringen.

Ad 1: Godkendt. Rådet ønsker yderligere at evaluere sig selv som en særskilt del af evalueringen.
Rådet ønsker at blive orienteret om det undersøgelsesdesign, som benyttes som grundlag for evaluering.

Ad 2: Godkendt.

Ad 3: Finansiering af evalueringen findes administrativt indenfor Kultur- og Idrætsudvalgets budget.

Kultur- og Økonomforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsrådet, at

1. årshjul for 2020 tages til efterretning
2. rådet vælger temaer til møder i september og november.

• Lokaler og Lokalebooking.
• Synlighed af foreningslivets aktiviteter (medtaget som dagsordenspunkt på mødet den 20. august).
• Foreningshus.
• Stærkere netværk mellem foreninger.
• Flere foreninger og deltagere til arrangementer som valg til KIR.
• Hvordan bliver det attraktivt at bruge KIR?

Forvaltningen har udarbejdet årshjul med rådets faste dagsordenspunkter, og de tre ordinære møder i 2. halvår af 2020 disponeres således:

20. august kl. 17.00-19.00

3. september, kl. 17.00-19.00

• Høring af forslag til budget 2021-2024.

12. november, kl. 17.00-19.00

• Fastlæggelse af datoer til Kultur- og Idrætsrådets møder 2021.

Fællesmødet med Kultur- og Idrætsudvalget foreslås afholdt i forbindelse med Kultur- og Idrætsudvalgets ordinære møde den 7. december.

Forvaltningen anbefaler, at Kultur- og Idrætsrådet vælger temadrøftelser til rådets møder i september og november 2020.

Ad 1: Taget til efterretning. Rådet ønsker at Covid-19 behandles som fast punkt, så længe det er aktuelt.

Ad 2: Drøftet. Forvaltningen fastlægger datoer til resterende temaer.

Formanden orienterede om:

• Ældremillionen.
• Ungdommens sommer 2020.

Forvaltningen orienterede om Køge Kommune som forventelig Bevæg dig for livet-visionskommune.