Styringsdialog 2022 med Boligselskabet Toftebo

Styringsdialog den 8. november 2022, kl. 10.00-11.00

Deltagere fra boligselskabet/afdelingen:
Formand, Erik Jensen 
Bestyrelsesmedlem, Ole Ortmeyer 
Bestyrelsesmedlem, Mona Olsen

Deltagere fra Køge Kommune:
Teamleder, Jeanette Kousted Holst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Regnskabsmedarbejder, Nicole Frost, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Specialkonsulent, Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen 
Virksomhedsambassadør og byggesagsbehandler, Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen
Juridisk konsulent, Maria Høst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 

Afbud:
Sekretær, Maria Nedergaard L. Hansen, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Sted:
Mødelokale 3, Det gl. Rådhus, Torvet 1, 4600 Køge.

Referent
Maria Høst

Dagsorden

1. Velkomst og præsentation
2. Status fra boligorganisationen
3. Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)
4. Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)
5. Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)
6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020 - 2021
7. Aftaler for 2023
8. Evt. 

Ad pkt. 1) Velkomst og præsentation

Køge Kommune bød velkommen til årets styringsdialogmøde, og efterfølgende præsenterede mødedeltagerne kort sig selv.

Ad pkt. 2) Status fra boligorganisationen

Formand Erik Jensen oplyser at de sidste sommer fik en ny beboer og ellers er alt ved det gamle. 

Ad pkt. 3) Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)

Formand Erik Jensen fortæller, at de i mange har samarbejdet med Boligkontoret Danmark omkring regnskaber, juridisk bistand mv., men deres samarbejdspartner Gitte Deleurand er flyttet til FA09 i Glostrup. Samarbejdet med Boligkontoret Danmark er derfor opsagt, og boligorganisationen overgår i stedet til FA09. Deres økonomi bliver som et resultat heraf forbedret med 10.000 kr., men servicen er den samme. 

I forhold til effektiviseringer spørger Økonomisk Afdeling ind til, hvorfor de ligge i den gule ende af skalaen, nu de gør en del arbejde selv, som fx snerydning. 

Bestyrelsesmedlem Ole Ortmeyer oplyser, at de har haft nogle byggesager, som er med i regnskabet, hvor posteringerne formentlig skulle have været placeret anderledes. Der er i år brugt omkring 70.000 kr. på det administrative inkl. regnskab fordelt på 15 ejendomme. De vil altid fremstå som at ligge højt, fordi de er så få. 

Formand Erik Jensen supplerer og fortæller, at det er et punkt som de har fokus på. 

Økonomisk Afdeling spørger ind til det nye budget i forhold til de generelle prisstigninger, om der har været behov for huslejestigning. 

Erik Jensen fortæller, at når afdelingen skal have udført arbejde, så indhentes der priser forinden. Det er noget de hele tiden har haft fokus på, men også er opmærksomme på, at der skal endnu mere fokus på nu.

Mona Olsen supplerer og fortæller, at de hele tiden er opmærksomme på hvad de har råd til, således at de undgår huslejestigninger. 

Mona Olsen og Erik Jensen fortæller at de har løbende vedligehold ud fra hvad de har råd til og er godt med. 

Erik Jensen fortæller, at alt indvendigt i ejendommen, rør og installationer mv. er forholdsvist nyt (10 år) og at der er fokus på vedligehold. De tager renoveringen etapevis ud fra hvad der er værst og hvor mange midler afdelingen har. 

Ole Ortmeyer oplyser, at de har modtaget et nyt skema over den 30-årige vedligeholdelsesplan fra Gitte Deleurand, som de skal se på og planlægge ud fra. Herudover oplyser han, at de har udfyldt skemaer fra Landsbyggefonden og afventer ekstern granskning.

Økonomisk Afdeling har ingen bemærkninger til regnskabet. 

Ad pkt. 4) Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)

Teknik- og Miljøforvaltningen orienterer om forhold på affaldsområdet. I 2023 skal der ske sortering og håndtering af farligt affald. I 2024 vil der være krav om sortering af mælkekartoner fra øvrigt affald samt sortering af tekstilaffald. Køge Kommunes Miljø og Affald vil kontakte boligorganisationerne. 
 
Der orienteres endvidere om ny sorteringsapp ”Perfect Waste”, som fortæller, hvordan affaldet skal sorteres. DAB vil sende information om den ud til afdelingsbestyrelserne. 

Godt indeklima og risikoen for skimmelsvamp drøftes. 

Erik Jensen oplyser, at de meget opmærksomme på ikke at skrue for meget ned fra temperaturen. De har været rundt ved beboerne og talt med beboerne om, at de skal sørge for, at der i kælderen altid er en smule varme og sørge for udluftning. De har dog forholdsvis tørre kældre, da de løbende har sørget for udvendig isolering. 

Økonomisk Afdeling spørger til afdelingen varmekilde. 

Erik Jensen fortæller at de i år har konverteret fra gasfyr til varmepumper.

Økonomisk Afdeling oplyser, at BL har en pjece om gode råd om skimmelsvamp. 

Der er enighed om, at det vil være en god idé at omdele den i postkasserne. 

Erik Jensen fortæller dog, at beboerne selv har fokus på det og at de deler deres viden på vejen. 

Ad pkt. 5) Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)

Erik Jensen fortæller, at lørdag den 5. november var de der kunne samlet ved Peter Aalbæk på Lille Syd, til god mad, i anledning af, at det den 1. november var 75 år siden, at den først beboer flyttede ind. De var 24 beboere fra 11 ejendomme, ud af 15 ejendomme. 

Ole Ortmeyer fortæller at der er godt fremmøde til beboermøde. 

Der er enighed om, at der generelt er et godt sammenhold blandt beboerne i afdelingen. 

Velfærdsforvaltningen spørger ind til om også nye indflyttere bliver inkluderet. 
Mona Olsen og Erik Jensen fortæller, at alle bliver inddraget, så det synes de, at de er gode til. 

Erik Jensen bemærker i forhold til nye indflyttere, at de skal have lov at sætte deres eget præg i boligen, dog må ikke ændres på konstruktioner, installationer der skal udføres af en autoriseret skal overholdes og ændringer kræver godkendelse af bestyrelsen. 

Ad pkt. 6) Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021

Referenten indleder med at tale om de stigende priser og deres potentielle påvirkning på beboerne, det oplyses, at en stor andel af klager til Beboerklagenævnet på landsplan i 2020 og 2021 vedrørte forbrugsregnskaber. Generelt set er der ikke langt fra utilfredshed til klage, hvorfor der er fokus på at klæde beboerne på med information for at møde en større forståelighed.

Erik Jensen fortæller at der er fokus på det, og at der bliver talt om det, men at beboerne betaler individuelt for vand, strøm og varme og selv kan følge deres forbrug. 

Ad pkt. 7) Aftaler for 2023

Intet at bemærke. 

Ad pkt. 8) Evt.

Køge Kommune oplyser, at de fremadrettede ønsker at afholde fællesmøder for boligorganisationer i Køge Kommune. 

Erik Jensen foreslår, at afdelinger som er tætte på hinanden, giver mening at sætte sammen. 

Velfærdsforvaltningen bemærker, at det kan, tænkes ind i fællesmøderne, fx overordnede temaer og efterfølgende temaer i klynger med afdelinger, som har samme størrelse, så der skabes et netværk mellem de mindre afdelinger i Køge Kommune.