Referat af møde i Kultur- og Idrætsrådet

I henhold til Forretningsorden for Kultur- og Idrætsrådet konstituerer rådet sig med valg af formand hvert andet år som følge af nyvalg af foreningsrepræsentanter og/eller afholdelsen af kommunalvalg og deraf følgende konstituering af nyt byråd.

Jf. § 1 i Forretningsorden for Kultur- og Idrætsrådet ledes valget af formand af forvaltningen. Alle rådets medlemmer kan lade sig vælge som formand, og valget sker ved almindeligt flertal.

Kirsten Larsen, udpeget af Kultur- og Idrætsudvalget, har meddelt forvaltningen sit kandidatur til formandsposten. Evt. øvrige kandidater har mulighed for at stille op på mødet.

Efter valg af formand leder formanden mødet under de efterfølgende punkter.

I henhold til Forretningsorden for Kultur- og Idrætsrådet konstituerer rådet sig med valg af formand hvert andet år som følge af nyvalg af foreningsrepræsentanter og/eller afholdelsen af kommunalvalg og deraf følgende konstituering af nyt byråd.

I forlængelse af Kultur- og Idrætsrådets konstituering med formand, leder formanden valget af næstformand. Alle rådets medlemmer kan lade sig vælge som næstformand, og valget sker ved almindeligt flertal.

Poul Henning Vive, valgt af idrætsforeningerne, har meddelt forvaltningen sit kandidatur til næstformandsposten. Evt. øvrige kandidater har mulighed for at stille op på mødet.

Som næstformand for Kultur- og Idrætsrådet blev valgt Poul Henning Vive.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsrådet

1. tager orienteringen om Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune samt Forretningsorden for Kultur- og Idrætsrådet til efterretning
2. drøfter mål og rammer for arbejdet i perioden 2018-19.

Køge Byråd vedtog på møde den 27. september 2016 Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune, hvis formål er at understøtte borgernes interesser inden for kultur- idræts- og fritidslivet, så der bliver tale om fleksible, kvalitative og engagerende tilbud, som styrker foreningslivet og tiltrækker en bred kreds af borgere.

Formålet har dertil været, at folkeoplysningspolitikken giver retningslinjer for det frivillige arbejde i idrætsforeninger, aftenskoler, kulturelle foreninger og selvorganiserede grupper hvis medlemmer af børn, voksne og ældre medvirker til et sundt fysisk og mentalt liv, udvider vores horisonter og fostrer demokratisk dialog og fællesskaber på tværs af generationer og livssituationer.

Kultur- og Idrætsrådets kompetence, sammensætning, valgperiode etc. er reguleret af afsnit 6 i Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune. Forretningsordenen for Kultur- og Idrætsrådet er i overensstemmelse med de af Byrådet besluttede rammer for Kultur- og Idrætsrådets arbejde, og virker til at regulere konstituering, antal møder, indkaldelsen af møder, dagsorden etc.

I henhold til Forretningsorden for Kultur- og Idrætsrådet kan forretningsordenen revideres og ændres på de konstituerende møder hvert andet år efter indstilling fra forvaltningen.

Forvaltningen giver på mødet en kort introduktion til hhv. folkeoplysningspolitik og forretningsorden.

Kultur- og Idrætsrådet blev første gang etableret i 2017 og har således eksisteret i ét år. På den baggrund indstilles det, at Kultur- og Idrætsrådet drøfter samarbejdet og dialogen med Kultur- og Idrætsudvalget, herunder rådets funktion som talerør for og bindeled til Køge Kommunes foreningsliv.

Herunder kan det overvejes, hvordan Kultur- og Idrætsrådet kan gives en mere aktiv rolle, ligesom der kan ses på, hvordan dialogen og samarbejdet mellem Kultur- og Idrætsrådet og det brede foreningsliv kan udvikles.

Kultur- og Idrætsrådets formål og kompetencer er reguleret af afsnit 6 i Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune, hvori det hedder, at Kultur- og Idrætsrådet er høringsorgan til Kultur- og Idrætsudvalget inden for folkeoplysningspolitikken, budget og tilskudsregler, og foreslår emner til to årlige dialogmøder for kommunens foreninger og selvorganiserede grupper.

1. Til efterretning.

2. Drøftet. Kultur- og Idrætsrådet ønsker at fortsætte dialogen på et ekstraordinært møde.

Forvaltningen laver en struktureret opsamling på debatten og de forskellige muligheder og ideer til organisering af rådets fremtidige arbejde, som udsendes til Kultur- og Idrætsrådet som oplæg til et kommende møde.

Forvaltningens præsentationen af folkeoplysningspolitikken og forretningsordenen vedhæftes referatet.

En ny persondataforordning får virkning fra 25. maj 2018. Alle foreninger er omfattet af reglerne for, hvordan man skal håndtere persondata.

DIF og DGI har sammen udarbejdet en vejledning om konsekvenserne for foreningerne af persondataforordningen. Forordningen ændrer ikke grundlæggende på, hvilke persondata foreningerne kan behandle, men forordningen stiller større krav til dokumentationen for, at personoplysningerne behandles korrekt og sikkert.

En personoplysning omfattes af reglerne i forordningen i alle tilfælde, hvor den behandles digitalt. Men reglerne gælder også personoplysninger i papirform, når de indgår i et register, f.eks. et medlemsregister.

Personoplysninger kan inddeles i to hovedgrupper:

1. Den ene hovedgruppe kategoriseres som almindelige oplysninger. Langt de fleste personoplysninger, som foreninger behandler, hører til denne kategori.
2. Den anden hovedgruppe omfatter oplysninger, som er tillagt højere grad af beskyttelse, fordi de er af mere følsom karakter. Denne hovedgrupper omfatter tre typer af personoplysninger: 1) følsomme oplysninger, 2) oplysninger om strafbare forhold og 3) CPR-nummer.

Datatilsynets informationspjece vedhæftes sagen, mens en vejledning fra Datatilsynet specifikt til foreningerne stadig afventes.

I henhold til Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune foreslår Kultur- og Idrætsrådet emner til to årlige dialogmøder for kommunens foreninger og selvorganiserede grupper.

De seneste dialogmøder mellem Kultur- og Idrætsudvalget og foreningerne har bl.a. haft fokus på foreningernes liv og udfordringer i det daglige arbejde og ny kulturstrategi.

I forlængelse heraf indstilles det, at Kultur- og Idrætsrådet over for Kultur- og Idrætsudvalget foreslår et eller flere emner til det kommende dialogmøde den 28. maj 2018, kl. 19-21.30 på Teaterbygningen i Køge.

Mulige emner kan bl.a. være Åben Skole og foreningerne samt nye regler for foreningers håndtering af persondata.

Kultur- og Idrætsrådet indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at foreningerne på det kommende dialogmøde bliver bedt om at indsende forslag til ”hvordan bliver det lettere at være forening i Køge Kommune”, som rådet efterfølgende bringer til debat på det næste dialogmøde.

Kultur- og Idrætsrådet anbefaler, at emnerne på det kommende dialogmøde bliver Persondataforordningen og Åben Skole samt præsentation af hhv. Kultur- og Idrætsudvalget og Kultur- og Idrætsrådet.

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsrådet godkender forslag til møderække.

I henhold til afsnit 6 i den af Byrådet vedtagne Folkeoplysningspolitik for Køge Kommune på møde den 27. september 2016 afholder Kultur- og Idrætsrådet 'to årlige møder, hvoraf det ene afholdes i august og omhandler kommende budget'.

Det foreslås således, at andet årlige, ordinære møde i Kultur- og Idrætsrådet afholdes torsdag den 23. august 2018, kl. 17.

Dertil foreslås et ekstraordinært møde i Kultur- og Idrætsrådet torsdag den 24. maj 2018, kl. 17 med henblik på orientering om nye lokaleregler.

Godkendt.

Det blev herudover besluttet at indkalde til et ekstraordinært møde den 20. juni 2018, kl. 17-18.30.

I henhold til § 3, stk. 2 i Vedtægt for styrelsen af Køge Kommunes ungdomsskolevirksomhed vælger Kultur- og Idrætsudvalget en repræsentant fra foreningslivet samt dennes stedfortræder til bestyrelsen for Køge Ungdomsskole/Tapperiet efter forslag fra Kultur- og Idrætsrådet.

På den baggrund indstiller forvaltningen, at Kultur- og Idrætsrådet foreslår hhv. en repræsentant og en suppleant fra foreningslivet til Køge Ungdomsskoles bestyrelse med henblik på Kultur- og Idrætsudvalgets godkendelse på møde den 7. maj 2018.

Repræsentanten og suppleanten vælges for den to-årige periode 2018-19. Der skal påregnes ca. seks årlige møder i bestyrelsen for Køge Ungdomsskole/Tapperiet.

Punktet udsættes til næste møde. Vedtægter for Køge Ungdomsskole/Tapperiet vedlægges.

Integrationsrådet har på møde den 16. april 2018 udpeget hhv. Khalat Hassan og Mehmet Bulut som suppleanter til Kultur- og Idrætsrådet.

Dansk Folkeoplysnings Samråd udsender det elektronisk nyhedsbrev, ”Nyheder om folkeoplysning”. Har det interesse, kan man tilmelde sig på: www.dfs.dk/nyheder/tilmeld/