Referat af møde i Kultur- og Idrætsrådet

På Kultur- og Idrætsrådets møde den 23. maj 2019 besluttede rådet, at der frem til 30. maj kunne kommenteres på fremlagte kursuskatalog, og at der på mødet d. 22. august skulle ske en orientering om indsatser under punktet 'Hvordan bliver det lettere at være forening i Køge Kommune'.

På mødet den 10. december 2018 drøftede Kultur- og Idrætsrådet opsamlingen på efterårets dialogmøde, hvor temaet havde været resultaterne af foreningsundersøgelsen 'Hvordan bliver det lettere at være forening i Køge Kommune'.

Herunder var der især fokus på kurser og uddannelse, og hvordan foreningerne herigennem kan blive bedre til rekruttering og fastholdelse af frivillige, til fundraising og markedsføring, foreningsledelse og -udvikling etc.

Dertil var der fokus på de administrative udfordringer, og hvordan foreningerne gennem forskellige instruktions- og vejledningstiltag kan klædes bedre på til arbejdet med tilskudsansøgning, lokalebooking m.m.

I forlængelse heraf havde forvaltningen til rådets møde den 21. februar udarbejdet en liste over mulige kurser, som kan tilbydes i samarbejde med de landsdækkende organisationer. Forvaltningen har arbejdet videre med de kurser, som Kultur- og Idrætsrådet den 21. februar prioriterede.

Medlemmer fra Kultur- og Idrætsrådet er fremkommet med følgende kommentarer til kursuskataloget:

• Der ønskes en udvidelse af målgruppen under de enkelte kurser. Ønsket er efterkommet.
• Der ønskes større variation af oplægsholdere/undervisere under emnet 'Søg fonde'. Ønsket er noteret.

På mødet gives en kort gennemgang af indsatser og kursuskataloget, som udsendes i efteråret 2019, præsenteres.

Indsatser der stadig har opmærksomhed:

• Visuelle guides hvor det beskrives step by step, hvordan foreningerne registrerer sig, booker lokaler eller andet - trin for trin guides om booking er lagt på www.koege.dk.
• Grafiske guides og informationsplakater til ophæng, hvor foreninger har deres daglige gang, fx i idrætshallerne - der ønskes input til indhold
• Selvhjælpscafeer, hvor foreninger kan komme ind og få hjælp face to face - afholdt 2 selvhjælpscafeer torsdage i februar. 4 foreninger mødte op.
• Direkte kontakt til foreningerne, så de bliver tilmeldt foreningsnyheder og derved altid kan holde sig opdateret og let kontaktes - der er ringet til ca. 120 foreninger med opfordring til at tilmelde sig foreningsnyhederne.

Prioriteringen af indsatser er vejledende for forvaltningens videre arbejde med at gøre det lettere at være forening i Køge Kommune.

Det indgår i øvrigt i Kultur- og Idrætsrådets årshjul for 2019, at indsatsen 'Hvordan bliver det lettere at være forening i Køge Kommune' evalueres på rådets møde den 24. oktober 2019.

Der er afsat 5 minutter til punktet.

Taget til efterretning.

Forvaltningen orienterede under punktet om det færdige kursuskatalog. Rådet udtrykte tilfredshed med kataloget, og forvaltningen opfordrede rådet til at brede budskabet om tilbuddet blandt foreningerne.

Rådet udtrykte ønske om mere viden om foreningsadministrationsprogrammer, der ikke er omkostningstunge. Køge Kommunes foreninger kan adspørges gennem foreningsnyhederne.

Rådet fortalte om kommuner, der gratis tilbyder et administrationssystem til alle foreninger i kommunen. Der blev udtrykt ønske om mere viden om disse aftaler.

Rådet blev opfordret at komme med input til tekst til grafiske guides og informationsplakater til ophæng i blandt andet haller.

I henhold til § 6 i "Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune" er Kultur- og Idrætsrådet høringsorgan til Kultur- og Idrætsudvalget i forbindelse med nyt budget.

Køge Kommunes budgetforslag offentliggøres den 7. oktober 2019 og forvaltningen orienterer på mødet om processen i forbindelse med budget og høringsperiode.

Der er afsat 5 min. til punktet.

Taget til efterretning.

Rådet gøres opmærksomhed på at Kultur- og Idrætsrådets møde den 24. oktober grundet budgetprocessen flyttes til den 10. oktober, kl. 18.00 – 20.00. Mødet afholdes i mødelokale Niels Juel.

På mødet den 10. oktober vil direktør for Kultur- og Økonomiforvaltningen Lene Østergaard Lunde indlede med en orientering om budgetforslaget. Mødet erstatter Kultur- og Idrætsrådets møde den 24. oktober .

I henhold til "Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune" skal der afholdes valg til Kultur- og Idrætsrådet inden udgangen af 2019.

Rådets sammensætning
Kultur- og Idrætsrådet består af følgende 16 repræsentanter:

• 2 repræsentanter fra Kultur- og Idrætsudvalget
• 2 repræsentanter for kulturforeningerne
• 1 repræsentant for den folkeoplysende voksenuddannelse
• 2 repræsentanter for fritidsområdet
• 2 repræsentanter for øvrige foreninger
• 5 repræsentanter for idrætsforeningerne
• 1 repræsentant for Handicaprådet
• 1 repræsentant for Integrationsrådet

Herudover udpeges/vælges 1 suppleant for hver repræsentant i udvalget.

Foreningerne inden for den folkeoplysende voksenuddannelse vælger 1 repræsentant og 1 suppleant. Foreningerne indenfor henholdsvis kulturforeningerne, fritidsområdet og øvrige foreninger i Køge Kommune vælger hver 2 repræsentanter og 2 suppleanter, mens idrætsforeningerne vælger 5 repræsentanter og 5 suppleanter. Disse repræsentanter vælges for 2 år. Valget foregår på valgmøde ved personligt fremmøde.

Byrådet udpeger 2 repræsentanter (1 fra henholdsvis valggruppe 1 og 2) samt 2 suppleanter fra Kultur- og Idrætsudvalget. Efterfølgende udpeger henholdsvis Integrationsrådet og Handicaprådet hver 1 repræsentant og 1 suppleant.

De valgte repræsentanter og suppleanter skal efterfølgende godkendes i Kultur- og Idrætsudvalget, hvorefter Kultur- og Idrætsrådet kan afholde sit konstituerende møde, forventeligt januar eller februar 2020.

Procedure for valg
I det vedhæftede bilag "Procedure for valg til Kultur- og Idrætsråd" beskrives, hvem der er valgbar, stemmeberettigede, valgmetode, procedure hvis enighed og ikke enighed samt manglende kandidater og eller fremmøde samt suppleringsvalg.

Valget til Kultur- og Idrætsrådet sker i sammenhæng med dialogmødet den 21. november 2019. Valget planlægges at finde sted i en udvidet pause midt i dialogmødet.

Evaluering
Rådet blev etableret i 2016 og har fungeret i tre år. I forbindelse med planlægning af valg til næste valgperiode kan det være relevant at opsamle erfaring og evaluere på:

1. Sammensætningen af Kultur- og Idrætsrådet.
2. Rammer og roller givet til rådet jævnfør "Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune".

Kultur- og Idrætsrådets kompetence, sammensætning, valgperiode etc. er reguleret i "Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune", som er vedhæftet.

"Forretningsorden for Kultur- og Idrætsrådet i Køge Kommune", som også er vedhæftet, klarlægger procedure for Kultur- og Idrætsrådets konstituering, hvor ofte der afholdes møder, tidsfrister for udsendelse af dagsorden mv.

Forvaltningen anbefaler forud for det kommende valg, at Kultur- og Idrætsrådet evaluerer sammensætningen af rådet. Herunder at det evalueres, hvorvidt de rammer og roller, der er givet til rådet jævnfør "Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune" svarer til rådets interesse og ambitionsniveau.

Der er afsat 60 min. til punktet.

Drøftet.

Rådet havde følgende bemærkninger :

• Sammensætningen af rådet er passende.
• Jo større mulighed for medbestemmelse – jo mere interessant er den aktive deltagelse i rådet.
• Ønske om at rådets medlemmer mødes en halv time inden mødet for at diskutere aktuelle emner. Det er på baggrund heraf besluttet at deltagerne indkaldes til formøde en halv time før officiel mødestart.
• Ønske om egen hjemmeside, hvor rådets medlemmer og suppleanter og kontaktoplysninger samt lister over foreninger i de forskellige grupper præsenteres. På siden uploades aktuelle dokumenter og referater fra rådets møder.
• Inden valget den 22. november skal det klargøres, om suppleanter vælges som suppleant for en bestemt person eller som ranglistede suppleanter.
• Vurdering af dialogmøderne genoptages i 2020 efter ny konstituering af Kultur- og Idrætsrådet.

Kultur- og Idrætsrådet besluttede den 23. maj 2019 at genoptage drøftelsen af dialogen med og inddragelsen af det brede foreningsliv i Køge Kommune den 22. august.

Rådet besluttede den 10. december 2018 at sætte dialog og inddragelse af det brede foreningsliv i kommunen på dagsordenen med det formål at få en drøftelse af, hvordan de enkelte foreningsrepræsentanter kan sikre en god kontakt til baglandet i bred forstand, dvs. til foreningerne inden for de enkelte kategorier "kultur", "idræt", "fritid" og "øvrige foreninger".

I den sammenhæng har der blandt andet været efterspurgt lister med kontaktoplysninger på formændene i de enkelte foreninger, men på grund af persondataforordningen har forvaltningen ikke mulighed for at indsamle og distribuere den type af oplysninger. I stedet skal henvises til EG On, hvor foreningerne selv deler deres oplysninger: https://koege.kultur.egon.dk/Public/Associations

Det anbefales således, at Kultur- og Idrætsrådet drøfter relevante individuelle og/eller fælles tiltag med henblik på at sikre dialogen med og inddragelsen af det brede foreningsliv i Kultur- og Idrætsrådets arbejde.

Der er afsat 10 minutter til punktet.

Det pointeres at afbud helst skal indløbe senest 3 dage før mødet for at suppleanter kan indkaldes.