Politikerbesøg på kommunale institutioner i Køge Kommune

Formålet med retningslinjerne er at vise imødekommenhed over for besøg på kommunens institutioner og at indpasse besøg under hensyntagen til den enkelte institutions brugere, medarbejdere og daglig arbejdsgang og at hindre, at besøg indgår som en del af en valgkampagne.

Kommunale politikere

(Køges byrådsmedlemmer)

Byrådsmedlemmer har jfr. styrelseslovens § 21, stk. 1 (note 3) – uanset om de er medlemmer af vedkommende stående udvalg eller ej – ret til i kraft af deres hverv som byrådsmedlem at besøge kommunale institutioner.

• Henvendelse om besøg skal rettes til borgmesteren, som jfr. styrelseslovens §31, er øverste daglige leder af administrationen eller forvaltningsdirektøren. Hvis henvendelsen alene sker til forvaltningsdirektøren orienterer denne borgmesteren.
• Et besøg kan afslås, hvis formålet med besøget alene er at varetage interesser, som er uden sammenhæng med byrådshvervet, f.eks. varetagelse af rent partipolitiske interesser eller private interesser.
• Et samlet stående udvalg og udvalgsformænd kan besøge institutioner under egne udvalg uden at orientere borgmesteren.
• Hvis der i en periode, f.eks. op til et kommunalvalg er særlig interesse fra byrådsmedlemmerne, de stående udvalg og udvalgsformænd til at besøge institutionerne, kan borgmesteren i samråd med forvaltningsdirektøren af hensyn til arbejdet og afviklingen af aktiviteter m.v. træffe beslutning om, at besøg skal finde sted på bestemte tidspunkter, eller at der højest må afvikles et vist antal besøg på en institution pr. uge eller måned.
• Der opfordres til at formålet med besøget oplyses, så institutionen/ forvaltningen får mulighed for at forberede besøget.
• Hvis der er gæster med, skal dette aftales med borgmesteren/forvaltningsdirektøren.
• Det er forvaltningsdirektøren/lederen af på den pågældende institution, der koordinerer besøget, og sikre, at besøget kan indpasses i den daglige arbejdsgang.
• Forvaltningsdirektøren, lederen eller anden medarbejder fra administrationen deltager i besøget.
• Borgmesteren træffer beslutning om evt. egen deltagelse i besøget
• Et byrådsmedlem må altid kunne forlange på egen hånd at tale med eventuelle beboere på institutionen, uden at institutionslederen overværer sådanne samtaler, med mindre de pågældende tilkendegiver, at de ikke ønsker at tale med byrådsmedlemmet.
• Byrådsmedlemmet kan ikke forlange på institutionen af tale med medarbejdere, uden at lederen overværer disse samtaler.
• Der må ikke finde valgagitation sted under besøget eller uddeles valgmateriale eller lignende.
• Der må ikke hænges plakater eller uddeles/efterlades valgmateriale.

Tavshedspligt

Byrådsmedlemmer er omfattet af tavshedspligt. Tavshedspligtens over- holdelse er det enkelte medlems ansvar.

Eksterne politikere

(ministre, folketingsmedlemmer og -kandidater, regionsmedlemmer og -kandidater, kandidater til byrådet samt medlemmer af EU-parlamentet og -kandidater)

Henvendelse skal ske til borgmesteren i god tid før det tidspunkt, hvor et besøg ønskes gennemført, herunder rammerne for besøget, deltagere m.v.

• Borgmesteren beslutter i samråd med forvaltningsdirektøren og insti- tutionens leder, om henvendelsen kan imødekommes.
• Ved vurdering af, om besøget kan afvikles, indgår bl.a. formålet med besøget, deltagere, hensynet til den daglige drift på institutionen og hensynet til både brugere og medarbejdere.
• Forvaltningsdirektøren, lederen eller anden medarbejder fra administrationen deltager i besøget.
• Borgmesteren træffer beslutning om egen deltagelse.
• Ved ministerbesøg deltager borgmesteren og evt. udvalgsformanden.
• Der må ikke finde valgagitation sted under besøget eller uddeles valgmateriale eller lignende.
• Der må ikke hænges plakater eller uddeles/efterlades valgmateriale.
• Besøg kan ikke finde sted den sidste måned op til et kommunalvalg og EU-parlamentsvalg.
• Når folketingsvalg er udskrevet.

Optagelse af lyd, fotos og video under besøg

Når I som byrådsmedlemmer besøger kommunale institutioner og arbejds- pladser, skal I være opmærksomme på, hvordan I tager og videreformidler fotos, videoer m.v.

I er ikke underlagt databeskyttelses- reglerne, hvis I anvender en telefon/ tablet, som I har fået stillet til rådig- hed af kommunen.

Af respekt for borgerne og af hensyn til deres datasikkerhed har byrådet besluttet, at følgende principper skal efterleves:

• Foto-, video- og lydoptagelser un- der besøget sker efter aftale
• Personerne på billedet m.v. skal være indforstået med at blive foto- graferet og evt. blive offentliggjort – især hvis det efterfølgende skal offentliggøres på fx sociale medie

I skal være særligt opmærksomme på, at hvis I bruger jeres private te- lefon/tablet m.v., er I altid forpligtede til at holde ovenstående regler. Det gælder fx sikre skriftlige samtykker fra alle personerne på billedet.

Borgmesteren er ikke undtaget fra databeskyttelsesreglerne.

Hvad skal byrådets medlemmer i øvrigt være opmærksomme på

Hvis man som byrådsmedlem ønsker at tage fotos eller optage lyd og video under fx et officielt besøg og efterfølgende også ønsker at offentliggøre det på de sociale medier, bør I fortsat være opmærksomme på

• Regler om tavshedspligt
• God adfærd i det offentlige
• Retsplejelovens almindelige regler om politiets adgang til oplysninger i forbindelse med efterforskning.